Zoom-Webinar för disputation på KTH

Anmälan görs på särskild blankett som återfinns i blankettarkivet:
intra.kth.se/administration/blanketter/forskning-forskarutbildning 

För mer info om disputation läs här:
intra.kth.se/forskning/forskarstudier/avhandling-disputation-och-examen-1.680207

Grundförutsättningar:

• När det gäller kärnan i disputationen måste respondent, opponent, betygsnämnd och ordförande kunna kommunicera med varandra 2-vägs inklusive bild och ljud.
• När det gäller publik ska de kunna se och höra disputationen. De ska även kunna fråga, åtminstone via chattfunktion.
• Disputationer ska vara offentliga. Publiken måste även ges möjlighet att närvara fysiskt, förutom möjligheten att delta på distans eftersom en del av publiken kan sakna dator/datorvana.

För att möjliggöra disputationsprocessen i nuvarande situation har KTH tagit fram en lösning där disputationer i princip kan genomföras helt på distans. Denna lösning bygger på Zoom-webinar, som möjliggör mötesorganisatören att ha full kontroll över distansmötet och hur disputationen ska utföras, t.ex.:

• respondenten, opponenten, betygsnämnden och ordföranden deltar aktivt som ”panelist”
• publiken kan se och höra men inte skicka bild och ljud (för att inte riskera störningar)
• publiken ges möjlighet att ställa frågor antigen via chatt funktionen eller i Q&A format
     

Här följer en arbetsgång och instruktion för hur man ska gå tillväga.

Om man vill använda Zoom-webinar för disputation, så behöver den som organiserar mötet kontakta it-support@kth.se  via ett mail/ärende.

OBS! Respondenten ska inte vara organisatören för Zoom-webinar.

1. I mailet ska organisatören ange följande uppgifter:
   • Ange i subjektraden: Disputation, respondentens namn och datum
   • Ange i mailet/ärendet 
     • När behöver du senast ha tillgång till Zoom-webinar, så att du hinner lägga upp länken när disputationen anslås 
     • Namn, mailadress och telefonnummer till organisatören (eller annan kontaktperson för disputationen, dvs. personen som ska ha fortsatt kontakt med KTH IT-Support i detta ärende)
2. KTH IT-Support kommer att registrera en Zoom-webinar licens för disputationen och återkoppla till organisatören
3. Om några av aktörerna eller publik kommer att delta från en lokal på KTH ska en lämplig lokal med videoutrustning bokas via KTH:s lokalbokning. Lista på lämpliga lokaler hittar du här:
   intra.kth.se/it/kth-videoconferencing/video-conf/rooms-with-videoconf
   Informera KTH IT-Support om detta för att komma överens om supportbehov i den lokalen.

4. Man behöver även sätta upp ett separat Zoom-möte (obs! ej Zoom-webinar) som är endast för opponent, betygsnämnd och ordförande, dvs. där publiken är exkluderad.
   Det separata Zoom mötet behöver dock sättas upp av en annan person än den som satt upp Zoom-webinar, (förslagsvis en medlem från betygsnämnden som utses av organisatören). Detta pga. en begränsning i systemet som inte tillåter att man är "host" för två Zoom aktiviteter samtidigt.

   Här hittar du en instruktion för hur man gör:
   ​ intra.kth.se/it/kth-videoconferencing/zoom/bjud-in-till-zoom-mote ​

KTH IT-Support hjälper till med instruktioner, tips och råd, med uppstart av själva Zoom-webinar mötet, samt med support i den fysiska lokalen om behov uppstår.
Vid behov av support under själva disputationen, kontakta genast KTH IT-Support på telefon 08 - 790 6600. KTH IT-Support hanterar denna typ av ärenden med högsta prioritet.

När du fått återkoppling från KTH IT-Support om att en Zoom-webinar licens är registrerad för disputationen (vanligtvis för ordförandens kth.se konto) behöver du sätta upp ett Zoom-webinar möte. Detta behöver sättas upp i förväg och anslås i god tid enl. gällande regelverk.

För att skapa ett webinarium