Zoom-Webinar för disputation på KTH
På KTH kan disputationer och licentiatseminarier ske under perioden 7 januari - 15 juni samt 15 augusti - 20 december. Doktoranden ska anmäla önskemål om disputation till berörd skola senast fem veckor innan planerat datum. Skolorna kan dock kräva att anmälan ska göras tidigare.
Anmälan görs på särskild blankett som återfinns i blankettarkivet:
intra.kth.se/administration/blanketter/forskning-forskarutbildning
För mer info om disputation läs här:
intra.kth.se/forskning/forskarstudier/avhandling-disputation-och-examen-1.680207
Grundförutsättningar:
- När det gäller kärnan i disputationen måste respondent, opponent, betygsnämnd och ordförande kunna kommunicera med varandra 2-vägs inklusive bild och ljud.
- När det gäller publik ska de kunna se och höra disputationen. De ska även kunna fråga, åtminstone via chattfunktion.
- Disputationer ska vara offentliga. Publiken måste även ges möjlighet att närvara fysiskt, förutom möjligheten att delta på distans eftersom en del av publiken kan sakna dator/datorvana.
För att möjliggöra disputationsprocessen i nuvarande situation har KTH tagit fram en lösning där disputationer i princip kan genomföras helt på distans. Denna lösning bygger på Zoom-webinar, som möjliggör mötesorganisatören att ha full kontroll över distansmötet och hur disputationen ska utföras, t.ex.:
- respondenten, opponenten, betygsnämnden och ordföranden deltar aktivt som ”panelist”
- publiken kan se och höra men inte skicka bild och ljud (för att inte riskera störningar)
- publiken ges möjlighet att ställa frågor antigen via chatt funktionen eller i Q&A format
Här följer en arbetsgång och instruktion för hur man ska gå tillväga.
OBS! Tidigare var du tvungen att beställa en webinarlicens. Det behövs inte längre. Standardfunktionerna för KTH-anställda inkluderar nu webbinarier för upp till 500 deltagare. I framtiden behöver du inte längre beställa licensen för disputation om antalet deltagare inte överstiger 500.
Du kommer fortfarande att behöva meddela oss om ni vill ha teknisk support i lokalen innan disputationen.
Om man vill enligt KTHs rekommendationer använda Zoom-webinar för en disputation och behöver assistans eller om antallet deltagare överstiger 500 , så behöver den som organiserar mötet kontakta it-support@kth.se via ett mail/ärende.
OBS! Respondenten ska inte vara organisatören för Zoom-webinar.
- Organisatören av mötet skickar ett e-postmeddelande/ärende till it-support@kth.se med information om disputationen.
Ange datum och tid och vilket rum du har bokat och respondentens namn - Om några av aktörerna eller publik kommer att delta från en lokal på KTH ska en lämplig lokal med videoutrustning bokas via KTH:s lokalbokning. Lista på lämpliga lokaler hittar du här:
intra.kth.se/it/kth-videoconferencing/video-conf/rooms-with-videoconf
Informera KTH IT-Support om detta för att komma överens om supportbehov i den lokalen. - Man behöver även sätta upp ett separat Zoom-möte (obs! ej Zoom-webinar) som är endast för opponent, betygsnämnd och ordförande, dvs. där publiken är exkluderad.
Det separata Zoom mötet behöver dock sättas upp av en annan person än den som satt upp Zoom-webinar, (förslagsvis en medlem från betygsnämnden som utses av organisatören). Detta pga. en begränsning i systemet som inte tillåter att man är "host" för två Zoom aktiviteter samtidigt.
Här hittar du en instruktion för hur man gör:
intra.kth.se/it/kth-videoconferencing/zoom/bjud-in-till-zoom-mote
KTH IT-Support hjälper till med instruktioner, tips och råd, med uppstart av själva Zoom-webinar mötet, samt med support i den fysiska lokalen om behov uppstår.
Vid behov av support under själva disputationen, kontakta genast KTH IT-Support på telefon 08 - 790 6600. KTH IT-Support hanterar denna typ av ärenden med högsta prioritet.
Det är viktigt att webbinariet sätts upp i förväg och läggs upp i god tid enligt gällande bestämmelser