E-postsignatur i Outlook

Anvisning för att importera signaturmall i Outlook

För att förstärka KTHs identitet även i e-postmeddelanden har KTH låtit ta fram en gemensam e-post signatur för anställda. Signaturen finns för olika nivåer inom KTH såsom skola, förvaltning, bibliotek och centrumbildning.

OBS! För att ändra i en befintlig signatur, rulla ner till rubriken "Ändra i signaturerna" (på ungeför halva sidan).

Exempel på signatur

Importera nya signaturer i Outlook

Ladda ned signaturfilerna genom att klicka på denna länk och välja att spara filen. Signatur.zip (zip 62 kB)

Spara filen signatur.zip till mappen C:\Users\%username%\AppData\Roaming\Microsoft\Signatures

OBS! Ni måste skriva in sökvägen till mappen den ska sparas i manuellt i adressfältet då detta är en dold mapp (kopiera den fetstilta texten ovan och klistra in den som bilden nedan visar) och sen trycka Enter för att hoppa till mappen.

 Klicka Save.

 

När filen är nerladdad, välj ”Open Folder”.

Sedan högerklickar ni på filen signatur.zip och väljer ”Extract All..”. Då får ni följande dialogruta där ni skall skriva in sökvägen till Signatures mappen, som är samma som där filen sparades C:\Users\"Ditt användarnamn"\AppData\Roaming\Microsoft\Signatures.

OBS!! Byt ut "Ditt användarnamn" mot ditt eget användarnamn.

Klicka på ”Extract” För att extrahera filerna.

Nu skall ni ha fått följande filer i er Signatures mapp. Nu kan ni stänga detta fönster

Ändra i signaturerna

De nedladdade signaturerna har inte just ditt namn och dina kontaktuppgifter, så dessa måste ändras för att vara användbara.

Starta Outlook och gå till fliken "Arkiv" (eller ”File”) och där väljer ni "Alternativ" (eller ”Options”).

I fönstret Outlook-Alternativ (eller ”Outlook Options”) väljer ni "E-post" (eller ”Mail”) och sedan "Signaturer..." (eller ”Signatures..”).

I fönstret ”Signaturer och mallar” ( eller "Signatures and Stationary") har du nu fyra nya signaturer (två text och två med grafik) att modifiera (förutom de som du ev. redan haft sedan tidigare).

Anpassa de fyra olika signaturerna (skriv dina uppgifter, adress, tfn mm), spara mellan varje signatur du ändrat.

Observera att det finns länkar till din e-post adress i signaturen (som är blå). Dessa måste ändras både som text och som länk. Gör så här:

  • Ändra först så att det står din egen e-postadress.
  • Markera sen hela e-postadressen.
  • Klicka på den lilla jordgloben med en kedja (länk) till höger.
  • "Text som ska visas" ska ha din e-postadress ifylld, eftersom det var den text du markerat i förra steget.
  • "E-postadress" ska ha texten: mailto:och din e-post adress. Exempel: mailto:användarnamn@kth.se
  • Klicka OK för att spara.

För att få luft mellan KTH:s logotyp och ditt namn (i signaturerna med grafik), gör en blankrad mellan loggan och namnet.

Du kan på samma ställe välja (uppe till höger) om, och i så fall vilken, signatur som ska användas som standard vid skapande av nya mail respektive för svarsmail och vidarebefordran.

Klicka på OK för att spara.

Använda signaturerna i Outlook

När du sedan mailar från Outlook så kan du välja i mailet under fliken Message –> Signatur om du vill infoga signatur eller om du vill ändra den som du valt som standard i föregående punkt

Observera att signaturen ska användas i sin helhet såsom den ser ut ovan, man kan alltså inte välja att ta bort vissa delar ur den eller göra egna varianter.

Support

Har du frågor kring importen av signaturer kontakta IT-Supporten (it-support@kth.se). Detta gäller endast WIKS-användare, övriga KTH:s anställda ska vända sig till sina lokala IT-Support funktioner.

it-support@kth.se

Frågor kring utformningen av signaturerna hänvisas till Informationsavdelningen på grafiskprofil@kth.se
 

Hjälpte denna sida dig?
Tack för din åsikt!
Innehållsansvarig:it-support@kth.se
Tillhör: KTH Intranät
Senast ändrad: 2019-04-15