Ärendets olika delar

Fält och hjälptexter

Innan vi beskriver alla sektioner och fält så kan det vara bra att veta att varje fält har en beskrivande hjälptext som i sig ger en förklaring till vad fältet ska användas till och ibland vem som förväntas fylla i informationen i fältet. Det finns olika typer av fält men de vanligaste är fritextfält av olika slag, rullgardinsfält med ett- eller flervalsmöjlighet, datumfält samt några till för att ladda upp dokument och skicka e-postmeddelanden via systemet.

Olika typer av ikoner och dess funktioner:

Öppnar ett fälts hjälptext

Öppnar en sektion för redigering

Stänger redigering för en sektion 

Öppnar alla sektioner för redigering

Projektinformation (Project Information)

Denna sektion innehåller projektets grundinformation och inleds med projektets:

• Namn (Name)
• Akronym (Acronym)
• Status
•  Typ (Type)

Därefter kommer information om projektets finansiär som är uppbyggd av följande delar:

1. Finansiär (Funding Organisation)
2. Program
3. Underprogram (Sub Program)
4. Underprogramskategori (Sub Program Category)
5. Övrigt (Other)

Program-fältet är beroende på vilken Finansiär som är vald och Underprogram är beroende på valt Program. Samma gäller också Underprogramskategori som är beroende på fältet Underprogram.

Fältet Övrigt är tänkt att användas om finansiären är "Other national funder" eller "Other international funder".

För att knyta projektärendet till andra system finns följande fält:

• Projektnummer (Project Number)
• Agresso-nummer (Agresso Number)
• W3D3-nummer (W3D3 Number)

Om exportkontroll behöver göras eller inte används följande fält för att tydliggöra detta:

• Exportkontroll (Export Control)

Avslutningsvis så finns möjligheten att beskriva vilka av FN:s hållbarhetsmål detta projekt berör och detta kommer bl.a. användas för uppföjlningssyfte.

• FN:s hållbarhetsmål (UN Global Goals)

KTH:s roll (The Role of KTH)

Denna sektion beskriver vilken roll KTH som organisation har i det aktuella projektet samt vilka personer som är iblandade i projektet ur ett projektärendeperspektiv. Fält där användare ska väljas innehåller en sökfunktion för att enkelt hitta rätt användare. Följande fält återfinns här:

• Roll (Role)
• Ansvarig skola (Responsible School)
• Ansvarig forskare (Primary Researcher)
• RSO-kontakt (RSO Contact)
• RSO-jurist (RSO Lawyer)
• Skolekonom (School Economist)

Två typer av godkännanden finns här också:

• Skolchefsgodkännande (School Confirmation)
• Forskarens godkännande (Resercher´s agreement)

Dessa två fält kan man fylla i för hand men de fylls i automatiskt om man laddar upp och kategoriserar dessa avtal under dokumentsektionen. Mer om det under sektionen för dokument.

Juridisk information (Legal Information)

Denna del sköts av Research Support Offices jurister. Fälten som ingår är följande:

• Startdatum (Legal Review: Start Date)
• Avslutat datum (Legal Review: Completion Date)
• Avtalstyp (Agreement type)
• Status (Legal review: Status)
• Undertecknare (Authorized Signatory)
• Juridisk riskbedömning (Leagal Risk Assessment)
• Deadline (Deadline)
• Tilldelad advokatfirma av (Assigned to Law Firm by)

Interna anteckningar (Logs)

Under ett ärendes gång kan det vara bra att lägga till anteckningar av olika slag. Dessa görs under denna kategori och kan användas av alla som har tillgång till ärendet. Dessa är bra att använda dels för egen del men också ett sätt att informera andra vid överlämning/semester eller om man av annan anledning inte är anträffbar på ett tag.

När man skriver en anteckning sparas den tillsammans med användarens namn samt datum och tid när anteckningen skrevs. Över tid skapas en logg med anteckningar som relaterar till ärendet.

E-post (E-mail)

I ett forskningsprojektärende kan det förekomma korrespondens mellan handläggare och externa personer/funktioner. Då används denna sektion där e-postmeddelanden som skickas från ett ärende knyts till det specifikt ärende så att när någon svara på e-postmeddelandet, kommer informationen in i ärendet och e-postkorrespondensen kan följas i ärendet.

I ett e-postmeddelande kan användaren välja att lägga till bilagor som redan finns uppladdade i ärendet samt sin e-postsignatur.

Bilsagor som inkommer via e-post behöver sparas ned och laddas upp till ärendet för att knytas korrekt och få den metadata som krävs för senare automatisering för diarieföring.

Dokument (Documents)

Ett eller flera dokument kan knytas till ett ärende genom att ladda upp det till ärendet samt addera den metadata som krävs. Förutom själva filen så finns följande fält för metadata:

• Filstatus (File Status)
• Dokumenttitel (Document title)
• Kategori (Category)
• Datum (Date)
• (Record Category)
• Hemligstämplad (Classified)
• Lagslag (Act of Law)
  Om fältet hemligstämplad är satt till "Ja" så visas detta fält.
• Hemligstämplingsdatum (Classification date)
  Om fältet hemligstämplad är satt till "Ja" så visas detta fält.
• Anteckningar (Notes)

Uppdateringsinformation (Update Imformation)

Denna sektion hanteras automatiskt av systemet och visa följande information om det aktuella ärendet:

• Projektid (Project ID)
• Skapat (Created)
  Datum och tid då ärendet skapades.
• Uppdaterat (Updated)
  Datum och tid då ärendet uppdaterades senast.
• Skapare (Creator)
  Den användare som skapade ärendet.
• Senast uppdaterat av (Last updated by)
  Användaren som senast uppdaterad det aktuella ärendet.
• Direktlänk (Direct link)
  Direktlänk till detta aktuella ärendet.

Påminnelser (Reminders)

Påminnelser är ett bra sätt att påminna sig själv eller någon annan som hanterar ett visst ärende. När tiden är inne skickas påminnelsen ut till den användare som är satt som mottagare. De fält som ingår i påminnelser är:

• Datum (Date)
  Datum och tid då påminnelsen ska skickas ut.
• Meddelande (Note)
  En förklaring till påminnelsen.
• Person (Person)
  Användaren som ska ta emot påminnelsen.
• Relaterat ärende (Related issue)
  Det ärende som denna påminnelse gäller.
• Påminnelseid (Reminder ID)
  Påminnelsens unika identifierare. Detta fält är inte redigerbart för användare.