So long Sheriffen

Du har varit en del av KTH sedan 1990 och administrativ chef på SCI-skolan sedan 2009. Hur har den resan varit?

Stor fråga, 33 år på KTH är en lååång tid, faktiskt över hälften av mitt liv. Jag har hunnit avverka olika positioner och haft privilegiet att arbeta med inspirerande skolchefer samt ett fantastiskt viljestarkt kollegium vid SCI, vars utmärkande drag är excellens, hängivenhet och passion för både forskning och utbildning! Vår administrativa personal är exceptionella problemlösare som brinner för att stödja och bidra till skolans kärnverksamhet. Det är full fart på SCI-admin!

Vad minns du som särskilt utmanande eller rolig?

Min största utmaning, för drygt 20 år sedan var när jag blev kanslichef för ett programkansli på cirka 12 personer. Jag hade redan varit informell ledare under en period och att formellt ta över ansvaret var ett stort steg. Jag minns att inför det första uppropet och inskrivningen av programstudenterna, planerade jag för alla tänkbara scenarion, till och med att vänner skulle hoppa in om hela personalen blev sjuk.

Även pandemin var en tuff period som vi hanterade på distans. När vi återvände till kontoret, var fokus på att återuppbygga en god arbetsmiljö med syftet att göra kontorsarbete lika attraktivt som distansarbete, och jag tror vi har lyckats.

Ett av många roliga minnen var den sista SCI-admin konferensen innan pandemin bröt ut. Vi hade nöjet att besöka våra kolleger på Mälardalens högskola för ett mycket intressant och lärorikt utbyte. På kvällen hade vi en gruppaktivitet med Vikingatema. Vi fick klä ut oss till vikingar (majoriteten kvinnor) och blev utmanade på olika ”vikingatävlingar” för att därefter gå ner i ett källarvalv och äta vikingamiddag. Förrätten var ärtsoppa på träfat och träsked… resten får ni föreställa er. Jag vågar påstå att alla som var med på denna konferens minns denna afton med stor glädje!

Finns det något som du är riktigt stolt över?

Jag är otroligt stolt över den administrativa personalen inom SCI, framförallt gruppchefer och funktionsansvariga. Deras engagemang och kompetens är avgörande för vår arbetsplats effektivitet. De är energiska, roliga, löser alla problem, är aldrig sjuka och gör (oftast) som man säger. Dessutom ställer de upp på diverse spex som jag får för mig att vi ska göra… som att sjunga ”Christmas Carols” vid rektorsbesök, trots att ingen av oss kan sjunga.

Jag är även stolt över ”tentagänget” på SCI-skolan, ett fantastiskt arbetslag som alltid löser alla problem och ställer upp, dygnet runt om det behövs!

Du beskrivs som en chef som är öppen och tydlig i sina förväntningar. Utmaningar ska lösas samtidigt som det är mycket skratt på skolkansliet. Hur har din ledarstil påverkat arbetskulturen?

Min ledarstil passar de som har mycket humor och klarar snabba, raka besked och är även beredda att improvisera lite. Jag hoppas och tror att jag har skapat trygghet, engagemang och en arbetsplats där medarbetarna trivs. Effektivitet kommer genom ändamålsenliga rutiner och att man vågar tänka utanför boxen. Det är bättre att få förlåtelse än tillåtelse, brukar jag hävda. Som god administratör har man alltid koll på regelverket och dess eventuella töjbarhet.

Du är känd för dina cowboy boots och ditt smeknamn är Sheriffen. Hur har din personliga stil speglats i din professionella roll?

Hahaha… ja de brukar säga att jag skjuter från höften. Min stil har förhoppningsvis påverkat mitt team positivt i att skapa en trygg och stödjande miljö. Jag har alltid stått bakom personalen, även när de klantat till det, för det gör vi alla ibland.

Du kliver in i en ny roll inom verksamhetsstödet, som står inför omfattande förändringar. Vad siktar du på att uppnå i detta arbete?

Min ambition för mina avslutande år vid KTH är att bidra med värdefullt arbete som leder till konkreta förbättringar och kostnadsbesparingar inom administrationen. Mitt starkaste engagemang ligger inom utbildningsområdet och jag ser mig själv som en pragmatisk och hands-on person som effektivt initierar och slutför projekt.

Ett aktuellt exempel är projektet som kallas för "tentapiloten". Efter dess genomförande i december planerar jag att sammanställa en omfattande rapport som kommer att reflektera över projektet men även föreslå möjligheter för utveckling, särskilt inom examinationsområdet. Denna utveckling har nu blivit ännu viktigare i ljuset av de ökade studentantalen som kommer in från Kista och Södertälje. Det innebär att vi måste planera och omstrukturera för att kunna välkomna fler studenter till vårt huvudcampus, både för undervisning och examinationer. Jag ser fram emot att engagera mig helhjärtat i såväl planeringsprocessen som det operativa arbetet som krävs för att möta dessa nya utmaningar.

Vilka råd skulle du vilja ge till den person som tar över din roll?

I och med omorganisationen kommer rollen som administrativ chef att förändras. Det råd jag vill ge är att vara mycket lyhörd för kärnverksamheten, ha koll på regelverket, avlasta, lös problem och stötta prestigelöst!

Vad kommer du att sakna mest på SCI?

SCI-ALG, min administrativa ledningsgrupp. Vi har regelbundna möten på arbetstid och oregelbundna AW:s på kvällstid, i källaren. Hysteriskt och roligt!

Jag kommer såklart att sakna skolchefen, Sandra Di Rocco. Vi har träffat varandra i princip dagligen de senaste 4 åren. Vi har skrattat, diskuterat, blivit osams, kompromissat och drivit diverse frågor. Intensivt och italienskt, det kommer jag att sakna!

Berättat för: Marta Marko-Tisch