Protokoll från KTH universitetsstyrelse den 10 juni

Datum
Onsdagen den 10 juni 2020, kl. 08.30-11.30

Plats
Styrelserummet, Brinellvägen 8, plan 11

Närvarande
Pia Sandvik, ordförande
Sigbritt Karlsson, rektor

Ledamöter utsedda av regeringen
Bertil Andersson, via zoom
Ola Asplund, via zoom
Christina Forsberg, via zoom
Bjarne Foss, via zoom
Jacob Gramenius, via zoom
Christian Levin, via zoom, t.o.m.
Anna Sandström, via zoom, t.o.m. kl. 15.00

Ledamöter utsedda av lärarna
Hjalmar Brismar
Ulrica Edlund
Nicole Kringos

Studentledamöter
Elisabet Lövkvist, via zoom
Emma Ingo, via zoom
Emma Riese, via zoom

Företrädare för anställda
Reine Bergström, SACO, via zoom
Zofia Laine, ST, via zoom

Övriga deltagare/adjungerade/föredragande
Mikael Östling, prorektor
Kerstin Jacobsson, universitetsdirektör, via zoom
Lisa Ericsson, avdelningschef, § 3.1, via zoom
Susanne Odung, avdelningschef, § 3.1, § 4.2, via zoom
Göran Finnveden, vicerektor för hållbar utveckling, § 3.2, via zoom
Jan Gulliksen, vicerektor för digitalisering, § 4.6, via zoom
Seija Natri, sekreterare

Frånvarande
Vakant, SEKO

§ 1 Formalia
Ordförande välkomnar ledamöterna och öppnar mötet. Kort presentationsrunda.

§1.1 Val av justerare
Emma Ingo utses att tillsammans med mötets ordförande och rektor justera protokollet.

§1.2 Fastställande av föredragningslistan/adjungeringar
Föredragningslistan fastställs.

Ordförande presenterar förslag till adjungeringar. Prorektor och universitetsdirektör lämnar mötet.Prorektor och universitetsdirektör föreslås fasta adjungeringar med yttrande och närvarorätt, med placering vid sidan av och med beredskap att lämna mötet vid behov. Föredragande till ärenden deltar under respektive ärendet och lämnar sedan mötet. Övriga adjungeringar tillämpas vid behov. Styrelseledamöterna biföll ordförandes förslag.

Styrelseutvärdering kommer att göras.

MBL-protokollet, daterat 2020-06-04, läggs till handlingarna, bilaga 1.2.

§1.3 Föregående protokoll, 2-2020
Protokoll nr 2-2020 läggs till handlingarna.

§ 2 Rektors rapport
Rektor informerar styrelsen om:

KTH-rapport 202001-202004 var bilagd handlingarna. Prestationer har sjunkit något på grund av covid-19.
Fördjupad KTH-rapport tema uppföljning av hållbar utveckling var bilagd handlingarna.
Rektor informerar om beslutet (V-2020-0410) Beslut om förutsättningar inför hösten 2020.
KTH öppnar för campusförlagd utbildning. Beslut om personalens återgång till arbets-platsen tas den 16 juni 2020.
Doktorander vars studier blivit försenade på grund av covid-19 hanteras individuellt. Diskussioner bör föras med finansiärer om eventuell förlängning av projekten.
KTH har fått fördubbling av basårsplatser för 2020 och 2021 med extra anslag. En permanent ökning av takbeloppet har beviljats för utbyggnad av bristyrkesutbildningar.
KTH har erhållit forskningsbidrag bl.a. från Knut och Alice Wallenbergs Stiftelse relaterad till covid-19 forskning samt övriga donationer, hittills 8,2 mnkr. Vid internatet i augusti ska prognoser om ekonomiska förutsättningar vid minskade intäkter presenteras.
Disputationer digitalt har fungerat bra. Arbetet med digital utveckling pågår. Studenterna
upplevelser kommer att tas hänsyn till i utvecklingsarbetet.
Vårens diplomeringar har skjutits upp till december 2020. Promotionen flyttas eventuellt till februari/mars 2021.
KTH har ökat antal projekt i Horizon 2020 och ligger väl i nationell jämförelse.
Rektor redogör för remissen Ändringar i högskolelagen för att främja den akademiska friheten och tydliggöra lärosätenas roll för det livslånga lärandet. Utkast till remissvar kommer för diskussion vid internatet i augusti.
Rektor informerar styrelsen om arbetet för framtagning av åtgärdsplaner till internrevisionens granskningsrapporter som presenterades i februari 2020. Åtgärdsplanerna kommer för beslut vid augustimötet.
Rektor informerar om UKÄ:s rapport Uppföljning av rekryteringsmål för professorer
2017-2019. Rapporten läggs i social.
KTH:s synlighet i media under perioden 14 april– 27 maj 2020 var bilagd handlingarna.

§ 3 Presentationer

§ 3.1 KTH Holding AB

Susanne Odung, bolagsförvaltare och ekonomichef informerar om Riksrevisionens granskning av
holdingbolagen vid lärosätena och nya riktlinjer. Bolagsordningen för KTH Holding AB kommer att uppdateras och beslutas av bolagsstämman. Styrelsebeslut om nomineringskommitté med uppdrag att nominera ledamöter till KTH Holding AB föreslås tas tidigare än vid aprilmötet.

Lisa Ericsson, VD KTH Holding AB, avdelningschef KTH Innovation informerar om KTH Holding AB verksamhetsåret 2019.

§ 3.2 Om hållbar utveckling

Vicerektor för hållbar utveckling Göran Finnveden informerar om KTH:s arbete med hållbar utveckling och om måluppfyllelse av hållbarhetsmål 2016-2020. KTH:s klimatmål 2020-2045 kommer att bakas in i hållbarhetsmål 2021-.

§ 4 Ärenden för beslut

§ 4.1 Utse vice ordförande

Enligt högskoleförordningen (1993:100) 2 kap. Styrelse, rektor och övrig organisation, Styrelsens
sammansättning: 1 § Styrelsen för en högskola ska bestå av ordföranden och fjorton andra ledamöter. Av 2 kap. 4 § högskolelagen (1992:1434) framgår att rektor ingår i styrelsen.

Styrelsen ska utse vice ordförande inom sig. Förordning (2012:584).

Jacob Gramenius föreslås som vice ordförande för mandatperioden 2020-06-11—2023-04-30.

Ordförande föredrar ärendet.

Universitetsstyrelsen beslutar att:

utse Jacob Gramenius som vice ordförande för mandatperioden 2020-06-11—2023-04-40.

§ 4.2 Planeringsförutsättningar 2021
Dnr V-2020-0398, Ks-kod 1.2

Universitetsstyrelsen ska varje år i juni fatta beslut om planeringsförutsättningarna inför kommande budgetår enligt dokumentet Övergripande planeringsförutsättningar inför år 2021 vid KTH. Beslut om KTH:s budget 2021 tas vid styrelsens oktobermöte.

Universitetsdirektören och ekonomichefen föredrar ärendet.

Universitetsstyrelsen beslutar att:

bemyndiga rektor att fördela anslag inom utbildning på grundnivå och avancerad nivå samt
anslag inom forskning och forskarutbildning i enlighet med de av riksdag och regering aviserade anslagen,
bemyndiga rektor att fatta beslut om budget för de universitetsgemensamma verksamheterna,
täckningsbidraget för de universitetsgemensamma verksamheterna högst får uppgå till 760
mnkr under 2021,
en översyn av gemensamma kostnader inom hela KTH ska ske i syfte att effektivisera och därmed hitta framtida möjligheter till kostnadsbesparingar,
bemyndiga rektor att besluta om pålägget för lönebikostnader (LKP) utifrån lagstadgade och avtalsenliga avgifter,
hyresbasen för internpris för lokaler inom KTH Campus (inklusive Albanova- och Albano-
området) ska höjas med högst 3 procent inför år 2021 vilket innebär att priset per m² blir 3 384 kronor för lokaler med 1,0 i korrektions- och kvalitetsfaktor,
timpriset för lärosalar höjs med högst 3 procent,
uppdra åt rektor att utreda förutsättningarna för en gemensam internprismodell för samtliga campus inom KTH, exkl. verksamhet inom SciLifeLab i Solna,
om utredningen visar på att det finns förutsättningar för och behov av en gemensam internprismodell bemyndiga rektor att fatta beslut om att samtliga KTH:s campus, exkl. verksamhet inom SciLifeLab i Solna, ska ingå i en KTH-gemensam internprismodell för lokaler,
dimensionera utbildningen på grundnivå och avancerad nivå enligt förslag i bilaga 1,
bemyndiga rektor att besluta om den slutliga dimensioneringen av planeringstal inom ramen för ovanstående övergripande dimensionering av utbildning på grundnivå och avancerad nivå,
bemyndiga rektor att besluta om den slutliga dimensioneringen av antagningstal för urval
1 och 2,
bemyndiga rektor att revidera förutsättningarna med hänsyn till de beslut som riksdag och
regering kan komma att fatta om anslag till KTH eller om andra omständigheter så kräver,
3,8 miljoner kronor ska avsättas till universitetsstyrelsens förfogande främst avsedd för KTH:s internrevisionsfunktion.
att meningen på sidan 2 under Myndighetskapital ”Ekonomiavdelningen bedömer att det
inte finns utrymme för ytterligare satsningar.” tas bort innan publicering,

Fördjupad diskussion om bl.a. lokalkostnader förs vid internatet i augusti 2020.

§ 4.3 Arbetsordning för KTH
Dnr V-2020-0326, Ks-kod 1.2

KTH:s nya arbetsordning antogs av universitetsstyrelsen 2019-06-11, § 4.2, V-2019-0561, att gälla från 2019-07-01.

Ledningskansliet inom det gemensamma verksamhetsstödet är ansvarig avdelning för översyn av
arbetsordning vid KTH. Under vårterminen har arbetsordningen setts över. Översynen har lett till följande huvudsakliga ändringsförslag:

Arbetsordningen får en tydligare struktur med övergripande rubriker såsom ”Universitetets ledning”, ”Övergripande organisation” och ”Universitetsgemensamma råd och nämnder”.
Avsnittsrubriken ”Skolchef och skolans organisation” ändras till ”Skolor”. Avsnittet vidareutvecklas genom att skolornas namn räknas upp och två typer av linjechefer synliggörs. Motsvarande har
gjorts för det gemensamma verksamhetsstödet.
Avsnittet om handläggning av ärenden har utvecklats vad gäller beredning av ärenden.

Universitetsdirektören föredrar ärendet.

Universitetsstyrelsen beslutar att:

anta ändringar i arbetsordning vid KTH enligt förslaget. Ändringarna gäller från och med
1 juli 2020.

§ 4.4 KTH:s stora pris 2020
Dnr V-2020-0256, Ks-kod 2.13

Förslag till mottagare av KTH:s stora pris 2020 diskuterades vid universitetsstyrelsens samman-
träde den 22 april 2020.

Rektor informerar om bakgrunden till KTH:s stora pris samt redogör för prisberedningsgruppens förslag. Prissumman är 1,1 mkr.

Universitetsstyrelsen beslutar att:

utse Tom Alandh till mottagare av KTH:s stora pris 2020.

KTH:s motivering till att Tom Alandh erhåller priset är:

Med fulländad förmåga att verkligen lyssna, även på den som viskar, öppnar Tom Alandh
nya vägar till igenkänning. Hans nyfikna och samtidigt varsamma blick för det egensinnigt
mänskliga i varje person han porträtterar speglas också i det samhälle och den tid personen
lever i. Tom Alandh låter tittaren komma nära – alltid med en genuin respekt för den han filmar och intervjuar. Som en anspråkslös mästare inom det dokumentära reportaget är Tom Alandh en mycket värdig mottagare av KTH:s stora pris.

§ 4.5 Ändrad hantering av policydokument
Dnr V-2020-0326, Ks-kod 1.2

Enligt arbetsordning vid KTH beslutar universitetsstyrelsen om policydokument. I samband med
översynen av arbetsordningen (se § 4.3) har hanteringen av policydokument setts över.

Policydokumenten reglerar olika frågor och varje fråga behöver ses och hanteras i det egna
sammanhanget. KTH bör inte ha ett förbestämt antal policydokument och dessa bör inte beslutas på nytt vid styrelsens möte i juni varje år. Beslutsfattare för en policy bör från och med den 10 juni 2020 avgöras genom ledning av föreskrifterna i 2 kap. 2 och 3 §§ högskole-förordningen snarare än att det alltid är universitetsstyrelsen som beslutar.

Förslaget på ändrad hantering påverkar inte befintliga policydokument. Varje gällande policy-
dokument fortsätter att gälla tills universitetsstyrelsen beslutar något annat för respektive
policydokument.

Universitetsdirektören föredrar ärendet.

Universitetsstyrelsen beslutar att:

policydokument antas av universitetsstyrelsen eller rektor. Beslutsfattare för ett specifikt
policydokument avgörs genom ledning av föreskrifterna i 2 kap. 2 och 3 §§ högskoleförordningen.

Dessutom beslutar universitetsstyrelsen att:

KTH från och med 11 juni 2020 inte har ett förbestämt antal policydokument och attpolicyer, beslutade av universitetsstyrelsen, kommer upp för diskussion årligen i universitetsstyrelsen.

§ 4.6 Policy för digitalisering på KTH
Dnr V-2020-0402, Ks-kod 1.2

Vicerektor för digitalisering har med stöd av IT-avdelningen och ledningskansliet inom det
gemensamma verksamhetsstödet utarbetat ett förslag på policy för digitalisering på KTH. Syftet
med digitaliseringspolicyn är att beskriva vilka styrande principer som ska gälla för KTH:s
digitaliseringsverksamhet utifrån målen satta i regeringens digitaliseringsstrategi och KTH:s
utvecklingsplan 2018-2023 (V-2017-0805).

Inför beslutet har rektorsrådet, strategiskt råd, ledningsgruppen inom det gemensamma
verksamhetsstödet, ledningsgruppen för IT-avdelningen, centrala samverkansgruppen,
plattformsstyrgruppen för forskning, plattformsstyrgruppen för utbildning, fakultetsrådet,
dekanus och prodekanus getts möjlighet att lämna synpunkter.

Jan Gulliksen, vicerektor för digitalisering föredrar ärendet.

Universitetsstyrelsen beslutar att:

dokumentet policy för digitalisering på KTH antas som styrdokument att gälla från
och med 11 juni 2020 med ändringen att punkten på sidan 3 under Digital transformation
”Inom KTH anpassas organisationen och utvecklingsprocesser så att digital utveckling kanske genom systematiska stegvisa förbättringar” till:

”Vid KTH finns en organisation och utvecklingsprocesser som ger förutsättningar för
digital utveckling genom systematiska stegvisa förbättringar.”

§ 4.7 Styrelseledamot till styrelsen för SciLifeLab
Dnr V-2020-0408, Ks-kod 1.1

Enligt förordningen (2013:118) om Nationellt centrum för livsvetenskaplig forskning (SciLifeLab) 3-4 §§ leds centrumets verksamhet av en styrelse. Styrelsen ska bestå av en ordförande och åtta övriga ledamöter. Ordföranden och företrädaren för näringslivet utses av regeringen.

Regeringen har den 30 augusti 2018 förlängt Carl-Henrik Heldins förordnande som ordförande för mandatperioden 2018-10-01 – 2021-09-30. Regeringen har den 11 april 2019 utsett Lotta
Ljungqvist till ledamot (företrädare för näringslivet) för perioden 2019-04-16 - 2022-04-15.

KTH:s styrelse ska efter samråd med Uppsala universitet, Stockholms universitet och Karolinska institutet utse företrädare för KTH, UU, SU och KI, samt tre för andra universitet och högskolor eller enskilda utbildningssamordnare. Ledamöter ska utses för en tid av högst tre år. En ledamot får inte utses för mer än två mandatperioder i följd.

Professor Mathias Uhlén har avsagt sig sin plats i SciLifeLabs styrelse. Vicerektor för forskning, professor Annika Stensson Trigell föreslås som företrädare för KTH i styrelsen för SciLifeLab under mandatperioden 2020-06-11—2022-03-31.

Universitetsstyrelsen beslutar att:

utse vicerektor för forskning, professor Annika Stensson Trigell som ledamot i styrelsen för SciLifeLab för mandatperioden 2020-06-11—2022-03-31.

§ 4.8 Utse ersättare för rektors ställföreträdare
V-2020-0413, Ks-kod 1.1

Av högskoleförordningen (1993:100) 2 kap. framgår att rektor ska ha en ställföreträdare som tjänstgör i rektors ställe när hon eller han inte är i tjänst. Ställföreträdaren ersätter även i övrigt rektor i den utsträckning som rektor bestämmer. Rektors ställföreträdare ska utses av styrelsen. Behörig att vara ställföreträdare för rektor är den som uppfyller behörighetskraven för anställning som professor eller lektor.

Högskoleförordningens bestämmelser innebär att det alltid ska finnas en person som vid varje tidpunkt kan ersätta rektor om denne inte är i tjänst. Om den ordinarie ställföreträdaren inte är i tjänst, träder ersättaren in som ställföreträdare för rektor.

Lärosäten rekommenderas av Universitetskanslersämbetet att utse ersättare för ordinarie ställföreträdare för rektor, men hänsyn till utbrottet av Coronaviruset.

Vicerektor för forskning, professor Annika Stensson Trigell föreslås som ersättare för rektors ställföreträdare Mikael Östling från och med den 11 juni 2020 och till och med den 31 december 2022.

En ersättare för rektors ställföreträdare ska utses vid samma tillfälle som ordinarie ställ-företrädare för rektor.

Universitetsdirektören föredrar ärendet.

Universitetsstyrelsen beslutar att:

utse vicerektor för forskning, professor Annika Stensson Trigell som ersättare för rektors ställföreträdare från och med den 11 juni 2020 och till och med den 31 december 2022.

§ 5 Ärenden för diskussion
Inga anmälda ärenden.

§ 6 Anmälningar/information

§ 6.1 Uppföljning av tidigare styrelsebeslut.

Styrelsen har bett om uppföljning av tidigare styrelsebeslut. Underlaget var bilagd handlingarna.
Ordförande meddelar vilka ärenden/frågor ska tas med på listan som inte är under beslutspunkter.
Underlaget kompletteras med information nedan.

Rätten att kvarstå i anställning efter fyllda 68 år. Rektor återkommer. En jämförelse med övriga
lärosäten har gjorts.

Tidsplanen för åtgärder för kemikaliehantering – en ny kemikalieorganisation tas fram för rektors beslut under hösten 2020. Universitetet inleder i dagarna en upphandling av en kemikalierevision som ska bidra till beslutsunderlaget.

§ 7 Övriga frågor
Höstens internat 27-28 augusti planeras omfatta två hela dagar.