Portföljkontor för Delportfölj utbildning

Uppdrag

Portföljkontoret agerar som primär kontaktpunkt för samverkan med intressenter och verksamhetsrepresentanter avseende utbildningsverksamhetens strategiska behov av IT-stöd. På taktisk nivå ansvarar portföljkontoret för processen som möjliggör att behoven tillgodoses effektivt och ändamålsenligt, bl.a. genom att prioritera ur ett helhetsperspektiv samt bereda underlag till styrgruppen för Delportfölj utbildning.  

Detta gör vi genom att gemensamt planera, synka och koordinera leveranser. För att säkerställa gott resultat har vi mandat att prioritera och kalla ledare och intressenter för att hantera eventuella hinder. Vi arbetar taktiskt med delportföljens leveransorganisation- och förvaltningsledare samt ett delportföljsråd med enhetschefer. På operativ nivå arbetar vi med olika projekt- och leveransteam, inklusive förvaltningsobjektet E-lärande och Studieadministrativa objektet. 

Arbetssätt

Portföljkontoret hanterar delportföljens större tvärfunktionella projekt/initiativ inom digitalisering. Vårt första steg är att samla in behov, krav och kartlägga relevanta regler och riktlinjer och samband med andra satsningar. Därefter analyserar vi och tar fram lösningsalternativ som också överensstämmer med KTH:s mål och riktlinjer. Vi leder den övergripande planläggningen och verkställer beslut om genomförande i delportföljen. Vi har ett användarcentrerat arbetssätt och arbetar utifrån ett läsårsperspektiv. Vårt mål är att hjälpa hela delportföljen genom att stödja och leda snarare än att styra och besluta.

Sammansättning

Teamledare för portföljkontoret

Teamledaren leder portföljkontoret med den huvudsakliga uppgiften att driva teamet mot uppsatta mål genom agila principer och arbetssätt. Det är också teamledaren som säkerställer att arbetet följer en uppdaterad plan och hanterar avvikelser på ett effektivt sätt.  

Teamledaren ser till att leveranserna lever upp till både interna och externa krav. Inom arbetet inkluderas också att följa upp delportföljens planer och leveranser, samt att rapportera resultatet till styrgruppen och andra relevanta intressenter. Teamledare ansvarar för att involvera leveransteam och resurser från delportföljen som har betydande insikter om hur lösningar till verksamheten bör utformas.  

Verksamhetsanalytiker

Verksamhetsanalytikerna arbetar tillsammans med övriga roller inom teamet för att kartlägga och förstå teorier, modeller, processer, regelverk och lagar som är relevanta för verksamhetens strategiska målsättningar och säkerställer att lösningsdesign och förslag tar hänsyn till dessa faktorer.  

Verksamhetsanalytikerna följer upp att leveransteamens leveranser möter de uppställda mål som är relevanta för verksamheten. Verksamhetsanalytikerna säkerställer att de nya systemen eller verktygen möter verksamhetens behov. 

Användarhetsdesigner (UX)

Portföljkontorets UX:are har ansvar för att säkerställa att lösningar och förslag tar hänsyn till verksamhetens och användarnas behov som är relevanta för verksamhetens strategiska målsättningar. Detta sker i samarbete med portföljkontorets verksamhetsanalytiker där arbetet bland annat innefattar kartläggning av behov och förutsättningar. 

Portföljkontorets UX:are stödjer delportföljens medarbetare i det operativa arbetet kring kartläggning av behov och förutsättningar samt utvärdering av lösningsdesign/-förslag i förhållande till avsedda effekter. 

Lösningsarkitekt

Lösningsarkitekten för portföljkontoret har ansvaret att ta fram en övergripande strategi för teknik och applikationsbehov inom utbildningsdomänen. Detta för att säkerställa långsiktighet vad gäller verksamhetens mål och KTH:s digitalisering. Lösningsarkitekten arbetar med standardisering och konsolidering av IT-avdelningens arkitekturella landskap och omsätter verksamhetens digitaliseringsbehov till konkreta målbilder.

Kommunikationsstöd

Kommunikatören inom portföljkontoret ansvarar för att säkerställa att delportföljen samarbetar kring kommunikationsfrågor med verksamheten. Har som ansvar att leda de samordnade kommunikationsaktiviteterna på strategisk och taktisk nivå.