Ställa in kurstillfälle
Ett kurstillfälle kan behöva ställas in. Under vilka förutsättningar det kan ske samt vilka åtgärder som krävs varierar beroende på när i förhållande till kursens anmälningsperiod samt start det sker.
Ett kurstillfälle ska skapas efter att beslut fattats om att en kurs ska ges under en viss period. Att kurstillfället skapas är en förutsättning för att kursen ska vara möjlig att söka för studenter. För kurser som samläses av olika studentgrupper skapas ett kurstillfälle per studentgrupp och tillsammans kallas dessa kurstillfällen en kursomgång.
Kurstillfällen kan ibland behöva ställas in.
Nedan anges under vilka förutsättningar ett kurstillfälle kan ställas in och vilka åtgärder som då krävs. Detta gäller valfria och villkorligt valfria kurser, om en kursgivande skola vill ställa in ett kurstillfälle på en kurs som är obligatorisk för något program/inriktning/spår krävs längre framförhållning och samverkan mellan respektive skolas GA /FA. Obs, denna information gäller inte uppdragsutbildning då särskilda avtal för detta upprättas mellan kursgivare och kursköpare.
Sök alltid ut antagna till kurstillfället
Antagning till kurser vid KTH kan ske:
- genom AKP, för KTHs programstudenter
- i de nationella antagningsomgångarna till kurs, för kurser inom det livslånga lärandet
- genom direktantagning i Ladok, t.ex. för KTHs programstudenter efter vägledningssamtal eller inresande utbytesstudenter
Därför måste ev. antagna till kurser alltid sökas ut i Ladok.
Beslut
Genomgående anges att skolchef beslutar om att ställa in kurstillfälle, detta kan vidaredelegeras enligt gällande delegationsordning.
Beslutsmallar ställa in kurstillfälle
Att göra när ett kurstillfälle ställs in
Innan kurstillfället har godkänts i Kopps
Innan ett kurstillfälle har godkänts i Kopps är det inte synligt för studenterna i kurs- och programkatalogen. Skolan kan radera kurstillfället i Kopps. Inget skolchefsbeslut behövs.
Efter att kurstillfället har godkänts i Kopps men innan kursanmälningsperioden påbörjats
I och med att ett kurstillfälle godkänts i Kopps förs det över till Ladok och blir synligt för studenterna i kurs- och programkatalogen. När antagningsgruppen granskat kurstillfället förs det över till NyA och blir synligt på antagning.se, oftast någon vecka innan kursanmälningsperioden öppnar.
Kurstillfället kan ställas in genom ett beslut av skolchef. Beslutet ska innehålla orsak till att kurstillfället ställs in och skickas till info@kth.se . Kurstillfället ställs in i Ladok och KOPPS av EDO/AUA, samt också i NyA om kurstillfället förts över från Ladok till NyA .
Antagning till kurstillfället kan ha skett via direktantagning i Ladok. Skola söker ut eventuellt antagna och meddelar dessa att kurstillfället är inställt.
Under pågående kursanmälningsperiod
Under pågående kursanmälningsperiod är kurstillfället synligt för studenter både i kurs- och programkatalogen och på antagning.se och studenter kan ha anmält sig till kurstillfället.
Kurstillfället kan ställas in genom ett beslut av skolchef. Beslutet ska innehålla orsak till att kurstillfället ställs in och skickas till info@kth.se . Kurstillfället ställs in i Ladok, KOPPS och NyA av EDO/AUA.
Studenter som anmält sig till kurstillfället meddelas via NyA att kurstillfället inte kommer att ges. Då finns möjlighet att söka/anmäla sig till ny kurs.
Antagning till kurstillfället kan ha skett via direktantagning i Ladok. Skola söker ut eventuellt antagna och meddelar dessa att kurstillfället är inställt.
Efter att kursanmälningsperioden avslutats men innan urval gjorts
När kursanmälningsperioden har avslutats kan studenter ha anmält sig till kurstillfället. I sådana fall krävs att det finns särskilda skäl för att ställa in kurstillfället, till exempel att något oförutsett hänt.
Om antalet antagna studenter understiger angivet minimiantal antagna kan också kurstillfället ställas in. En förutsättning för detta är att ett minsta studentantal angivits för kurstillfället i KOPPS. Då har studenterna informerats via websidan ”Om kursen” att kursen kan komma att ställas in om antalet antagna studenter är för få.
Kurstillfället kan ställas in genom ett beslut av skolchef. Beslutet ska innehålla orsak till att kurstillfället ställs in och skickas till info@kth.se . Kurstillfället ställs in i Ladok, KOPPS och NyA av EDO/AUA. Studenter som anmält sig till kurstillfället meddelas via NyA att kurstillfället inte kommer att ges. (KTH kan välja text i meddelandet, t.ex. olika hänvisningar för AKP- respektive för LL-ansökan.) Antagning till kurstillfället kan ha skett via direktantagning i Ladok. Skola söker ut eventuellt antagna och meddelar dessa att kurstillfället är inställt.
Efter att studenter antagits till kurstillfället
Om ett kurstillfälle behöver ställas in efter att urvalet publicerats och det finns antagna studenter krävs att det finns mycket särskilda skäl för det, till exempel att något oförutsett hänt.
Om antalet antagna studenter understiger angivet minimiantal antagna kan också kurstillfället ställas in. En förutsättning för detta är att ett minsta studentantal angivits för kurstillfället i KOPPS. Då har studenterna informerats via websidan ”Om kursen” att kursen kan komma att ställas in om antalet antagna studenter är för få.
Kurstillfället kan ställas in genom ett beslut av skolchef. Beslutet ska innehålla orsak till att kurstillfället ställs in och skickas till info@kth.se . Kurstillfället ställs in i Ladok och KOPPS av EDO/AUA.
För de nationella antagningsomgångarna bör skolan vara uppmärksam på om det redan efter första urval finns färre antagna studenter än minimiantalet antagna och snarast meddela antagna studenter att kurstillfället ställs in. Här söks de antagna ut ur både NyA och Ladok. Visar det sig först efter andra urval att det är färre antagna studenter än minimiantalet antagna meddelas antagna studenter snarast efter detta. Efter andra urval söks antagna studenter ut ur Ladok.
Kursgivande skola meddelar antagna studenter, meddelandet skickas per mail.
För att kursen inte ska ligga kvar i studentens profil så kan skolan ta bort förväntat deltagande med an anteckning om att kurstillfället ställts in.
Efter att en kurs har startat
Ett kurstillfälle kan inte ställas in efter att det har startats. Antagna studenter som registrerat sig på kurs ska ges möjlighet att genomföra kursen.
Ett dilemma är att sista dag för registrering på kurs tidsmässigt ligger efter kursstart, skulle det visa sig att färre än minitalet för antagna studenter registrerar sig på kursen kan det kännas omotiverat att trots det ge kursen. Här behöver kursgivare vara noga vid angivandet av minimiantal för antagna studenter för att minimera risken för sådana situationer.