Dokumenthantering
KTH som myndighet förvarar, upprättar och tar emot allmänna handlingar. Exempel på sådana handlingar är KTH:s forskningsrapporter och kursakter. Hanteringen av allmänna handlingar styrs av lagar och förordningar.
Så här hanterar du dina handlingar
Generellt om dokumenthantering
Handlingar som ska diarieföras ska lämnas till skolans registrator. Diarieföring sker i W3D3 som är ett administrativt stödsystem för diarieföring av allmänna handlingar samt elektronisk dokumenthantering.
Av Informationshanteringsplanen framgår vilka handlingar som är allmänna och om de ska diarieföras eller hanteras på annat sätt samt om de ska bevaras respektive gallras.
Informationshanteringsplanen utvecklas ständigt. Finner du inte hur du ska hantera en handling, kontakta skolans registrator .
Bevarande av elektroniska dokument i W3D3
Från 2013-03-15 gäller att samtliga dokument i W3D3 ska bevaras i ursprungligt skick.
Det innebär att elektroniskt inkomna eller upprättade dokument inte skrivs ut på papper för arkivering. KTH:s bevarandeexemplar utgörs av den elektroniska filen.
Dokument som inkommer eller upprättas som papper ska bevaras som papper även om en elektronisk kopia framställs, t ex. skannade beslut.