Arkivering
KTH är en statlig förvaltningsmyndighet under utbildningsdepartementet. Liksom alla andra svenska myndigheter lyder universiteten under den grundlagsfästa offentlighetsprincipen. Vi är som myndighet skyldiga att arkivera allmänna handlingar som ska bevaras för framtiden vilket regleras i Arkivlagen.
Varför arkivering?
Ordnade arkiv är nödvändiga för att våra handlingar ska finnas tillgängliga för framtiden. Tillgängligheten till handlingar är viktig både för att vi ska kunna säkra allmänhetens rätt till insyn i verksamheten, skapa effektivitet i vårt arbete och för att vi ska kunna återanvända information.
Vad är arkivering?
Arkivering innebär att man urskiljer handlingar som ska bevaras från handlingar som kan gallras samt att man ordnar dem så att de går att återfinna bland mängden av dokument. Det är också viktigt att vi förvarar dem så att de inte förstörs eller på annat sätt fysiskt far illa.
Skolans arkiv
Varje institution på skolan har ett eget närarkiv där handlingar arkiveras löpande under året. Skolans huvudarkiv ligger på Teknikringen 74D. Leveranser från närarkiven sker regelbundet till skolans huvudarkiv i enlighet med huvudregistrators anvisningar. Institutionerna ansvarar för sina arkiv fram till dessa att skolans dokumentsamordnare ger i uppdrag att leverans till skolarkivet ska ske.
I skolans huvudarkiv finns handlingar från år 2005 och framåt. GVS ansvarar för äldre handlingar. Arkivet redovisas i skolans arkivförteckning. KTH:s tillämpningar av regler för olika handlingar, bevarande, sortering, förvaring m.m. beslutas av funktionen för dokumenthantering vid GVS.
Finns behov av att leverera material till skolarkivet innan skolans dokumentsamordnare har begärt detta skall alltid en kontakt tas med skolans dokumentsamordnare innan ev. leverans sker.
Behöver du söka efter en handling i skolans arkiv tar du kontakt med skolans huvudregistrator på registrator@abe.kth.se