Frågor och svar
Vanligt förekommande frågor och svar.
Denna sida är ett komplement till:
Fråga: Egencia säger att jag inte har en profil när jag försöker boka resa?
Svar: I och med att det är ett nytt system (ny leverantör) så behöver du godkänna GDPR på nytt för att det ska fungera. Gör såhär:
- Logga in i nya KTH- RES - KTH RES
- Klicka på "Min profil".
- Välj fliken "Resenärsprofil"
- Bocka i kryssrutan i det gula fältet för att godkänna GDPR.
Glöm inte att spara!
Skapa uppdatera din reseprofil
Fråga: Varför har jag inte fått min ersättning än?
Svar: Den vanligaste orsaken är att du inte sänt in din utläggsrapport. Du kan se status på dina utlägg om du loggar in i KTH-RES och tittar på startsidan. Det är den sida du hamnar på direkt. Där finns fyra fält. Om du tittar under rubriken "3. Status på dina utläggsrapporter" kan du se om den är insänd och var den finns i flödet. Om det är tomt under den rubriken behöver du skapa en utläggsrapport.
Hur du sammanställer dina kostnader till en utläggsrapport
Fråga: Varför behöver jag skapa reseorder?
Svar: En reseorder är ditt bevis på att tjänsteresan är beordrad samt att försäkringsbestämmelser och reseförmåner gäller vid resan. Om något händer på din resa så ska du kunna bevisa för försäkringsgivaren att resan har skett i tjänsten.
Fråga: Var anger jag kostnadsställe på mina utlägg?
Svar: I din utläggsrapport. Det är möjligt att lägga till det i varje transaktion (utlägg, milersättning eller traktamente), men inte nödvändigt om alla ska gå på samma kostnadsställe. Välj orgenhet och projekt genom att klicka på symbolen med förstoringsglaset. Obs! Kom ihåg att välja rätt attestant!
Fråga: Jag har tappat bort originalkvitton från min resa, vad gör jag nu?
Svar: Om din chef kan styrka att du gjort utlägget i tjänsten kan det ersätta kvittot, ett mail är tillräckligt alt ett signerat brev.
Fråga: Jag har gjort utlägget i KTH-RES, vad gör jag nu?
Svar: Nästa steg är att göra en utläggsrapport. Därefter behöver du skriva ut rapporten och posta alla originalkvitton + syfte till ekonomiadministrationen på skolkansliet som granskar underlaget.
Fråga: Varför går fakturan på mitt FUP-kort till mig?
Svar: För att FUP-kort ett betalkort som är kopplat till dig som person. Det innebär alltså att du har ett personligt betalningsansvar men med 30 dagars fördröjd betalning. För att få ersättning på lönen behöver du göra en utläggrapport och koppla ditt kortutlägg till denna samt skicka vidare för granskning och attest.
Läs mer här:
Betalkort
Fråga: Jag kan inte boka resor via Egencia online?
Svar: Vid problem med onlinebokningar kan du alltid kontakta Egencia via telefon eller mail. Men använd online bokning i första hand, det är billigare för dig som reser.
Telefon: 46 8 555 237 20 (val inrikes/utrikes)
E-post:
customer_service@egencia.se
Öppettider: 08.00-17.00 (helgfri måndag-fredag)
Finns inte din fråga med här? Om du inte finner den information du söker på KTHs sidor om tjänsteresor kan du alltid kontakta institutionens verksamhetsstöd , ekonomiadministrationen på skolkansliet eller skolans reseansvarig för hjälp.