Tjänsteresa – så här gör du
Tänk på att planera och genomföra dina möten och resor så att miljöpåverkan minimeras och att miljöaspekten vägs in i alla beslut gällande transportmedel och boende. Behovet av att resa skall alltid utvärderas.
Innan du reser
Steg 1 - Fyll i en reseorder i KTH-Res och skicka för attest
En reseorder är ditt bevis på att tjänsteresan är beviljad av närmaste chef samt att försäkringsbestämmelser och reseförmåner gäller vid resan. Om något händer på din resa ska du kunna bevisa för försäkringsgivaren att resan skett i tjänsten, detta kan ses genom attesterad reseorder i KTH-RES.
Var noga med att välja rätt attestant i din reseorder.
Steg 2 - Boka resa - använd alltid upphandlad resebyrå
Boka flyg, tåg, hotell och transfer (ex. flygbuss eller Arlanda Express) via resebyrån Egencia som fakturerar KTH. Bokning av resor på annat sätt bryter mot det ramavtal som KTH har tecknat med Egencia.
Har du en färdig reseprofil i KTH-RES? Du behöver ha fyllt i kontaktuppgifter och GDPR godkänt att personuppgifter sparas i din reseprofil i nya KTH-RES innan du kan boka resor. Länk till Bokningssystemet Egencia Online finns i KTH-Res, på sidan för reseorder. Läs mer här om hur du ska göra för att skapa - uppdatera din reseprofil
Ev. Lokala resor skall i första hand ske med kollektivtrafik.
Taxi inrikes ska bokas via Ladda ner Cabonlines app via länken. Taxi och hyrbil ska användas sparsamt och vid beställning ska miljöbil väljas, samåkning ska ske när det är möjligt. UBER och Bolt eller liknande taxiförmedlingstjänster med privata förare får inte användas.
Följande bifogas i din reseorder:
- Syfte med resan, detta innefattar t ex konferensprogram, inbjudan, intyg och mail.
- Resplan
- En förklaring om du planerar att stanna längre än konferensen/kursen pågår i samband med din resa. Kom ihåg att söka semester i egenrapporteringen om det är en orsak.
OBS! Se till att spara alla kvitton som sedan är kopplade till din resa. Du behöver bifoga dessa till din utläggsrapport sedan när du genomfört din resa.
Har du bokat förbetalt hotell?
Skriv gärna ut en hotellvoucher iförväg via egencia Online bokningsportal och ta med på resan. Såhär skriver du ut en hotellkupong/voucher
Efter resan
Steg 3 – Skapa utläggsrapport
Utläggsrapporten skapar du i KTH-RES snarast efter genomförd resa för att få ev. reseersättning och traktamente. Underlag äldre än 1 år nekas av KTH. Har du skapat en reseorder behöver du inte bifoga samma underlag igen men du behöver däremot koppla ihop reseordern med en utläggsrapport.
Dokumentation som ska bifogas till din utläggsrapport:
- Syfte med resan, (t ex konferensprogram, inbjudan, intyg, mail.)
- Reseplan/Itinerary (flygtider)/handling från Egencia. Din itinerary (flygtider) finns tillgänglig för dig i Egencias bokningsportal när du har bokat din resa.
- Samtliga originalkvitton, helst numrerade och tejpade på separata ark - OBS, tänk på 1-års regeln!
- Kopia på banktransaktioner vid större summor förutom om du har betalt med FUP-kort med auomatisk inläsning till KTH-RES.
- Om du stannat längre än konferensen/kursen pågick i samband med din resa behöver du komplettera ett förtydligande med detaljer om din avstickare. Traktamente utgår ej under semester. Hur du registrerar traktamente när du haft semester
- Vid eventuella avsteg från upphandlade tjänster behöver en skriftlig förklaring även finnas bifogad i ditt utlägg. Tex vid bokning av taxi, om taxiföretaget Cabonline inte kan skicka en bil vid önskad tid och du tvingats ringa ett annat taxibolag. Obs! Välj alltid etablerade taxibolag, inte Uber eller liknande taxiförmedlingstjänster med privata förare.
- Utläggsrapportens första sida där ditt ärendenummer och namn framgår.
Ladda upp all dokumentation i KTH-RES så behöver du inte skriva ut och posta den förutsatt att alla underlag är digitala. Då räcker det att du mailar in utläggsrapportens framsida. Men om du har papperskvitton som du fått fysiskt vid betalningstillfället så måste du sända dessa kvitton i original. Sänd alla papperskvitton i original tillsammans med en utskrift av utläggsrapportens framsida så vi vet vems kvitton det är.
Biljetter från lokaltrafik tex buss, tåg, tunnelbana, som köps via mobil kan du redovisa så här:
- fotografera en
print screen
- Printa ut fotot på ett papper
- Redovisa som ett kvitto
Steg 4 – Lämna din utläggsrapport
Lämna eventuella pappersunderlag i originalformat tillsammans med försättsbladet på din utläggsrapport till ekonomiadministrationen på skolkansli ABE för att få ersättning. Vid endast digitala underlag räcker det med att du mejlar din utläggsrapport till res-abe@kth.se