Avseende signering av handlingar

Beslut avseende signering av handlingar vid KTH

Beslutet

Rektor beslutar följande;

- Signering av handlingar behövs endast i följande fall vid Kungl. Tekniska högskolan (KTH):

• där uttryckligt lagkrav om signatur finns,
• då andra myndigheter och externa organisationer kräver att signatur finns,
• i avtalsprocesser med externa parter.

- Övriga handlingar vid KTH kräver ingen signering.

- För beslut som inte signeras ska KTH:s beslutsmall för osignerade beslut användas.

- Osignerade handlingar ska registreras i behörig ordning eller på annat sätt hållas ordnade på sådant sätt att de lätt kan sökas fram av KTH.

- Handlingar utan signering ska förses med följande formulering ”Denna handling har hanterats digitalt och är därför inte undertecknad”.

Med signering avses såväl fysisk som digital signatur.

Ärendet

Uppdraget Kartläggning av signering vid KTH (V-2023-0773) beslutades av den administrativa delportföljens styrgrupp i oktober 2023. Bakgrund till uppdraget var den lansering av signeringsplattformen Adobe Sign som KTH gjorde i april 2020. Lanseringen gjordes mot bakgrund av rådande läge med anledning av Covid-19 då det var nödvändigt att snabbt få fram en lösning för elektronisk signering av beslut vid KTH. Med anledning av Covid-19 situationen hann KTH inte utreda vilka krav en myndighet har gällande signering och inte heller bedöma konsekvenserna av lösningens påverkan på administrativa processer. En allvarlig konsekvens som har visat sig efter införandet av Adobe Sign är att de signerade filerna är skrivskyddade, vilket gör att de inte kan hanteras för arkivändamål då bevarande av elektroniska handlingar förutsätter möjlighet att konvertera till specifika filformat.

Syftet med kartläggningen var att ta fram ett verksamhetsförankrat underlag där det tydliggjorts vilka handlingar som har ett lagkrav på signering, var det finns ett berättigat behov av signatur samt vilka handlingstyper som bedöms inte behöva signatur vid KTH.

Av kartläggningen har det framkommit att endast ett fåtal handlingar har ett uttryckligt lagkrav på signatur. Sådana handlingar, väsentliga för KTH, är följande;

- Årsredovisning (2 kap 8 § förordning (2000:605) om årsredovisning och budgetunderlag)

- Miljöredovisning som lämnas in i samband med årsredovisning (20 § förordning (2009:907) om miljöledning i statliga myndigheter)

- Inventeringsprotokoll (Ekonomistyrningsverkets föreskrifter till 22 § förordning (2000:606))

- Dokumentation rörande strålkällor (Strålsäkerhetsmyndighetens föreskrift om grundläggande bestämmelser för tillståndspliktig verksamhet med joniserande strålning 2018:1, 6 kap § 19 2 st)

- Ansökan om stöd till åtgärder för cybersäkerhet inom näringsliv, teknik och forskning (7 § förordning (2024:664) om stöd till åtgärder för cybersäkerhet inom näringsliv, teknik och forskning)

Vidare har det framkommit att andra myndigheter, organisationer och parter kan ställa krav på signering av handlingar som KTH inte kan påverka. Så är till exempel fallet vad avser handlingar som ingår i avtalsprocesser med externa parter. KTH måste, vad avser handlingar av dessa slag, även fortsatt kunna signera sådana såväl fysiskt som digitalt. Vad avser andra handlingar än de ovan nämnda har kartläggningen visat att ingen signering krävs.

Rektor beslutar därför att sådana handlingar inte kräver signatur vid KTH. För beslut som inte signeras ska KTH:s beslutsmall för osignerade beslut användas. Vidare ska osignerade handlingar registreras i behörig ordning eller på annat sätt hållas ordnade på sådant sätt att de lätt kan sökas fram av KTH. Handlingar utan signering ska förses med följande formulering ”Denna handling har hanterats digitalt och är därför inte undertecknad”.