Undertecknande av beslut

Beslutsmallar

KTH har tre stycken beslutsmallar:

1) En mall för fysiskt undertecknande av beslut.

2) En mall för undertecknande med E-signatur enligt vald systemlösning,.

3) En mall utan undertecknande. Generellt sett behöver inte myndighetens beslut undertecknas, se nedan.

Du hämtar beslutsmallarna från blankettarkivet genom att klicka här.

Beslut behöver inte undertecknas

Beslut vid rektors beslutsmöte och universitetsdirektörens beslutsmöte behöver inte undertecknas. Det finns inga krav varken i förvaltningslagen, högskolelagen eller högskoleförordningen att beslut vid myndigheten måste egenhändigt undertecknas för att beslutet ska gälla (vare sig med s k fysisk underskrift eller elektronisk underskrift). Ett beslut blir slutgiltigt i samband med att det fastställs vid beslutsmötet. 

Vissa typer av rättshandlingar hos en myndighet kan kräva skriftlig form. Detta är inte samma sak som att en underskrift krävs. 

Använd universitetets beslutsmall för beslut som inte behöver undertecknas.

Det går bra att använda beslutsmall för e-signering eller den vanliga beslutsmallen för undertecknande enligt nedan.

Om beslutet inte behöver undertecknas

Använd beslutsmallen som benämns "Beslutsmall utan signering". I beslutsmallen finns instruktioner för hur du går tillväga i samband med beslutsmötet.

Om beslutet undertecknas elektroniskt

Vid KTH finns systemstöd för att underteckna beslut elektroniskt. Läs mer om e-signering genom att klicka här . Om beslutsfattaren ska underteckna beslutet elektroniskt görs själva undertecknadet efter beslutsmötet. Följande rutin beskriver närmare hur du som föredragande går tillväga administrativt.

1. Beslutet ska utformas i särskild worddokumentmall för e-signering. .

2. Worddokumentet laddas upp i Gruppwebben tillsammans med övriga relevanta handlingar.

3. Worddokumentet ska inte laddas upp i systemlösningen för e-signering och heller inte undertecknas av föredragande innan eller under mötet.

4. Efter föredragningen av beslutet meddelar beslutsfattaren eventuella ändringar i beslutsdokumentet och sitt beslut.

5. När du lämnat beslutsmötet gör du eventuella ändringar i beslutsdokumentet och laddar du upp dokumentet i systemlösningen för e-signering. Sedan skickar du beslutet för underteckning.

Vid tillfälle efter beslutsmötet kommer beslutsfattaren att elektroniskt underteckna beslutet.

Om beslutet undertecknas för hand

Om beslutet ska undertecknas för hand ska föredragande tillhandahålla beslutsförslaget i färg och enkelsidigt utskrivet och själv ha undertecknat dokumentet innan föredragningen.

Arkivbeständig penna ska användas.