Representationsmottagning i Stadshuset

Vad innebär en representationsmottagning?

En mottagning pågår under 2 timmar, mellan klockan 19.00-21.00. En värd från staden hälsar välkommen, därefter erbjuds en stående middagsbuffé alternativt dryck och canapéer. Avslutningsvis, beroende på antal gäster samt vad som pågår i övriga huset, kan en guidad visning av Stadshuset erbjudas.

Nedan finner ni information om förutsättningar och hur ni skickar in en ansökan till Stockholms stad om en mottagning i Stadshuset.

Förutsättningar:

• Konferensen/kongressen ska ha en nordisk, europeisk eller internationell prägel och majoriteten av deltagarna ska vara hitresta från utlandet. Det ska kunna motiveras varför Stockholm som huvudstad ska arrangera en representationsmottagning för deltagarna.

• Konferensen/kongressen ska äga rum i Stockholm och deltagarna ska bo på hotell i staden.

• Konferensen/kongressen ska vara på en hög vetenskaplig nivå.

• Stockholms stad vill helst inte att antalet underskrider 150 gäster samt att en mottagning ej äger rum kvällen före själva konferensen har startat eller den sista kvällen, då Stockholms stad har erfarenhet av att många gäster uteblir.

Om ovanstående förutsättningar är uppfyllda finns möjlighet att ansöka om en representationsmottagning. Dock finns inga garantier att den beviljas.

Process för ansökan:

• Ta kontakt med evenemang@kth.se  på KTH innan ni börjar skriva er ansökan till Stockholm stad för en representationsmottagning. Evenemangsgruppen på KTH tar en första kontakt med Stockholms stad för att se om önskat datum är ledigt och om det är möjligt för er att ansöka om en representationsmottagning eller inte.

• Ansökan ska vara på svenska.

• Innan ansökan skickas till Stadshuset skickas ansökan till evenemang@kth.se då denna grupp har en lång erfarenhet av ansökningar till Stadshuset. Evenemangsgruppen kan då komma med kommentarer om det är något som saknas i ansökan.

• Bör adresseras till Kommunfullmäktiges presidium men mailas till protocol@stockholm.se  eller skickas till Protokolls- och evenemangsenheten, Stadshuset, 105 35 Stockholm.

• Det finns ingen speciell tid när ansökan bör inkomma men ju tidigare desto större chans att datumet är ledigt. När ansökan har inkommit till Stockholms stad gör Protokoll- och evenemangsenheten en preliminärbokning för det aktuella datumet i väntan på att ett beslut fattas. Ni kan dock få besked på er ansökan tidigast 1,5 år innan själva konferensen och mottagningen äger rum.

När beslut är fattat får ansökaren besked av Protokoll- och evenemangsenheten i Stadshuset via brev eller mail med ett bekräftelsebrev som beskriver när och vilken information vi efterfrågar.

Vad en ansökan bör innehålla:

• Önskat datum för representationsmottagningen.

• Antal och vilken typ av deltagare som deltar på konferensen (över 50% måste vara tillresta från utlandet).

• Syfte och kort beskrivning av konferensen/kongressen.

• Vart konferensen/kongressen ska äga rum.

När en ansökan är beviljad och mottagningen i Stadshuset beskrivs i konferensens/kongressens program vill Stockholms stad att det tydligt ska framgå att staden är ensam värd för mottagningen och att den är gratis för konferensdeltagarna, tex ”Representationsmottagningen anordnas av Stockholms stad och går av stapeln i det vackra och världsberömda Stadshuset.”

Om representationsmottagningen mot förmodan skulle behöva avbokas, skall detta ske skriftligen minst tre månader före inbokat datum.