Grupphantering i Polopoly

Grupphantering i UG-Admin

Som systemadministratör ska du ha tillgång till och behörigheter i UG för att kunna skapa en gruppstruktur för den del av webbplatsen du administrerar. En administratör på skola är vanligtvis utsedd av skolledningen och är skolans kontakt gentemot KTH-webbens systemförvaltningsgrupp i behörighetsfrågor. IT-avdelningen utfärdar behörigheter till själva UG-systemet.

De grupper som propageras in i Polopoly har alla förledet app.cortina (det vill säga applikationen Cortina – KTH:s implementation av Polopoly)

Så här skapas en behörighetsstruktur i UG-Admin (exemplet tar fasta på behörigheter för den fiktiva skolan XYZ):

1. Logga in i UG-Admin på https://ugadmin.sys.kth.se
2. Klicka på "Browse Groups" i vänstermenyn och bläddra via rullisterna fram undergruppen [app] > [cortina] > [skolor] >
3. Klicka på "Create subgroup" i vänstermeny och skapa gruppen för skolan. I det här exemplet undergruppen app.cortina.skolor.xyz
4. Fyll i resterande information för gruppens attribut
5. Lägg till gruppen till "My Groups" genom att klicka på "Add to My Groups" till höger. Detta ger dig en bra överblick över de grupper du administrerar.
6. Upprepa dessa steg för att skapa den underliggande behörighetsstrukturen för skolan

När du (tills vidare) har byggt klart din hierarki av grupper är det dags att lägga till den första användaren, som då förslagsvis är du själv. Detta gör du genom att:

1. Gå ner genom grupphierarkin tills du står i den grupp du vill lägga till en användare i
2. Klicka på "Users" under "Edit Group" i menyn till vänster
3. Fyll i begärd information om den användare du vill lägga till och klicka sedan på "Add". Nu är användaren medlem i gruppen.
4. Om en användare som lagts till ska vara medlemsansvarig och kunna redigera gruppen i

   gruppeditorn för anställda

    läggs användaren även in under länkvalet "Editors"

Observera att medlemsansvariga ("editors") i en grupp också måste finnas som användare ("users") i gruppen för att de ska få behörigheter i Polopoly.

Grupphantering i gruppeditorn för anställda

För att administrera grupper i gruppeditorn för anställda krävs att den som är medlemsansvarig har ett KTH.SE-konto. För att lägga till eller ta bort användare från grupper gör man på följande sätt:

1. Logga in med KTH.SE-konto på app.kth.se/ug-gruppeditor
2. De grupper som den medlemsansvariga har rätt att editera listas på sidan.
3. Klicka på den grupp som ska editeras 
4. Befintliga medlemmar kan nu tas bort ur gruppen. Nya kan sökas fram och läggas till via länken "Lägg till ny medlem med KTH-konto". 

Detta innebär att om du till exempel lägger till en användare som medlem i UG gruppen app.cortina.skolor.xyz via UG-Admin eller gruppeditorn för anställda, så uppdateras motsvarande grupp i Polopoly med den nya användaren. Personen i fråga får de behörigheter som är satta för gruppen i Polopolys behörighetshanterare.

Grupphantering i Polopoly

Behörigheter i Polopoly på KTH sätts endast för grupper.

Behörigheter i Polopoly är inkluderande, det vill säga en grupp som har behörigheter överst i en struktur kan inte tas bort längre ned i denna struktur.

Generella behörighetsstrukturer är att föredra: Om inte särskilda skäl talar emot samla användarna i få grupper och knyt dessa till så höga nivåer i innehållsstrukturen som möjligt. Det förenklar behörighetshanteringen. Det är enklare att bygga in ett mer finmaskigt behörighetssystem allteftersom än att göra ett redan nästlat behörighetssystem mer generellt och överskådligt.

Så här fungerar behörighetshanteraren i Polopoly:

1. Öppna den avdelning eller artikel du vill sätta behörigheter på i arbetsytan
2. Klicka på "Egenskaper" i knappraden överst i mallen
3. Välj fliken "Behörigheter"
4. Här listas de grupper som har behörighet till innehållet. Under egen rubrik överst i listan visas grupper som har behörigheter satta på specifikt detta innehåll. Därefter listas de grupper som har ärvda behörigheter, det vill säga grupper som har behörighet till innehållet genom att vara satta högre upp i strukturen.
5. Klicka på knappen ”Lägg till behörigheter” nedanför denna listning
6. Klicka i kryssrutan "Välj användare och grupper"
7. Välj fliken "Grupper"
8. Behörighetsgrupperna listas i bokstavsordning i antal om 20 stycken. Välj rätt bokstavsintervall i den ovanliggande rullisten för att hitta den grupp du vill lägga till. Markera denna och klicka på knappen ”Lägg till vald grupp”.
9. Vill du göra så att en grupp kan hantera behörigheter för andra längre ner i trädet så klicka på knappen "Gör grupp till behörighetsredigare" efter att du valt gruppen i rullisten
10. Gruppen lägger sig nu överst i listan över behöriga grupper längst upp i mallen. Klicka i de behörigheter som gruppen ska ha under flikarna ”Artikelbehörigheter” och ”Avdelningsbehörigheter”.
11. Klicka på "Spara och återgå"

De behörigheter som främst är relevanta att sätta för artiklar och avdelningar är:

• "Skriva" - Behörighet att redigera och spara en redan existerande artikel eller avdelning
• "Ta bort" - Behörigheter att ta bort en artikel eller avdelning

Bortse från alternativet "Läsa". Användarna har behörighet att öppna alla mallar i Polopolys innehållsträd. För att begränsa läsrättigheter för innehåll på publik webb se:

Webbplatsrättigheter

I avdelningar av typen hemavdelning kan även alternativet ”Skapa" väljas. Denna inställning ger användaren möjlighet att skapa nya artiklar och avdelningar. Mer om detta i avsnittet om användarhantering:

Användarhantering – Att sätta hemavdelning och skapa-rättigheter