Grundbeskrivning adressregistret

2021-12-02

Angående KTH angivna adresser i WISUM

Då fler och fler både hos oss och hos leverantörerna går över till elektroniska format där vi utbyter information med varandra som i beställningar, återkoppling som orderkvittens, leveransbesked etc behövde vi göra små korrigeringar för att få ett ensat och gemensam tolkning av information i olika poster i ”Peppol-format” som används mot leverantörerna.
Det gäller kolumnerna ”Adressrad1” och ”Adressrad2” där vi vart tvungna att göra föräning.
- Adressrad1 anges bara KTH som text – Är inte editerbart i kassan
- Adressrad2 innehåller nu eventuella skolnamn eftersom det behövs tydliggöras vilken skola lev avser när godsmottagning finns för flera skolor.

Fältet ”Godsmärkning” har även förtydligats i peppolformuläret för leverantörer och ska viktas vid överföringen av beställningar mellan oss parter.

Det är viktigt att ”beställare” tänker på att ange ett namn eller märkning som godsmottagare kan tyda för leverans efter att de mottagit paket.
Lista finns under denna länk och det kommer ske en uppdatering i GLN registret för benämningarna på angivna GLN-nummer.

Generellt

• Adressregistret är en databastabell oberoende vilket funktion man nyttjar.
• Är uppbyggd efter Agressos enhetsstruktur för KTH:s organisation
• Adresser på enheter läses inte in från något centralt system utan är manuellt inlagda.
  KTH E-handel ansvarar i samråd med skolornas inköpsansvarige alternativt av annan person som är utsedda för att uppdatera uppgifterna i WISUM.
• Adresser ärvs i enhetsstrukturen uppåt.
• Adresserna kan inte registreras på person/profil.
• Adress kan INTE läggas till/väljas som förvald adress på en person/profil.

Struktur i E-handelssystemet, WISUM.
På varje skola finns möjlighet att registrera en eller flera adresser för skolan.
Alla gemensamma adresser ligger på top nivå och ärvs nedåt.
Behövs en direktleverans till en fast adress direkt på enskild enhet skapas det via formulär av skolans inköpsansvarige.

Adresser på högsta KTH nivå syns alltid i vallistan för de som nyttjar de centrala tjänsterna.

Steget i ”Kundinformation”
Här måste man välja rätt enhet som ska belastas med kostnaden för beställningen.
När en användare kommer till kassan är alla fält för leveransuppgifter tomma i fältdelen ”Leveransadress” och man måste göra ett aktivt val
Under fältet ”Namn” väljs en av de fördefinierade adresserna som finns.
Ser olika ut per skola hur man valt att organisera sina adresser.
De centrala adresserna som är knutna till en tjänst centralt är alltid valbara, se information under länken.

Vid registrering har skolan möjlighet att döpa och ange adressen till ett ”eget” namn som beställare/inköpare på skolan är bekant med som då kan väljas.
OBS! fördefinierade adresser ska alltid användas då de är förankrade med hur det ser ut på KTH och skolorna gällande leveranser.

Endast vid mycket speciella tillfällen kan en adress registreras manuellt och det är alltid beställaren/inköparen som ansvarar för att det är korrekt angivet på ordern.
För leveranser anger WISUM det korrekta postnummer som 114 28 för gatuadressen, transportörerna nyttjar det för att hitta via GPS och andra tekniska lösningar som GLN nr för att hitta rätt.

OBS! 100 44 är KTH:s FACK nr och är ämnat för brevförsändelser samt paket via KTH-Post, och gäller bara KTH Campus. Se länk för information