Upphandling och inköp
KTH är en statlig myndighet. Därför är alla på KTH skyldiga att följa Lagen om offentlig upphandling (LOU) samt KTH:s rutiner och processer för upphandling.
Skillnaden mellan upphandling och inköp är sammanfattningsvis:
Upphandling kallas det myndigheten gör för att anskaffa varor och tjänster som behövs för verksamheten. En upphandling avslutas med att ett avtal tecknas. Hur upphandling ska ske finns reglerat både i lagstiftning och KTH:s riktlinjer.
Inköp – köp från redan upphandlade avtal.
Köpa vara eller tjänst? Följ dessa steg, i nummerordning
1. Du ska använda varor/tjänster som är upphandlade av KTH, via våra egna ramavtal och/eller avtal som är upphandlade specifikt för din skola. Börja med att titta i avtalskatalogen eller Wisum . För info om skolspecifika avtal, kontaka inköpsansvarig för din skola. Om du inte hittar det du söker där, gå till punkt 2.
2. Kontrollera om varan/tjänsten finns på något statligt ramavtal, se avropa.se
Observera att det i vissa ramavtal finns en typ av procedur som kallas förnyad konkurrensutsättning (FKU). I dessa fall ska du kontakta
inköpsansvarig för skolan/VS
som hjälper till med annonsering.
3. Om det du söker varken finns på KTH:s ramavtal, statliga ramavtal eller skolspecifika avtal, ska du göra en upphandling enligt KTH:s regler. Hur du gör beror mycket på beloppet. Kontakta inköpsansvarig för din skola/VS för mer information.
Varför använda befintligt avtal? Och vad kan hända om jag inte gör det?
Du sparar tid jämfört med att genomföra upphandlingen själv, och de ekonomiska och kommersiella villkoren är oftast mer fördelaktiga.
Om man inte använder upphandlade avtal för de varor och tjänster man behöver, kan leverantörer med avtal hävda att de lidit skada och kräva myndigheten på kompensation för utebliven intäkt.
Om det jag söker inte finns på avtal?
Kontakta inköpsansvarig för din skola Du ska också kontakta inköpsansvarig/din skolas inköpsorganisation om:
- direktupphandling (köp upp till 700 000 SEK exkl. moms). Observera att direktupphandlingar från och med 100 000 ska konkurrensutsättas genom annonsering i upphandlingsverktyget Mercel TendSign. Detta hjälper inköpsansvarig till med.
- rutin för upphandling över direktupphandlingsgränsen (köp över 700 000 SEK exkl. moms)
- om skolans/VS rutiner för inköp
- behörigheter och användarfrågor gällande e-handelssystemet Wisum.
Vad kan hända om jag inte följer de lagar och regler som gäller för upphandling, t ex genom otillåten direktupphandling?
En otillåten direktupphandling är när en upphandlande myndighet har ingått avtal med en leverantör utan att annonsera enligt upphandlingslagen (LOU) . Det kan leda till att den upphandlade myndigheten får betala en upphandlingsskadeavgift, upp till 10 % av upphandlingens värde. Konkurrensverket är tillsynsmyndighet och gör regelbundet kontroller hos upphandlande myndigheter, som KTH.
Leverantörer som inte fått kontraktet kan ansöka om att det kontrakt som tecknats ska ogiltigförklaras och att de ska få skadestånd för utebliven vinst.