För dig som sitter i SSG

Omorganisation

Vid omorganisationer ska arbetsgivaren i god tid involvera de fackliga företrädarna i processen. Som vid alla samverkansfrågor innebär det att information, dialog och diskussion ska förekomma i ett så tidigt skede inför beslut att det finns faktiska möjligheter att påverka dessa. Ett bra sätt är att ansvarig(a) chef(er) bjuds in på ett SSG-möte där man får presentera sitt förslag och motivera varför man genomför förändringen. Skulle nya chefspositioner uppstå är det viktigt att det sker genom utlysning och att alla övriga rekryteringsprocesser och regler följs.

Checklista vid omorganisation

• Syftet med omorganisationen - har nya arbetsuppgifter tillkommit, behöver man effektivisera, vill man ha fler eller färre chefer, är det för att lösa andra problem? 

• Chefer - blir det omfördelning av personalansvar, blir nya grupper lagom stora för att kunna genomföra utvecklings- och lönesamtal, görs utlysning av nya chefspositioner, erbjuds ledarskapsutbildning om så behövs? 

• Förankringsprocessen - har medarbetarna fått vara med genom att själva arbeta med förslag, eller har möjlighet getts att diskutera och återkoppla arbetsgivarens förslag? 

• Risk och konsekvensbedömning - har en risk- och konsekvensanalys genomförts tillsammans med skyddsombud, anställda och i förekommande fall studerandeskyddsombud, är den rimlig och komplett?  

• Implementering - har arbetsgivaren funderat på hur man bäst genomför förändringen så att medarbetarna känner sig trygga, mår bra och kan fortsätta utföra sina arbetsuppgifter? 

• Uppsägning på egen begäran - om sådan förekommer, är den anställde införstådd med innebörden, är dokumenten underskrivna? 

Flytt av verksamhet

Ibland behöver KTH flytta delar av sin verksamhet. Det kan handla om organisatorisk flytt av personal från en skola till en annan, eller om fysisk flytt som till exempel byte av lokaler eller nybyggnation. Alla beslut som kan kopplas till omlokalisering ska samverkas i skolsamverkansgruppen. Vid byte av lokal är det viktigt att skyddsombud deltar under hela processen och kan ta med aspekter som är kopplade till både den fysiska och psykosociala arbetsmiljön. Det kan handla om ljud-, ljus- och temperaturförhållanden, storlek på rum och kontor, antal mötesrum och gemensamma ytor, inredningsval, tillgänglighetsanpassning, säkerhetsaspekter mm.

Rekryteringar 

Alla rekryteringar ska tas upp i skolsamverkansgruppen. Det innebär att arbetsgivaren ska delge anställningsprofiler, rekryteringstillstånd och andra underlag. Du som SSG-ledamot har rätt att granska underlagen och be att få återkomma om något verkar oklart. Rekryteringstillstånd krävs för alla anställningar som rör teknisk och administrativ personal samt forskare och forskningsingenjörer. Blanketten finns i blankettarkivet under rubriken rekrytering bland personal-, löne- och anställningsärenden.

Länk till KTH:s blankettarkiv

Checklista för att granska ett rekryteringstillstånd

• Verkar BESTA-koden stämma med arbetsbeskrivningen (befattningsbenämning, arbetsuppgifter, svårighetsgrad, personalansvar mm)? 

• Motsvarar befattningsbenämningen de arbetsuppgifter som beskrivs (forskning, undervisning inklusive examination, administration)? 

• Hur ser finansieringsplanen ut, varifrån ska pengarna tas, hur länge har man finansiering osv? 

• Är det en nyinrättad anställning eller en återbesättning, varför/efter vem? 

• Om det är deltid, vad är anledningen till att vi inte erbjuder en heltidsanställning? 

• Om det är en särskild visstidsanställning, undersök varför, exempelvis föräldraledighet, sjukskrivning osv? Vid vikariat behöver personen man söker vikarie för namnges. 

• Verkar arbetsuppgifterna återspegla verksamhetsbehovet utan att ta över andra personers arbetsuppgifter? 

• Är kraven på utbildning, erfarenheter och färdigheter relevanta och på rätt nivå kopplade till anställningen? 

• Vill man utnyttja möjligheten att endast annonsera på KTH:s intranät - varför? 

Arbetsmiljö 

Samverkan innebär att ledning och medarbetare har en helhetssyn på personalpolitik med avseende på bland annat arbetsmiljö. Till hjälp i arbetsmiljöarbetet finns det huvudskyddsombud och skyddsombud som utses gemensamt av de fackliga organisationerna. Skyddsronder är en viktig del av det systematiska arbetsmiljöarbetet på KTH. Skyddsronder kan vara både fysiska eller psykosociala och ska protokollföras. Om protokollet visar på att åtgärder krävs eller att arbetsprocesser, inredning eller andra arbetsmiljöaspekter måste förändras eller bytas ut så kan protokollet tas upp i SSG. 

Anvisning för skyddsrond - länk till KTH min anställning sidor

Arbetsskador och tillbud

Alla anmälda arbetsskador och tillbud ska dokumenteras. Inträffade händelser rapporteras via IA-systemet. När du fyllt i formuläret och sparat skickas informationen till ansvarig chef. Ärendena ska sedan tas upp i SSG. Syftet med att dokumentera arbetsskador och tillbud är bland annat för att kunna fånga upp återkommande händelser eller se mönster som kan ge värdefull information och som kan skapa underlag för ett förebyggande arbete.  

Anmälan av tillbud, risk och arbetsskada - länk till KTH min anställning sidor

Protokoll 

Alla SSG-möten ska dokumenteras genom protokoll som justeras av både arbetsgivaren och närvarande arbetstagarorganisationer. Om inga protokoll skrivs så bryter arbetsgivaren mot det lokala samverkansavtalet. Du som SSG-ledamot ska endast justera protokollet om du deltog på mötet. Det finns möjlighet att kräva att vissa uppgifter förs till protokollet såsom till exempel vid oenighet i någon viktig fråga eller andra viktiga saker man vill protokollföra så att det finns bevarat. Tänk på att det är i egenskap av Saco-S-representant som du uttalar dig, inte som enskild medarbetare.