Den fortsatta hanteringen beskrivs med bild samt steg för steg här nedan och resulterar antingen i ett beslut om genomförande eller ett motiverat avslag.
Beslutsprocess lokalförändringar
Starthändelse - Behov eller önskemål om en lokalförändring uppstår i verksamheten
När behov eller önskemål om en lokalförändring uppstår i verksamheten:
1 Utse en beställare som kan beskriva det uppkomna behovet/önskemålet
2 Ta fram ett beredningsunderlag enligt särskild mall (beställare + infrastrukturansvarig)
3 Presentera underlag för berörd chef som ger klartecken till fortsatt utredning (beställare + prefekt/avd.chef/skolchef)
Om ej klartecken från prefekt/avdelningschef/skolchef erhålles - avslutas ärendet här.
Efter klartecken vid steg 3
Fortsatt hantering vid klartecken:
4 Anmälan om lokalanpassning gör via webformulär samt i dialog med fastighetsavdelningen (infrastrukturansvarig)
5 Ärendet fördelas inom fastighetsgruppen och projektledare utses (gruppchef PD)
6 Underlag sammanställs, kostnadsuppskattning samt tidsplan tar fram, vid behov tas även kontakt med Akademiska Hus (projektledare vid PD)
7 Kostnad och åtgärdsbeskrivning presenteras för berörd prefekt/avd.chef/skolchef som tar ställning till fortsatt hantering (infrastrukturansvarig)
Om ej klartecken från prefekt/avdelningschef/skolchef erhålles - avslutas ärendet här.
Efter klartecken vid steg 7
Fortsatt hantering vid klartecken:
8 Prioritera och sortera till förenklad hantering eller fortsatt utredning (projektledare vid PD)
9 Förenklad hantering = mindre projekt med kostnad understigande 500 000kr
- åtgärd genomförs enligt åtgärdsbeskrivning och därefter avslutas ärendet (projektledare vid PD)
10 Fortsatt utredning = omfattande projekt med kostnad överstigande 500 000kr (projektledare vid PD)
11 Färdigställ förstudierapporten enligt mall (projektledare vid PD + fastighetsekonom)
12 Kvalitetsgranskningav fastighetschef (projektledare vid PD + fastighetsekonom)
13 Ärendet anmäls till Lokalrådet senast 1 vecka innan lokalrådets möte genom en e-post till mötets sekreterare Helene Rune e-post: helene@kth.se samt att komplett underlag inkl budget, laddas upp här Underlag till Lokalrådsmöten (projektledare vid PD)
14 Ärendet föredras i Lokalrådet (projektledare vid PD + fastighetsekonom)
Lokalrådet tillstyrker alternativt avstyrker ärendet.
15 Utfallet tillgängliggörs via lokalrådets protokoll som skickas tillberörda aktörer (sekreterare i lokalråd)
Om lokalrådet avstyrker ärendet - avslutas ärendet normalt här.
När lokalrådet tillstyrker ärendet
Fortsatt hantering då lokalrådet tillstyrker ärendet:
16 Ärendet anmäls för beslut till beslutsfattare enligt KTH:s besluts- och delegationsordning. (projektledare vid PD + fastighetsekonom)
För lokalärenden gäller följande:
Beslut understigande 5 miljoner kronor fattas av KTH:s fastighetschef
Beslut överstigande 5 miljoner kronor fattas av KTH:s universitetsdirektör
Beslut av principiell vikt fattas av Rektor (kan vara av större ekonomisk betydelse eller större ekonomisk risk samt av strategisk betydelse)
17 Beslut om projekt fattas av beslutsfattare enligt delegationsordning. B
Om beslutsfattare avslår - avslutas ärendet normalt här
alternativt återremitteras ärendet till lokalrådet eller för fortsatt utredning
18 Beslutet diarieförs och expedieras (projektledare vid PD)
