Lokalprojekt

Behöriga beställare av lokalprojekt är skolans kontaktperson i infrastrukturfrågor, administrativ chef eller skolchef. Anmälan görs genom ett webformulär .

Fastighetsavdelningen svarar för kontakterna med hyresvärden, inhämtar tillstånd och inleder projektet.

Hyresvärden ansvarar för och initierar underhållsåtgärder i samråd med KTH. Underhållsåtgärder samordnas med fördel med KTH:s eventuella lokalprojekt.

Kategorier av lokalprojekt

Större ny- och ombyggnader

Oftast initierade av KTH:s ledning. Projekt som är värdehöjande för fastigheten.

Mindre ombyggnad eller lokalanpassning

Oftast föranledd av verksamhetsförändringar.

Lokalärende av mindre omfattning

Avser reparationer och serviceåtaganden som efterfrågas av nyttjare utöver hyresvärdens åtagande enligt gränsdragningslistan. Åtgärden förändrar INTE byggnadens planlösning, försörjningssystem, lokalernas funktion eller utseende. Exempel är bättringsmålning, kompletteringar av eluttag, service på nyttjarens utrustning (dragskåp, kylutrustning, byte av filter osv.), flytt av allmänbelysning och komplettering lika befintligt.

Finansiering av lokalprojekt

Större ny- och ombyggnader

Vid större ny- och ombyggnader som är en värdehöjande förbättring av fastighet regleras generellt hyresförhållandet genom omförhandlat hyresavtal, dvs. genom att hyresvärden finansierar åtgärderna och gör ett påslag på lärosätets hyra. Ett påslag på lärosätets hyra finansieras via KTH:s internprismodell för lokaler och därmed något som alla nyttjare är med och finansierar.

Det finns alltid delar i projektet som belastar verksamheten, t ex kostnader för framtagande av programhandling och tidig kalkyl, projektering och inköp av inredning och verksamhetsrelaterad utrustning, AV-utrustning, skyltar och flyttkostnader.

Löpande inre fastighetsunderhåll av ytskikt, allmänbelysning eller åtgärder relaterade till inomhusklimat bekostas normalt av hyresvärd, enligt gränsdragningslista i hyresavtalet. Det gäller inte vid onormalt slitage eller då verksamheten vill tidigarelägga åtgärd som inte finns i hyresvärdens underhållsplan.

Mindre ombyggnader eller lokalanpassningar

Specifika verksamhetsanpassningar finansieras av berörd skola.

Lokalärende av mindre omfattning

Lokalärenden finansieras av berörd skola.

Genomförande av lokalprojekt

Större ny- och ombyggnader

Efter initiering tilldelas projektet en projektledare. Efter samråd med beställande skola och preliminär bedömning gör Fastighetsavdelningen en översiktlig utredning genom att:

• pröva önskemålens överensstämmelse mot universitetsgemensamma måldokument samt KTH Campusplan.
• undersöka möjligheter till alternativa lösningar
• bedöma önskemålen ur funktionell, gestaltningsmässig, teknisk och kostnadsmässig synvinkel
• samråda med hyresvärden

Projektet handläggs därefter, i samråd med skolan, av Fastighetsavdelningen som i normal ordning kan anlita hyresvärden eller fristående konsulter och entreprenörer för projektering och genomförande.

Verksamheten ombeds nu att förtydliga sina behov. Till hjälp finns dokument såsom t ex. Verksamhetsdialog och Rumsfunktionsprogram (RFP), som verksamheten fyller i. När dokumenten är framtagna kan projektledaren avropa en inredningsarkitekt som sammanställer en Programskiss. Kostnad för inredningsarkitekt belastar verksamheten. Därefter behöver verksamheten (Skolchef eller Prefekt) fatta ett beslut om att gå vidare med projektet och att de kostnader som genereras betalas av verksamheten.

Programskiss, RFP och Verksamhetsdialog är nu underlag för beställning av en kalkylerbar handling. Viss projektering behöver utföras för att kunna kalkylera projektet. En kalkylerbar Programhandling och en tidig kalkyl tas fram. Kalkyler i tidiga skeden är osäkra men ger en indikation på projektets totala kostnad. Kostnader för framtagande av programhandling och kalkyl belastar verksamheten. När kalkylen finns framme sammanställer projektledaren ett Projektdirektiv. Direktivet innehåller projektbeskrivning, kalkyl, mål, risker mm. Kalkylen redovisar projektets kostnader och hur dessa fördelas inom KTH. Projektdirektivet godkänns av respektive skolchef innan det redovisas för Skolchefsrådet. Beslut om projektets genomförande tas därefter av Rektor.

Efter beslut om genomförande vidtar projektering i samarbete med hyresvärd. En av hyresvärden utsedd projektledare med konsulter utarbetar systemhandlingar och bygghandlingar samt upphandlar entreprenör att utföra byggnadsarbetena. KTHs projektledare följer detta arbete och förankrar det kontinuerligt hos skolorna eller VS via kontaktpersonen.

Som ett led i strävan att skapa generella och flexibla lokaler inom KTH har Fastighetsavdelningen samlat synpunkter och detaljlösningar i dokumentet KTH Planeringsunderlag för projektering av lokaler. Där finns också vidare information om projektprocessen.

Skolornas kontaktpersoner i lokalprojekt

I alla lokalprojekt, från planeringsskede till inflyttning, har Fastighetsavdelningen en projektledare som ska svara för att KTH:s intressen tillgodoses. I projektledarens uppgifter ingår att vara kontaktperson gentemot, och mellan, berörda skolor och hyresvärden.

En kontaktperson ska också utses av berörda skolor. Denna person bör vara insatt i verksamhetens lokalfrågor.

Kontaktpersonens uppgift är att hålla sig informerad om projektet, vara tillgänglig, hålla kontakt med intressenter inom skolan, samt ansvara för förankring i skolans samverkansgrupp. Denna uppgift är viktig för att få ett bra slutresultat. Fastighetsavdelningen knyter genom detta förfarande namngivna personer till projektet för att åstadkomma kontinuitet, få tydlighet gentemot andra inblandade parter och behålla upparbetad erfarenhet inom projektet.

Vid sidan av den fortlöpande redovisningen i samverkansgruppen är det vid omfattande lokalprojekt lämpligt att utse en särskild referensgrupp. Gruppen bör bestå av skyddsombud och representanter för arbetstagar- och arbetsgivarsidan och dess uppgift ska vara att följa arbetet och tillsammans med kontaktpersonen lämna synpunkter å skolans vägnar.

Mindre ombyggnad eller lokalanpassning

Önskemål om ombyggnader föranleds i allmänhet av verksamhetsförändringar. Åtgärderna är inte värdehöjande för fastigheten, utan specifik för den aktuella verksamheten.

Beroende av projektets omfattning genomgås samma steg som för större ny- och ombyggnader.

Lokalärende av mindre omfattning

Avser serviceåtgärder och reparationer enligt definition ovan. Beställs av behöriga beställare inom skolan eller VS direkt av hyresvärdens drifttekniker och behöver därmed inte föranmälas till Fastighetsavdelningen. Faktura direkt till respektive skola eller VS.