Information viktigt vid förändring
I slutet av maj gick sju medlemmar i CBH:s administrativa ledningsgrupp en kurs i förändringsledning och förändringskommunikation hos Sveriges kommunikatörer.
– Kursen väckte tankar och jag fick med mig en hel del viktiga verktyg som vi kommer att kunna arbeta med för en smidigare övergång. Mycket diskussionsmaterial, säger Daniel Tavast som är infrastrukturansvarig på CBH.
Lena Birgersdotter är HR-ansvarig på CBH och har också gått kursen hos Sveriges kommunikatörer. För henne var det ett bra sätt att fräscha upp gamla kunskaper, särskilt eftersom hon nyligen kommit med som representant för HR vid skolorna i den arbetsgrupp som arbetar med förändringskommunikation under verksamhetsstödets samgående.
– Varje förändring är en ny situation. Det jag framför allt tar med mig från kursen är hur personer reagerar i en förändring och att man går igenom olika faser. Alla går igenom samma kurva, men det tar olika lång tid för var och en och det behöver man vara medveten om, säger hon.
Kunskaperna är något som även Daniel Tavast tar fasta på när det gäller hans arbete med infrastrukturgruppen.
– Bland annat kan vi diskutera var vi är i förändringstrappan och påpeka att det är normalt att man känner oro inför en förändring. Det är också viktigt att inse vikten av att informera, även om vi inte har någon information, säger han.
Att leda i förändring kan vara utmanande.
– Det är en belastning eftersom det vanliga verksamhetsstödet ska skötas samtidigt men det är också roligt därför att man kan vara med och ge sina synpunkter på hur det ska bli sen, säger Lena Birgersdotter.
– Alla tjänster måste fortsätta för att vi ska ha en fungerande vardag för alla i verksamheten. Det har blivit ett ledord i vår kartläggning. Vi måste fortfarande få in varor, tryckluft, avjoniserat vatten och allt annat som verksamheten behöver för att kunna bedriva sin forskning, säger Daniel Tavast.
Gemensamma processer
På HR-sidan pågår också ett arbete med att ta fram gemensamma processer inför ett byte av systemet för löneutbetalning.
– Tack vare att den arbetsgruppen går igenom vilken administration som behövs för våra olika former av anställda, från att tjänsten skapas, personen rekryteras och till att personen slutar, så får vi syn på likheter och olikheter i våra arbetssätt på de fem skolorna och inom GVS. Tanken är att en mer gemensam process ska minska arbetsbördan eftersom det då räcker att hålla en process uppdaterad istället för att det ska göras på sex olika ställen inom KTH. Vi frigör då tid för att vara flexibla gentemot verksamheten där det behövs, säger Lena Birgersdotter.
Som medarbetare i förändringstider tycker Lena Birgersdotter att det är viktigt att sätta ord på sina känslor och skaffa sig information.
– Jag tycker man ska berätta för sin chef hur man uppfattar förändringen eftersom chefen inte kan gissa sig till hur man reagerar. Jag tycker också att man ska ta reda på vad förändringen innebär och vill gärna tipsa om denna sida på intranätet , säger hon.
Stöd att ta del av
Till hösten finns planer på olika insatser med koppling till samgåendet för såväl chefer som medarbetare, men det finns redan i dag olika sorters stöd, utbildning och information att ta del av.
– För dig som arbetar i verksamhetsstödet har vi löpande informationsmöten och för alla grupper av anställda finns det möjlighet att få en samtalstid på företagshälsovården Avonova, Man bokar själv och det går att boka tre samtal anonymt, säger Lena Birgersdotter.
Text: Sabina Fabrizi