Kartläggning av ekonomistödet visar på skillnader i rutiner

Den 7 juni fattar KTH:s rektor beslut om det fortsatta arbetet med samgåendet av skolornas verksamhetsstöd och KTH:s gemensamma verksamhetsstöd, GVS,som träder i kraft vid årsskiftet. En administrativ chef på skolnivå samt en avdelningschef från GVS, ansvarar för vart och ett av verksamhetsstödets funktionsområden.

CBH:s enhetschefer deltar i att kartlägga varje stödområde utifrån arbetsordning, kopplingar och behov samt ge en övergripande beskrivning av hur det fortsatta arbetet inom varje område ska bedrivas.

– Vi har gjort en SWOT-analys, lämnat förslag på hur lokalhyrorna ska fördelas på skolorna och identifierat svagheter och styrkor för hela ekonomihanteringen på KTH, berättar Simon Barsaum.

En enhetlig fördelningsmodell

När det gäller lokalhyror finns i dag olika fördelningsmodeller på såväl varje skola som internt på skolorna. Tanken är att skapa en enhetlig modell för hela KTH.

– Till exempel finns fyra eller fem modeller bara på CBH. En del hanteras manuellt och andra automatiserat och det tar mycket tid från oss, samtidigt som våra forskare får olika procentsatser på sina projekt, vilket blir komplicerat vid en revision av externa projekt. Det blir svårt för forskare på olika skolor att jämföra kostnader med varandra och skapar problem för oss att förklara dessa skillnader för till exempel våra finansiärer, säger Simon Barsaum.

De ekonomiansvariga har också kartlagt arbetet på sina ekonomienheter, vad medarbetarna jobbar med och vad som ingår i hanteringen på respektive skola.

– På en del skolor hanteras visa arbetsuppgifter av ekonomienheten men inte på andra, så vi tittar på vilka arbetsuppgifter som kan skilja sig åt. Ett annat exempel är hur respektive skola hanterar SUHF-modellen som ligger till grund för fördelningen av våra gemensamma kostnader. Kartläggningen visar att det görs på olika sätt, säger Simon Barsaum.

Välkomnar gemensamma rutiner

SWOT-analysen som gjorts på ekonomiområdet visar bland annat på mycket kompetens på skolorna, en bra och informativ gemensam ekonomihandbok och ett bra ekonomisystem. Dock saknas gemensamma rutiner över hela linjen och för skolorna och det är svårt att få tillgång till gemensamma dokument, vilket kan skapa problem vid exempelvis revision.

– Vi ska vara en enda organisation och ha möjlighet att jobba efter samma rutiner och processer. Jag tycker det blir bra om vi kan ha ungefär liknande rutiner över hela linjen, säger Simon Barsaum.

Nästa steg för arbetsgruppen inom ekonomi är att prioritera bland alla de punkter som framkommit i SWOT-analysen och diskutera vilka områden gruppen ska arbeta med i höst.

Nytt budgetverktyg

Parallellt med kartläggningen pågår sedan förra året också ett arbete med att ta fram ett gemensamt budgetverktyg för hela KTH, där två skolor ingår i ett pilotprojekt. Det nya budgetverktyget ska ge möjlighet att göra budgetar över flera år istället för årsvis som i dag och möjliggöra prognoser och uppföljning av hur ekonomin utvecklas.

– Över 50 procent av våra utgifter är lönekostnader. Budgetverktyget kommer förhoppningsvis också att kunna kopplas till det nya lönverktyget som håller på att tas fram. Då kan man prognosticera och följa utvecklingen av till exempel bemanningen av ett projekt. En flerårig budget ger bättre möjlighet till mer långsiktiga beslut, nu har vi inte den möjligheten. En annan fördel är att vi slipper alla Excelfiler som mejlas fram och tillbaka och som skapar osäkerhet och risk att information försvinner. Jag tror det blir en avsevärd förbättring när vi får det nya budgetverktyget, säger Simon Barsaum.

Text: Sabina Fabrizi