Ny rutin för hantering av papperskvitto vid utlägg gjorda efter den 1 juli
Arkiv & Registratur på KTH har nyligen uppdaterat informationshanteringsplanen Klara Dialog i linje med riksarkivets nya rekommendation om originalkvitto, lagändring från 1 juli 2024.
KTH behöver inte längre begära in originalkvitto från den som haft utlägg ifall kvittot finns inskannat, är läsbart och sparas i reseadministrativt system.
Granskare av resor och utlägg ska kontrollera att inskannade kvitton är läsbara och den anställde som gjort utlägget ska spara sina kvitton tills dess att ersättning betalats ut.
-
Papperskvitto skannas in och bifogas i KTH-RES av den anställde som gjort utlägget.
-
Kvitton ska alltid skannas in separat, ett kvitto per utlägg.
-
Den anställde ska spara kvittot till dess att utläggsrapport/reseräkning är attesterad och utbetald.
-
Kvitto behöver inte längre skickas eller lämnas in till granskaren.
-
Granskaren kontrollerar och säkerställer att skannat kvitto är läsbart. Om kvittot inte går att öppna eller läsa ska granskaren be om att kvittot laddas upp på nytt i annat format eller att det skickas in/lämnas till granskaren.
Observera att kvitton för utlägg som gjorts före den 1 juli 2024 måste lämnas in i original till granskare tillsammans med utskrift av utläggsrapporten.
Kvitton för utlägg som är äldre än ett år har förfallit och godkänns ej. Inga dispenser får ges.