Pulsmöte uppskattad form av APT
På avdelningen för ytbehandlingsteknik på CBH-skolan har man sedan flera år ett upplägg med korta ”pulsmöten” varje fredag – istället för mer traditionella helgruppsmöten.
– Vårt upplägg med pulsmöten, separata forskargruppsmöten och måndagsseminarier, fungerar väldigt bra och känns mycket mer effektivt och ändamålsenligt jämfört med de traditionella helgruppsmötena vi hade tidigare. Detta verkar vara den generella uppfattningen bland avdelningens medlemmar, säger Linda Fogelström, forskare på avdelningen.
Pulsmöten är korta möten (15 min) där hela gruppen tar upp angelägenheter som rör avdelningen för ytbehandlingsteknik. Utöver pulsmötena har man även separata tillfällen där forskningsfrågor diskuteras i mindre konstellationer. Så på pulsmötena tar man egentligen upp allt annat än just forskningen, enligt Linda Fogelström.
– Klockan 9.45 varje fredag möts vi i korridoren utanför köket där vi har vår pulstavla. Om man inte kan vara med på plats kan man vara med via Zoom via en dator som någon av deltagarna håller upp. Vi går igenom aktuella ärenden som finns uppsatta på pulstavlan, det kan vara till exempel ”kylarna i labbet behöver inventeras och rensas” eller ”mikropipetterna behöver kalibreras”.
Inga långa diskussioner
Under pulsmötet ska det inte ske några långa diskussioner och tanken är inte att man ska lösa de ärenden som tas upp under själva mötet. På mötet ska man bara utse ansvariga personer och grupper för respektive ärende och gå igenom status för de olika pågående ärendena.
– Förut hade vi vanliga gruppmöten med hela avdelningen, där vi både hade vetenskapliga presentationer och diskuterade forskning och gick igenom ärenden som rörde det dagliga arbetet. Dessa blev dock väldigt långa och effektiviteten i att lösa uppkomna ärenden var väldigt låg; samma frågor tenderade att återkomma under flera möten i rad utan att några åtgärder utförts, ibland för att det var oklart vem som var ansvarig och ibland för att de glömdes bort.
Inspiration från industri-samarbeten
Inspirationen till pulsmöten fick avdelningen för ytbehandlingsteknik från sina samarbetspartners i industrin, berättar avdelningschef Eva Malmström Jonsson.
– Vi startade med detta för 4-5 år sedan efter inspiration från samarbetspartners och drog fördel av att ett par dåvarande doktorander hade erfarenhet av detta från tidigare jobb i industrin, säger Eva Malmström Jonsson.
RAG-undersökning
Varannan vecka utför avdelningen också en RAG-undersökning i samband med pulsmötet, där deltagarna får sätta färg på sitt eget tillstånd i förhållande till tre områden: ”work environment”, ”lab environment” och ”well being”. RAG står för Red Amber Green, just för att det är de färgerna man använder för att signalera hur man själv känner att statusen är på de olika områdena. RAG-undersökningen görs genom att deltagarna kryssar i status på varsin lapp som samlas in anonymt på mötet.
– På så sätt tar vi regelbundet tempen på hur det står till på de olika områdena enligt avdelningens medlemmar. Om man anger rött eller orange uppmanas man att ge en kommentar till vad som inte är på topp, så att vi kan försöka göra förbättringar därefter, säger Linda Fogelström.
Text: Jon Lindhe