Boka tjänsteresa – checklista
Använd den här sidan som ett praktiskt stöd när du planerar och bokar en tjänsteresa. Här finns tips och guider som gör det lätt att göra rätt.
Du som resenär ansvarar för att din resa följer KTH:s riktlinje.
Riktlinje om möten och resor (pdf, uppdaterad 2023)
Välj konferens med omsorg. En seriös konferens kan stärka din internationella profil, medan en oseriös konferens kan bidra till motsatsen.
Från offert till bokning
Du bokar din resa via KTH:s upphandlade resebyrå Egencia. Du kan alltså inte köpa en biljett direkt hos flygbolaget eller någon webbresebyrå.
I vissa fall kan du boka boende utanför avtal om det gäller boende för en längre tid eller om det finns särskilt utsedda hotell för din resa. Samråd alltid med din chef innan du bokar.
Alla resor som är längre än tio mil måste godkännas av din närmaste chef. Din chef godkänner resan genom att attestera din reseorder i KTH:s administrativa system för resor, KTH-RES.
Gör så här:
- Skapa en resenärsprofil i KTH-RES.
- Ta in offert från Egencia.
- Skapa reseorder i KTH-RES.
- Din närmaste chef godkänner reseordern i KTH-RES.
- Boka din resa via KTH:s upphandlade resebyrå Egencia.
Skapa resenärsprofil
Det första du behöver göra är att aktivera din resenärsprofil i KTH-RES, KTH:s system för att hantera resor. När du skapat din resenärsprofil finns den klar att använda nästa arbetsdag.
Tänk på att kryssa i rutan för GDPR så att din profil kan aktiveras.
Skapa/uppdatera din resenärsprofil (KTH Intranät)
Ta in offert
Du når Egencias bokningsportal via din resenärsprofil på KTH-RES.
KTH-RES finns också som app:
Skapa reseorder
I reseordern anger du syftet med resan, det är ett villkor för att du senare ska kunna ansöka om ersättning för dina utlägg.
Skapa reseorder (steg-för-steg-guide)
Försäkringar
För att kunna visa att du är försäkrad behöver du ha med dig ett EU-kort från Försäkringskassan och ett certifikat för KTH:s tjänstereseförsäkring.
Avbeställningsskydd
Resor som är bokade hos Egencia och betalas via Diners TAC/Faktura är försäkrade genom Moderna försäkringar. Avbeställningsskyddet täcker bland annat om du blir sjuk och tvingas boka av din resa eller om du missar anslutningsflyg eller försening av bagage med mera.
Här kan du läsa mer om avbeställningsskyddet
Eurocard (FUP-kort)
KTH har ett företagsupphandlat betalkort (FUP-kort) i samarbete med Eurocard. Kortet underlättar när du behöver göra utlägg under tjänsteresan. Fakturan skickas till dig och du betalar i efterskott.
Läs mer
Mer detaljerad information om tjänsteresor finns på KTH:s gemensamma intranät.
Tjänsteresa steg för steg (KTH Intranät)
Kontakta oss
Har du frågor? Mejla till CBH:s specialister på resor, travelexpenses@cbh.kth.se.