Prisma är en gemensam e-tjänst för ansökan, granskning, signering och rapportering för Vetenskapsrådet (VR), Formas, Forte, Naturvårdsverket, Rymdstyrelsen samt Skolforskningsinstitutet.
Elektroniska uppgifter som registreras en gång
Prisma är utvecklat för att förenkla för forskare, forskningsråden och universitet. Grundtanken är att du som forskare ska registrera information i Prisma en gång och sedan kunna återanvända den för flera ansökningar, dessutom för flera olika finansiärer.
Samtidigt så blir alla uppgifter och signaturer elektroniska vilket gör att du slipper papperskopior samt att du kan utföra uppgifterna var du än är. Du som forskare behöver inte tänka på vem som ska signera ansökan eller vem som ska utföra den ekonomiska rapporteringen. Istället sköts detta av ett organisationskonto på KTH som fördelar uppgifterna till rätt person.
För KTH som universitet
För KTH erbjuder Prisma en överblick över ansökningarna och bidrag samt möjlighet till bättre uppföljning och stöd.
KTH har ett organisationskonto. Din skola/avdelning/institution behöver därför inte ett eget konto.
Avsnitt i Prisma och rutiner på KTH
För hjälpbeskrivningar och steg för steg instruktioner se
Prismas användarstöd
. Om du är obekant med Prisma så erbjuder deras snabbguide en introduktion,
se Prismas snabbguide
.
Utförliga instruktioner för att skapa ett personkonto
läs mer här på Prismas sidor för användarstöd
(RSO rekommenderar att skapa personkonto med SWAMID). Även om du skapar ett personkonto via SWAMID så kommer du att få separata inloggningsuppgifter för Prisma ifall du skulle önska använda det.
Information från Prisma:
Viktig information
Alla användare i Prisma (forskare, signerare och administratörer) måste skapa ett individuellt personkonto. Även:
Medverkande forskare
Medverkande administratörer
Du kan endast ha ett personkonto i Prisma där du samlar all din information. Tänk därför på att du bara kan
ha en eller två mejladresser kopplad till ditt personkonto och att den primära mejladressen är ditt användarnamn. Om du vill bjuda in en person att medverka i din ansökan är det viktigt att inbjudan går till någon av de mejladresser som personen har kopplad till sitt personkonto i Prisma.
Skapa ORCID iD
Innan du skapar ditt personkonto i Prisma så rekommenderas du att skapa ett ORCID iD, förutsatt att du inte redan har ett. Administrativ personal ska inte skapa ett ORCID iD.
KTH är sedan hösten 2014 medlemmar i ORCID och har utvecklat en tjänst för att skapa ett ORCID iD och koppla det till KTH, läs mer på
KTH:S ORCID-applikation - skapa ORCID iD
. Det är även möjligt att via tjänsten koppla ett befintligt ORCID iD till KTH. Läs mer på
om du vill du veta mer.
Checklista:
Rekommendation - skapa ORCID iD (om du ej redan har). Adminpersonal ska inte göra detta steg.
Olika skolor och avdelningar kan ha egna rutiner. Hör med din skola/avdelning om vilka rutiner som gäller för dig.
Läs igenom hela utlysningstexten för ansökan för att se vilken information som efterfrågas och hur den ska registreras.
Research Support Office och KTH:s ekonomiavdelning rekommenderar att du bjuder in enekonom som medverkande administratör till din ansökan för att bistå i budgetarbetet samt att du underrättar din prefekt/avdelningschef att en ansökan påbörjas alternativt även bjuder in denne som medverkande administratör.
Prismas webb om medverkande
Personer som inte har bjudits in kan ej se att en ansökan har påbörjats och du måste själv bjuda in eventuella medverkande administratörer.
Det är viktigt att inbjudan går till den mejladress som personen har registrerat som e-postadress i Prisma (ej användarnamnet) annars fungerar inte kopplingen.
Observera att du inte kan registrera din ansökan om du har obesvarade inbjudningar till medverkande forskare eller medverkande administratörer.
Bjud tidigt i processen in medverkande forskare så att de har tid att lägga in sin information (CV, publikationer, m.m.).
Prismas webb om medverkande
.
Det är viktigt att inbjudan går till den mejladress som personen har registrerat som e-postadress (ej användarnamnet) i Prisma annars fungerar inte kopplingen.
Den medverkande forskaren kan antingen 1.Lägga till och redigera information i ansökan samt lägga till sitt CV och sin publikationslista till ansökan eller 2.Lägga till sitt CV och sin publikationslista till ansökan.
Observera att du inte kan registrera din ansökan om du har obesvarade inbjudningar till medverkande forskare eller medverkande administratörer.
Fyll i formuläret för ansökan.
Du kan närsomhelst under en ansökan kontrollera om det saknas något fält eller om det är något fel i din ansökan under rubriken registrera.
Registrera ansökan. Du har möjlighet att avregistrera ansökan och göra förändringar fram till deadline för utlysningen. Ansökan måste vara registrerad när deadline passeras för att den ska lämnas in. Om ansökan inte är registrerad när deadline passeras kommer den inte att registreras.
Du kan se om din ansökan är registrerad längst upp till höger över status. Din ansökan har då status Registrerad.
Kontrollera hur ansökan ser ut som PDF. Du kan under Välj -> Visa ansökan (PDF) se hur din ansökan ser ut som en PDF-fil. Det är såhär granskarna kommer se din ansökan.
Signering av ansökan sköts av KTH:s organisationskonto och uppgiften fördelas automatiskt till behörig person för signering efter deadline. Denne har då vanligtvis 7 dagar på sig att signera ansökan. Du behöver inte bjuda in den som ska signera din ansökan som medverkande administratör. Resarch Support Office ansvarar för den automatiska fördelningen.
OBS! Signeraren kan bara neka eller acceptera ansökan. Det är inte möjligt att korrigera en ansökan efter deadline. Stäm därför av ansökan med prefekt/avdelningschef i god tid innan deadline.
Du får en bekräftelse per e-mail när ansökan har signerats.
Det är möjligt att bjuda in medverkande forskare och medverkande administratörer i Prisma.
Medverkande forskare
Medverkande forskare kan bjudas med olika behörighet (som sätts efter att personen har bjudits in).
Med rättigheter att lägga till och redigera information i en ansökan samt lägga till sitt CV och sina publikationer.
Med rättighet att se men inte redigera information i ansökan samt lägga till sitt CV och sina publikationer.
Medverkande administratörer
Medverkande administratörer har inte del i ansökan men har behörighet att se och ändra information i en ansökan.
Om medverkande inte har ett konto i Prisma
Om personen accepterar din inbjudan och inte har ett konto i Prisma kommer han eller hon även att få instruktioner om skapande och aktiverande av konto. Tänk på att ett konto är knutet till en viss e-postadress. Om du vill bjuda in en person att medverka i din ansökan är det viktigt att inbjudan går till den e-postadress som personen har registrerat i Prisma. T.ex. så skiljer systemet på anders.andersson@kth.se och anders.andersson@abe.kth.se även om båda dessa mailadresser är kopplade till samma inbox.
Observera att du inte kan registrera din ansökan om du har obesvarade inbjudningar till medverkande forskare eller medverkande administratörer.
För mer information om medverkande forskare och administratörer
.
Budget
Rutinerna för budgeten skiljer mellan skolor och avdelningar. Kontakta därför din skolekonom om du har frågor om budgeten.
Organisationsansökan
Om utlysningen berör en organisationsansökan kontakta Research Support Office på
prisma-support@kth.se
.
Bidragsformerna för organisationsutlysningar är följande:
Forskarskolor, gästforskare, driftsbidrag till forskningssamordning och institut, tidskriftsbidrag och bidrag till forskningsinfrastruktur.
Bidrag till (bland annat) verksamheter som stödjer forskning, antingen i form av forskningsmiljö, forskarskolor, eller forskning på nationell eller internationell nivå.
För dessa måste RSO öppna en ansökan och därefter bjuda in aktuell projektledare. Denne fyller i ansökan och meddelar RSO när det är dags att registrera ansökan. För att RSO ska kunna öppna en ansökan behöver RSO information om projektledare samt projektnamn på både svenska och engelska.
Det är också RSO som signerar Godkännande av villkor vid beviljat bidrag samt hanterar förfrågningar under projektets löptid såsom förlängning av projektet etc.
Signering av uppgift
Signerare
Signering av ansökan i Prisma görs elektroniskt av behörig företrädare.
Är du signerare och vill veta vad som gäller för dig? Kontakta
prisma-support@kth.se
.
OBS! Det är inte möjligt att vid signering påpeka brister eller göra korrigeringar utan här är det bara möjligt att neka eller acceptera en ansökan.
Behörig företrädare
Behörig företrädare regleras av KTH:s och skolornas besluts- och delegationsordningar. Det är oftast skolchef eller avdelningschef/prefekt som signerar en ansökan och bidragsvillkoren.
För dig som forskare
Du som forskare behöver inte tänka på att du ska fördela uppgiften till rätt person för signering utan denna uppgift utförs av KTH:s organisationskonto (som administreras av Research Support Office). Efter att du har slutregistrerat din ansökan och deadline har passerats kommer alla signeringsuppgifter att fördelas ut till rätt personer. Din skola/avdelning/institution ska inte skapa ett organisationskonto utan KTH har ett organisationskonto.
Efter godkänd ansökan
Efter att din ansökan har godkänts skall den diarieföras. Kontakta din dokumentsamordnare på din skola,
lista på dokumentsamordnare
. Även beslutet, del- och slutrapportering skall diarieföras.
Användare ekonomi
Är du ekonom och har frågor om Prisma eller problem med ditt personkonto? Kontakta
prisma-support@kth.se
.
