Prisma är en gemensam e-tjänst för ansökan, granskning, signering och rapportering för Vetenskapsrådet (VR), Formas, Forte, Naturvårdsverket, Rymdstyrelsen samt Skolforskningsinstitutet.
Elektroniska uppgifter som registreras en gång
Prisma är utvecklat för att förenkla för forskare, forskningsråden och universitet. Grundtanken är att du som forskare ska registrera information i Prisma en gång och sedan kunna återanvända den för flera ansökningar, dessutom för flera olika finansiärer.
När du använder prisma, blir alla dina uppgifter och signaturer elektroniska. Det gör att du slipper papperskopior samt att du kan utföra uppgifterna var du än är. Du som forskare behöver inte tänka på vem som ska signera ansökan eller vem som ska utföra den ekonomiska rapporteringen. I stället sköts detta av ett organisationskonto på KTH som fördelar uppgifterna till rätt person.
För KTH som universitet
För KTH erbjuder Prisma en överblick över ansökningarna och bidrag samt möjlighet till bättre uppföljning och stöd.
KTH har ett organisationskonto. Din skola/avdelning/institution behöver därför inte ett eget konto.
Avsnitt i Prisma och rutiner på KTH
För hjälpbeskrivningar och steg för steg instruktioner se Prismas användarstöd . Om du är obekant med Prisma så erbjuder deras snabbguide en introduktion, se Prismas snabbguide .
Skapa personkonto
För utförliga instruktioner kring hur du skapar ett personkonto Prismas sidor för användarstöd (RSO rekommenderar att skapa personkonto med SWAMID). Även om du skapar ett personkonto via SWAMID så kommer du att få separata inloggningsuppgifter för Prisma ifall du skulle önska använda det.
Viktig information
Alla användare i Prisma (forskare, signerare och administratörer) måste skapa ett individuellt personkonto. Även:
Medverkande forskare
Medverkande administratörer
Du kan endast ha ett personkonto i Prisma där du samlar all din information. Tänk därför på att du bara kan ha en eller två mejladresser kopplade till ditt personkonto och att den primära mejladressen är ditt användarnamn. Om du vill bjuda in en person att medverka i din ansökan är det viktigt att inbjudan går till någon av de mejladresser som personen har kopplad till sitt personkonto i Prisma.
Skapa ORCID iD
Innan du skapar ditt personkonto i Prisma så rekommenderas du att skapa ett ORCID iD, förutsatt att du inte redan har ett. Administrativ personal ska inte skapa ett ORCID iD, utan det gör man själv.
KTH är sedan hösten 2014 medlemmar i ORCID och har utvecklat en tjänst för att skapa ett ORCID iD som kan kopplas till KTH.Det är även möjligt att via tjänsten koppla ett befintligt ORCID iD till KTH.
Rutiner kan variera mellan KTH:s skolor och avdelningar. Hör av dig till din skola/avdelning för att kontroller vilka rutiner som gäller för dig.
Steg 1: Läs igenom hela utlysningstexten för ansökan för att se vilken information som efterfrågas och hur den ska registreras.
Steg 2: Research Support Office och KTH:s
Du är rekommenderar att kontakta ekonomiavdelning för att inkludera en ekonom som medverkande administratör till din ansökan för att bistå i budgetarbetet. Du ska också underrättar din prefekt/avdelningschef att en ansökan påbörjas alternativt och bjuda in denne som medverkande administratör.
Personer som inte har bjudits in kan inte se att en ansökan har påbörjats, och du måste själv bjuda in eventuella medverkande administratörer.
Det är viktigt att inbjudan går till den e-post som personen har registrerat som e-postadress i Prisma, och inte användarnamnet - annars fungerar inte kopplingen.
Observera att du inte kan registrera din ansökan om du har obesvarade inbjudningar till medverkande forskare eller medverkande administratörer.
Steg 3: Bjud tidigt i processen in medverkande forskare
Att inkludera övriga parter tidigt i processen ger dem tid att lägga in sin information, till exempel CV och publikationer
Det är viktigt att inbjudan går till den e-post som personen har registrerat som e-postadress i Prisma, och inte användarnamnet - annars fungerar inte kopplingen.
Den medverkande forskaren kan antingen 1) lägga till och redigera information i ansökan samt lägga till sitt CV och sin publikationslista till ansökan eller 2) lägga till sitt CV och sin publikationslista till ansökan.
Observera att du inte kan registrera din ansökan om du har obesvarade inbjudningar till medverkande forskare eller medverkande administratörer.
Steg 4: Fyll i formuläret för ansökan.
Du kan närsomhelst under en ansökan kontrollera om det saknas något fält eller om det är något fel i din ansökan under rubriken registrera.
Steg 5: Registrera ansökan.
Du har möjlighet att avregistrera ansökan och göra förändringar fram till deadline för utlysningen. Ansökan måste vara registrerad när deadline passeras för att den ska lämnas in. Om ansökan inte är registrerad när deadline passeras kommer den inte att registreras.
Du kan se om din ansökan är registrerad längst upp till höger över status, och då har den status Registrerad.
Steg 6: Kontrollera hur ansökan ser ut som PDF. Genom att välja Visa ansökan (PDF) kan du se hur din ansökan ser ut som en PDF-fil, och det är så granskarna kommer se den.
Steg 7: Signering av ansökan sköts av KTH:s organisationskonto och uppgiften fördelas automatiskt till behörig person för signering efter deadline. Denne har då vanligtvis 7 dagar på sig att signera ansökan. Du behöver inte bjuda in den som ska signera din ansökan som medverkande administratör. RSO för den automatiska fördelningen.
OBS! Signeraren kan bara neka eller acceptera ansökan. Det är inte möjligt att korrigera en ansökan efter deadline. Stäm därför av ansökan med prefekt/avdelningschef i god tid innan deadline.
Du får en bekräftelse per e-mail när ansökan har signerats.
Medverkande
Det är möjligt att bjuda in medverkande forskare och medverkande administratörer i Prisma.
Medverkande forskare
Medverkande forskare kan bjudas med olika behörighet (som sätts efter att personen har bjudits in).
Med rättigheter att lägga till och redigera information i en ansökan samt lägga till sitt CV och sina publikationer.
Med rättighet att se men inte redigera information i ansökan samt lägga till sitt CV och sina publikationer.
Medverkande administratörer
Medverkande administratörer har inte del i ansökan men har behörighet att se och ändra information i en ansökan.
Om medverkande inte har ett konto i Prisma
Om personen accepterar din inbjudan och inte har ett konto i Prisma kommer han eller hon även att få instruktioner om skapande och aktiverande av konto. Tänk på att ett konto är knutet till en viss e-postadress. Om du vill bjuda in en person att medverka i din ansökan är det viktigt att inbjudan går till den e-postadress som personen har registrerat i Prisma. T.ex. så skiljer systemet på anders.andersson@kth.se och anders.andersson@abe.kth.se även om båda dessa mailadresser är kopplade till samma inbox.
Observera att du inte kan registrera din ansökan om du har obesvarade inbjudningar till medverkande forskare eller medverkande administratörer.
För mer information om medverkande forskare och administratörer .
Budget
Rutinerna för budgeten skiljer mellan skolor och avdelningar. Kontakta därför din skolekonom om du har frågor om budgeten.
Medverkande
Det är möjligt att bjuda in medverkande forskare och medverkande administratörer i Prisma.
Medverkande forskare
Medverkande forskare kan bjudas med olika behörighet (som sätts efter att personen har bjudits in).
Med rättigheter att lägga till och redigera information i en ansökan samt lägga till sitt CV och sina publikationer.
Med rättighet att se men inte redigera information i ansökan samt lägga till sitt CV och sina publikationer.
Medverkande administratörer
Medverkande administratörer har inte del i ansökan men har behörighet att se och ändra information i en ansökan.
Om medverkande inte har ett konto i Prisma
Om personen accepterar din inbjudan och inte har ett konto i Prisma kommer han eller hon även att få instruktioner om skapande och aktiverande av konto. Tänk på att ett konto är knutet till en viss e-postadress. Om du vill bjuda in en person att medverka i din ansökan är det viktigt att inbjudan går till den e-postadress som personen har registrerat i Prisma. T.ex. så skiljer systemet på anders.andersson@kth.se och anders.andersson@abe.kth.se även om båda dessa mailadresser är kopplade till samma inbox.
Observera att du inte kan registrera din ansökan om du har obesvarade inbjudningar till medverkande forskare eller medverkande administratörer.
För mer information om medverkande forskare och administratörer .
Budget
Rutinerna för budgeten skiljer mellan skolor och avdelningar. Kontakta därför din skolekonom om du har frågor om budgeten.
Bidragsformerna för organisationsutlysningar är följande:
Forskarskolor, gästforskare, driftsbidrag till forskningssamordning och institut, tidskriftsbidrag och bidrag till forskningsinfrastruktur.
Bidrag till, bland annat, verksamheter som stödjer forskning, antingen i form av forskningsmiljö, forskarskolor, eller forskning på nationell eller internationell nivå.
För dessa måste RSO öppna en ansökan och därefter bjuda in aktuell projektledare. Denne fyller i ansökan och meddelar RSO när det är dags att registrera den. För att kunna öppna en ansökan behöver RSO information om projektledare och projektnamnet på både svenska och engelska.
Det är också RSO som signerar Godkännande av villkor vid beviljat bidrag och som hanterar förfrågningar under projektets löptid, till exempel förlängning.
Signering av uppgift
Signerare
Signering av ansökan i Prisma görs elektroniskt av behörig företrädare. Är du signerare och vill veta vad som gäller för dig? Kontakta RSO:s stöd för Prisma.
Notera att det är inte möjligt att vid signering påpeka brister eller göra korrigeringar utan här är det bara möjligt att neka eller acceptera en ansökan.
Behörig företrädare
Behörig företrädare regleras av KTH:s och skolornas besluts- och delegationsordningar. Det är oftast skolchef eller avdelningschef/prefekt som signerar en ansökan och bidragsvillkoren.
För dig som forskare
Du som forskare behöver inte tänka på att du ska fördela uppgiften till rätt person för signering utan denna uppgift utförs av KTH:s organisationskonto (som administreras av RSO). Efter att du har slutregistrerat din ansökan och deadline har passerats kommer alla signeringsuppgifter att fördelas ut till rätt personer. Din skola/avdelning/institution ska inte skapa ett organisationskonto utan KTH har ett organisationskonto.
Efter godkänd ansökan
Efter att din ansökan har godkänts skall den diarieföras. Kontakta dokumentsamordnaren på din skola. Även beslutet och del- och slutrapportering ska diarieföras.
Användare ekonomi
Är du ekonom och har frågor om Prisma eller problem med ditt personkonto? Kontakta KTH:s stöd för Prisma. .
Skapa personkonto
För utförliga instruktioner kring hur du skapar ett personkonto Prismas sidor för användarstöd (RSO rekommenderar att skapa personkonto med SWAMID). Även om du skapar ett personkonto via SWAMID så kommer du att få separata inloggningsuppgifter för Prisma ifall du skulle önska använda det.
Viktig information
Alla användare i Prisma (forskare, signerare och administratörer) måste skapa ett individuellt personkonto. Även:
Medverkande forskare
Medverkande administratörer
Du kan endast ha ett personkonto i Prisma där du samlar all din information. Tänk därför på att du bara kan ha en eller två mejladresser kopplade till ditt personkonto och att den primära mejladressen är ditt användarnamn. Om du vill bjuda in en person att medverka i din ansökan är det viktigt att inbjudan går till någon av de mejladresser som personen har kopplad till sitt personkonto i Prisma.
Skapa ORCID iD
Innan du skapar ditt personkonto i Prisma så rekommenderas du att skapa ett ORCID iD, förutsatt att du inte redan har ett. Administrativ personal ska inte skapa ett ORCID iD, utan det gör man själv.
KTH är sedan hösten 2014 medlemmar i ORCID och har utvecklat en tjänst för att skapa ett ORCID iD som kan kopplas till KTH.Det är även möjligt att via tjänsten koppla ett befintligt ORCID iD till KTH.
Rutiner kan variera mellan KTH:s skolor och avdelningar. Hör av dig till din skola/avdelning för att kontroller vilka rutiner som gäller för dig.
Steg 1: Läs igenom hela utlysningstexten för ansökan för att se vilken information som efterfrågas och hur den ska registreras.
Steg 2: Research Support Office och KTH:s
Du är rekommenderar att kontakta ekonomiavdelning för att inkludera en ekonom som medverkande administratör till din ansökan för att bistå i budgetarbetet. Du ska också underrättar din prefekt/avdelningschef att en ansökan påbörjas alternativt och bjuda in denne som medverkande administratör.
Personer som inte har bjudits in kan inte se att en ansökan har påbörjats, och du måste själv bjuda in eventuella medverkande administratörer.
Det är viktigt att inbjudan går till den e-post som personen har registrerat som e-postadress i Prisma, och inte användarnamnet - annars fungerar inte kopplingen.
Observera att du inte kan registrera din ansökan om du har obesvarade inbjudningar till medverkande forskare eller medverkande administratörer.
Steg 3: Bjud tidigt i processen in medverkande forskare
Att inkludera övriga parter tidigt i processen ger dem tid att lägga in sin information, till exempel CV och publikationer
Det är viktigt att inbjudan går till den e-post som personen har registrerat som e-postadress i Prisma, och inte användarnamnet - annars fungerar inte kopplingen.
Den medverkande forskaren kan antingen 1) lägga till och redigera information i ansökan samt lägga till sitt CV och sin publikationslista till ansökan eller 2) lägga till sitt CV och sin publikationslista till ansökan.
Observera att du inte kan registrera din ansökan om du har obesvarade inbjudningar till medverkande forskare eller medverkande administratörer.
Steg 4: Fyll i formuläret för ansökan.
Du kan närsomhelst under en ansökan kontrollera om det saknas något fält eller om det är något fel i din ansökan under rubriken registrera.
Steg 5: Registrera ansökan.
Du har möjlighet att avregistrera ansökan och göra förändringar fram till deadline för utlysningen. Ansökan måste vara registrerad när deadline passeras för att den ska lämnas in. Om ansökan inte är registrerad när deadline passeras kommer den inte att registreras.
Du kan se om din ansökan är registrerad längst upp till höger över status, och då har den status Registrerad.
Steg 6: Kontrollera hur ansökan ser ut som PDF. Genom att välja Visa ansökan (PDF) kan du se hur din ansökan ser ut som en PDF-fil, och det är så granskarna kommer se den.
Steg 7: Signering av ansökan sköts av KTH:s organisationskonto och uppgiften fördelas automatiskt till behörig person för signering efter deadline. Denne har då vanligtvis 7 dagar på sig att signera ansökan. Du behöver inte bjuda in den som ska signera din ansökan som medverkande administratör. RSO för den automatiska fördelningen.
OBS! Signeraren kan bara neka eller acceptera ansökan. Det är inte möjligt att korrigera en ansökan efter deadline. Stäm därför av ansökan med prefekt/avdelningschef i god tid innan deadline.
Du får en bekräftelse per e-mail när ansökan har signerats.
Medverkande
Det är möjligt att bjuda in medverkande forskare och medverkande administratörer i Prisma.
Medverkande forskare
Medverkande forskare kan bjudas med olika behörighet (som sätts efter att personen har bjudits in).
Med rättigheter att lägga till och redigera information i en ansökan samt lägga till sitt CV och sina publikationer.
Med rättighet att se men inte redigera information i ansökan samt lägga till sitt CV och sina publikationer.
Medverkande administratörer
Medverkande administratörer har inte del i ansökan men har behörighet att se och ändra information i en ansökan.
Om medverkande inte har ett konto i Prisma
Om personen accepterar din inbjudan och inte har ett konto i Prisma kommer han eller hon även att få instruktioner om skapande och aktiverande av konto. Tänk på att ett konto är knutet till en viss e-postadress. Om du vill bjuda in en person att medverka i din ansökan är det viktigt att inbjudan går till den e-postadress som personen har registrerat i Prisma. T.ex. så skiljer systemet på anders.andersson@kth.se och anders.andersson@abe.kth.se även om båda dessa mailadresser är kopplade till samma inbox.
Observera att du inte kan registrera din ansökan om du har obesvarade inbjudningar till medverkande forskare eller medverkande administratörer.
För mer information om medverkande forskare och administratörer .
Budget
Rutinerna för budgeten skiljer mellan skolor och avdelningar. Kontakta därför din skolekonom om du har frågor om budgeten.
Medverkande
Det är möjligt att bjuda in medverkande forskare och medverkande administratörer i Prisma.
Medverkande forskare
Medverkande forskare kan bjudas med olika behörighet (som sätts efter att personen har bjudits in).
Med rättigheter att lägga till och redigera information i en ansökan samt lägga till sitt CV och sina publikationer.
Med rättighet att se men inte redigera information i ansökan samt lägga till sitt CV och sina publikationer.
Medverkande administratörer
Medverkande administratörer har inte del i ansökan men har behörighet att se och ändra information i en ansökan.
Om medverkande inte har ett konto i Prisma
Om personen accepterar din inbjudan och inte har ett konto i Prisma kommer han eller hon även att få instruktioner om skapande och aktiverande av konto. Tänk på att ett konto är knutet till en viss e-postadress. Om du vill bjuda in en person att medverka i din ansökan är det viktigt att inbjudan går till den e-postadress som personen har registrerat i Prisma. T.ex. så skiljer systemet på anders.andersson@kth.se och anders.andersson@abe.kth.se även om båda dessa mailadresser är kopplade till samma inbox.
Observera att du inte kan registrera din ansökan om du har obesvarade inbjudningar till medverkande forskare eller medverkande administratörer.
För mer information om medverkande forskare och administratörer .
Budget
Rutinerna för budgeten skiljer mellan skolor och avdelningar. Kontakta därför din skolekonom om du har frågor om budgeten.
Bidragsformerna för organisationsutlysningar är följande:
Forskarskolor, gästforskare, driftsbidrag till forskningssamordning och institut, tidskriftsbidrag och bidrag till forskningsinfrastruktur.
Bidrag till, bland annat, verksamheter som stödjer forskning, antingen i form av forskningsmiljö, forskarskolor, eller forskning på nationell eller internationell nivå.
För dessa måste RSO öppna en ansökan och därefter bjuda in aktuell projektledare. Denne fyller i ansökan och meddelar RSO när det är dags att registrera den. För att kunna öppna en ansökan behöver RSO information om projektledare och projektnamnet på både svenska och engelska.
Det är också RSO som signerar Godkännande av villkor vid beviljat bidrag och som hanterar förfrågningar under projektets löptid, till exempel förlängning.
Signering av uppgift
Signerare
Signering av ansökan i Prisma görs elektroniskt av behörig företrädare. Är du signerare och vill veta vad som gäller för dig? Kontakta RSO:s stöd för Prisma.
Notera att det är inte möjligt att vid signering påpeka brister eller göra korrigeringar utan här är det bara möjligt att neka eller acceptera en ansökan.
Behörig företrädare
Behörig företrädare regleras av KTH:s och skolornas besluts- och delegationsordningar. Det är oftast skolchef eller avdelningschef/prefekt som signerar en ansökan och bidragsvillkoren.
För dig som forskare
Du som forskare behöver inte tänka på att du ska fördela uppgiften till rätt person för signering utan denna uppgift utförs av KTH:s organisationskonto (som administreras av RSO). Efter att du har slutregistrerat din ansökan och deadline har passerats kommer alla signeringsuppgifter att fördelas ut till rätt personer. Din skola/avdelning/institution ska inte skapa ett organisationskonto utan KTH har ett organisationskonto.
Efter godkänd ansökan
Efter att din ansökan har godkänts skall den diarieföras. Kontakta dokumentsamordnaren på din skola. Även beslutet och del- och slutrapportering ska diarieföras.
Användare ekonomi
Är du ekonom och har frågor om Prisma eller problem med ditt personkonto? Kontakta KTH:s stöd för Prisma. .
