Hanteringsregler för kanaler i KTH Slack

Hanteringsregler för Slack-kanaler

Delade kanaler mellan arbetsytor tillåts inte

KTH Slack får endast användas för kommunikation med andra användare i samma arbetsyta.

På grund av rensnings/gallringskrav tillåts inte delning mellan KTH:s arbetsyta och externa arbetsytor eftersom data då delas och replikeras och därmed inte kan raderas av oss. Ansökningar att dela kanaler mellan olika arbetsytor kommer avslås av administrator.

Hanteringsregler för Slack-kanaler med externa användare

När externa personer är del av kommunikationen i en kanal, till exempel i en e-postkonversation eller en chatt i slack, så är KTH och KTH:s anställda skyldiga att leva upp till vissa krav eftersom vi är en myndighet. Vänligen kontakta IT-Support när du ska sätta upp en extern kanal

De viktigaste förväntningarna

• All kommunikation med externa personer via KTH Slack är allmän handling. Det innebär att den kan behöva lämnas ut vid begäran, enligt offentlighetsprincipen. 

• Om en extern person skickar in en fråga eller initierar ett ärende, så måste det hanteras enligt KTH:s serviceskyldighet. Är det er fråga kan ni handlägga den själva. Är det en fråga som rör en annan verksamhet på KTH behöver ni förmedla frågan dit så den kan hanteras där. 

• Ifall kommunikationen i KTH Slack innebär att det till exempel görs ekonomiska överenskommelser, beslut fattas eller att ni avtalar om något så behöver ni se över ifall det måste diarieföras, registreras eller dokumenteras på annat sätt. 

• All extern kommunikation gallras efter 90 dagar. Om det finns information i era Slack-konversationer som behöver finnas kvar längre än 90 dagar, så måste den föras över till ett annat verksamhetssystem. 

En extern kanal är också ett ansikte utåt för KTH och en del av arbetsmiljön för alla som använder sig av den. Därför är det viktigt att den modereras och att kränkande beteende, särbehandling och olagligt agerande fångas upp och tas om hand. Lämpligen bör interna och externa efterfölja uppförandekoden som ni kan läsa mer om i Personal  .

Vad som krävs för att leva upp till förväntningarna

För att vi på KTH ska kunna leva upp till de här förväntningarna så behöver en Slack-kanal med externa användare ha:

• En kanalansvarig som aktivt modererar kanalen och ansvarar för att myndighetskraven möts. 

• Ett tydligt syfte som ska stå med i kanalbeskrivningen. Det ska också framgå i kanalbeskrivningen vem som är kanalansvarig. 

• Kanalnamnet ska innehålla ordet "ext" eller "external" så alla vet att det finns externa användare med kommunikationen. 

När en kanal tjänat ut sin roll så ska den stängas av.

Hanteringsregler för Slack-kanaler med endast interna användare

Som KTH anställd förväntas man följa de regler och uppförandekoder som gäller för anställda när man brukar Slack. Mer information finner ni på Föreskrifter i KTH Slack .

• All intern kommunikation rensas efter 90 dagar. Slack är inte avsett som en långtidsarkivering av text eller filer och därför rensas allt material med automatik efter 90 dagar. Detta gäller öppna och slutna kanaler samt direktmeddelanden.

• Om möjligt bör varje kanal ha en moderator som ansvarar för att alla föreskrifter efterföljs.

• Om det finns rättsliga eller andra skäl för att bevara data längre än 90 dagar, till exempel om uppgiften i Slack tillför ett ärende sakuppgift/eller påverkar dess utgång, ett beslut som fattats i Slack, så ska detta föras över till annat lämpligt medium. För allmänna handlingar i KTH Slack gäller samma hantering som för i övrig verksamhet på KTH, till exempel vid begäran om allmän handling.