Boka och avboka möte och mötesrum via Outlook

För att boka ett rum måste bokningen ske via sin egna personliga kalender enligt denna manual.

Innan du börjar

Bokningen ska ske i din egna personliga kalender i Outlook.
Bokningen får inte göras från en funktionsmail utan ska göras från din egna mail.
Även om du försöker boka i rummets kalender kommer bokningen att ske i din personliga kalender.
Ska bokningen tas bort är det också i din personliga kalender borttagningen måste göras.

Öppna Outlook och klicka på Kalender
Dubbelklicka på den tid i kalendern då du vill ha mötet.
Klicka på Schemaläggningsassistenten.
För att lägga till ett mötesrum så klickar du nu på knappen Lägg till rum… . Du kan även bjuda in deltagare samtidig, klicka då på Lägg till deltagare... .
Markera det rummet du vill lägga till i listan och klicka på Rum knappen. Klicka därefter OK. Samma princip gäller om du klickat Lägg till användare.
Ett färgat block, med eller utan text, visar när deltagare eller rum är upptaget. Man kan då välja ett annat datum eller annan tid. När rumsbokningen är färdig så klickar du på knappen spara för slutföra bokningen. Alternativt om du bjudit in deltagare samtidigt så klickar du på Skicka.

Viktigt

Man måste få en bekräftelse från rummet att bokningen har acepterats. Får man inte det är rummet inte bokat.

Vissa rum har en person som ska godkänna bokningen. Rummet är inte bokat innan denna person har godkännt bokningen.

För att ta bort en bokning av ett rum så går man in i sin egen bokning i kalender och väljer att ta bort bokningen. Om man då har bjudit in deltagare samtidigt trycker du istället på Skicka (inställt möte), då skickas detta vidare till alla deltagare samt rummet.
Det kan ta ett litet tag innan bokningen från rummet försvinner.