Boka och avboka möte och mötesrum via Webmailen
För att boka ett rum måste bokningen ske via sin egna personliga kalender enligt denna manual.
Innan du börjar
- Bokningen ska ske i din egna personliga kalender i Webmailen.
- Bokningen får inte göras från en funktionsmail utan ska göras från din egna mail.
- Även om du försöker boka i direkt i ett rums kalender kommer bokningen att ske i din personliga kalender.
- Ska bokningen tas bort är det också i samma personliga kalender som bokningen gjordes som borttagningen måste göras.
Boka möte och rum
- Logga in med ditt KTH konto på webmail.kth.se . Ange ditt användarnamn (utan @kth.se) och lösenord för ditt KTH konto.
- Klicka på menyn längst upp till vänster på sidan och välj Kalender.
- Klicka på ny kalenderhändelse, eller dubbelklicka på rätt datum och tid du vill skapa en ny kalenderhändelse.
- Fyll i information om mötet och lägg till deltagare genom att söka i katalogen. Eller klicka på plustecknet för att välja deltagare från adressboken.
- Lägg till ett mötesrum genom att klicka på lägg till rum.
- Välj rum från listan.
- Öppna sedan Schemaläggningsassistenten för att se om rummet och deltagarna är lediga.
- Varje deltagares och rummets kalender syns i var sin kolumn till höger. Man kan direkt ändra tid och varaktighet om man ser att det inte passar någon. Vill man ändra rum klickar man i denna vy på ändra rum. Klicka OK för att stänga Schemaassistenten när du är nöjd.
- Klicka på Skicka så går bokningen iväg till samtliga deltagare, även rummet. Från rummet kommer en automatisk bekräftelse så man vet att bokningen gick bra, eller om någon annan bokat rummet samma tid.
OBS! Var noga och läs svaret från rummet. Om rummet är upptaget får du ett e-postmeddelande om det. Din bokning försvinner från rummet om det är upptaget, men den ligger kvar i din egen kalender. Du kan tro att du bokat rummet, men så är inte fallet!
Borttagning av bokning
- Gå till din kalender där du gjort bokningen från början. Klicka på den bokningen som ska avbokas, och välj Avbryt.
- Här kan du om du vill redigera avbokningen innan du skickar den, eller bara klicka på Skicka avbokningen nu, så avbokas mötet och rummet.
- Det kan ta ett litet tag innan bokningen från rummet försvinner.