Evenemangstöd på ITM-skolan
Föreläsningar, seminarier, konferenser och workshops är utmärkta tillfällen att berätta om, och skapa dialog kring, din forskning.
Det är värt att lägga lite omsorg kring ett event, även om det "bara" är ett seminarium. Att nå rätt målgrupp, få dem att vilja delta och sedan få veta vad de tyckte, gör ett seminariet mer meningsfullt. Här nedan följer lite råd och tips för mindre events och ITM:s kommunikationsstab stöttar dig gärna.
Före eventet seminariet / workshopen
Starta upp
- Mål, syfte och utvärdering. Tänk igenom vad ni vill uppnå med eventet och hur ni ska utvärdera om det gav den önskade effekten.
- Budget, resurser och organisation. Vem gör vad och vad har ni för resurser?
- Målgrupper.
- Format. Utveckla ett övergripande format och namn för eventet. Coffee with an expert och ITRL Breakfast Seminar är två bra exempel.
- Datum för genomförande. Titta i KTH-kalendern för att kontrollera att inga andra evenemang krockar med det aktuella datumet. Om ditt event ska vara fysiskt på KTH campus kan det vara bra att tidigt undersöka tillgängligheten av lokaler när man tittar på olika datum. Överväg även vilken tidpunkt som passar din målgrupp. Mitt på dagen kan vara bra för människor från olika tidszoner om eventet är digitalt.
- Tidsplanering. Identifiera milstolpar i planeringsfasen.
Planera
När eventet går in i planeringsfasen finns det ofta två tydliga spår. Utveckling av program och innehåll samt planering av logistik.
- Logistik – Boka lokaler, möblera i lokaler, hantera anmälningar, beställa catering, blommor och boende för talare hjälper Servicecenter till med. Fyll i din evenemangsforfrågan i formuläret på intranätet .
- Skapa ett digitalt mötesrum, om eventet är digitalt.
- Skapa ett anmälningsformulär eller be Servicecenter om hjälp med det. Om eventet är gratis använder du KTH form . Annars läs mer på KTH evenemangs sidor.
- Utveckla programmet och identifiera medverkande i programmet.
- Skapa en attraktiv inbjudan – "branda" ditt event eller din seminarieserie. Kontakta ITM:s kommunikatörer via infomaster@itm.kth.se så hjälper de dig med mallar, koncept och inbjudningsmaterial.
- Skriv en strukturerad och inbjudande programtext.
- En tydlig och konkret titel.
- En ingress som väcker nyfikenhet. Försök att sätta fältet/seminariet i ett sammanhang. ”Hur får vi en mer motståndskraftig industri? Storlekskontroll över logistiken är nyckeln…. Under detta seminarium talar XXX om projektet yyy ..."
Punktlista med kärnfakta som Vad? Varför? För vem? Var? När?
Lägg till mer detaljerad information om seminariets innehåll och talarna, gärna med en bild på personerna.
Maila ett förslag på programtext till infomaster@itm.kth.se så hjälper vi till att putsa ytterligare.
- Ska eventet eller seminarieserien ha en webbsida? Maila ITM:s webbansvarige infomaster@itm.kth.se .
- Skapa ett kalenderevent och anmäl det till den publika KTH-kalendern . Kontakta någon av ITM:s webbredaktörer för att skapa ett event på din institutions webbplats eller ett centrums.
- Behövs det tryckt material?
- Namnskyltar, talarskylt och gatupratare fixar servicecenter.
- Här kan ni läsa hur du beställer .
- Övrigt tryckt material som posters, flyers,inbjudningskort, kontakta infomaster@itm.kth.se .
- Vill ni dokumentera eventet?
- Kontakta press@kth.se om ni vill att pressavdelningen närarar.
- Utse en fotograf internt, som fotograferar under eventet eller kontakta infomaster@itm.kth.se som kan de fotografera i mån av tid.
- Vill ni filma eventet? Rådfråga infomaster@itm.kth.se eller medieproduktion.
- Missa inte att spela in det digitala eventet.
- Sätt ihop ett körschema. Identifiera alla aktiviteter som sker under eventet. Samla alla medverkande inklusive leverantörers kontaktuppgifter.
Nå ut
Förslag på kanaler:
- E-postutskick. Lägg lite tid på att samla en bra e-postlista: Partners, forskare, industri, press. Skicka även inbjudan till KTH:s olika kommunikatörer som kan marknadsföra eventet i nyhetsbrev för studenter och medarbetare. Kontakta kommunikatörer för:
- Elektroteknik och datavetenskap (EECS): communication-support@eecs.kth.se
- Teknikvetenskap (SCI): webmaster@sci.kth.se
Arkitektur och samhällsbyggnad (ABE): info@abe.kth.se
Kemi, bioteknologi och hälsa (CBH): webmaster@cbh.kth.se
befintliga studenter: info@kth.se
näringslivssamverkan: naringslivssamverkan@kth.se
- Inlägg på i sociala medier. Vi rekommenderar personliga profilsidor på LinkedIn, ResearchGate och Twitter för dessa ändamål. Tipsa även infomaster@itm.kth.se samt socialmedia@kth.se . Starta inte ett specifikt konto för evenemanget utan att först rådfråga socialmedia@kth.se.
- Möt KTH på kth.se. Kontakta evenemang@kth.se för att synas där.
- Trycksaker som posters och flyers.
- Digitala skärmar.
Under eventet
- Gå igenom lokaler. Se till att vara på plats tidigt för att kunna gå igenom alla lokaler och ha tid att åtgärda eventuella fel.
- Testa det digitala mötesrummet i förväg.
- Ha tydliga ansvarsområden i eventteamet för att enklare kunna hantera kommunikation med leverantörer, oförutsedda händelser och kunna ta hand om talare och andra medvekande på ett professionellt sätt.
- Filma eller spela in. Gör en vana att filma alla dina seminarier så att de kan användas i andra sammanhang. Lägg till undertexter (textning) i KTH Play och här (på KTH Play) kan du skapa en kanal att länka till från webbsida, inbjudan och nyhetsbrev. Detta är det bästa valet, istället för att skicka ut PPT-bilder efteråt.
Efter eventet
Be deltagarna om feedback
Folk är i regel ganska obenägna att ge feedback via enkäter, så först och främst: behöver du utvärdera varje session? Kanske räcker det då och då, särskilt om det är något specifikt du vill veta.
- Ett sätt att få feedback i vår Zoom-era är att be deltagarna att lämna en kommentar i kommentarsfältet i Zoom innan de lämnar. Detta är lätt för alla att göra. Men du får inte feedback på specifika detaljer, detta kommer att vara spontant. Folk kan också vara tveksamma till vad de vågar säga eftersom det inte är anonymt. Det finns något som kallas "Poll" för Zoom, som en snabb undersökning.
- Vill du skicka ut en enkät använder du KTH form . Vi rekommenderar att du skickar en enkät senast 24 timmar efter ditt event.
- Några riktlinjer för ditt "Efter-event-utskick":
- Inkludera: Presentationer, länkar
- Undersökningen
- Tips om kommande evenemang.
Enkätens innehåll
Grundregel: Börja med enkla frågor och låt människor gå djupare mot slutet med fri text. För att formulera frågor behöver du veta vad du vill ta reda på: Om högtalaren var bra? Om tekniken fungerade? Om ämnet var relevant för deltagaren? Var seminariets längd lämplig? Överdriv inte, håll det enkelt, maximalt fem frågor.
Exempel på frågor:
- Såg du seminariet? Ja Nej
- I vilken bransch är du aktiv? (Här kanske vi vill veta vilka de är. Titel / enhet?)
- Hur lätt var det att delta i seminariet? Mycket enkelt, enkelt, varken eller, svårt, mycket svårt
- Hur väl kunde du ta del av innehållet i seminariet? Mycket väl, väl, varken eller, dåligt, mycket dåligt.
- Hur upplevde du deltagandet på distans jämfört med att vara fysiskt närvarande vid ett liknande evenemang?
- Hur länge deltog du i seminariet? Såg hela, 30-59 min, 10-29 min.
- Vad tyckte du om helheten? (Både föreläsare och innehåll)
- Hur välinformerad kände du dig inför seminariet gällande innehåll och format?
- Hur viktigt är det att KTH / ITM erbjuder den här typen av aktivitet? Extremt viktigt, ganska viktigt, varken eller, inte så viktigt, helt oviktigt.
- Andra kommentarer. Har du förslag på föreläsare, ämnen? Här kan du lämna ris och rosor, feedback etc. (fritextfält)
Utvärdera inom gruppen
- Utvärdera i arbetsgruppen och med medverkande och leverantörer.
- Utvärdering av mål. Det är viktigt att utvärdera alla event som genomförs. Utvärdering kan ske på många olika sätt. Kontakta gärna det interna eventstödet för mer hjälp kring utvärdering evenemang@kth.se .
Övrigt att göra efter eventet
- Ekonomisk redovisning. Betala fakturor, sammanställ kostnader och fastställ resultatet.
Arkivera.
Publicera presentationsmaterial på nätet.
