Tjänsteresa – steg för steg

Steg 1 - Skapa en reseorder

Tjänsteresor ska alltid vara godkända av närmaste chef innan resan sker, detta genom attesterad reseorder i KTH-RES. Därför ska du skapa en reseorder där du redovisar din planerade resa.

Använd upphandlad resebyrå

Boka flyg, tåg, taxi inom Sverige (Cab online), hotell och transfer (ex. flygbuss eller Arlanda Express) via resebyrån Egencia som fakturerar KTH. Bokning av resor på annat sätt bryter mot det ramavtal som KTH har tecknat med Egencia.

OBS! Se till att spara alla kvitton som sedan är kopplade till din resa. Du behöver bifoga dessa till din utläggsrapport sedan när du genomfört din resa.

Varför?

Reseorder är ditt bevis på att tjänsteresan är beordrad samt att försäkringsbestämmelser och reseförmåner gäller vid resan. Om något händer på din resa så ska du kunna bevisa för försäkringsgivaren att resan har skett i tjänsten. Läs mer: . Information om reseförsäkring: Försäkring vid resa

Steg 2 – Skapa utläggsrapport

Utläggsrapporten skapar du i KTH-RES  snarast efter genomförd resa för att få ev. reseersättning och traktamente. Underlag äldre än 1 år nekas av KTH. Har du skapat en reseorder behöver du inte bifoga samma underlag igen men du behöver däremot koppla ihop reseordern med en utläggsrapport.

Dokumentation som ska bifogas till din utläggsrapport:

1. Syfte med resan, (t ex konferensprogram, inbjudan, intyg, mail.), reseplan/Itinerary (flygtider)/handling från Egencia. Din itinerary (flygtider) finns den i Egencias portal när du bokat din resa.
    

   

2. Samtliga papperskvitton, även om dessa är scannde behövs papperskvitton skickas in för granskning.
    
3. Kopia på banktransaktioner vid större summor förutom om du betalt med FUP-kort.
    
4. Om du stannat längre än konferensen/kursen pågick i samband med din resa behöver du komplettera ett förtydligande med detaljer om din avstickare. Traktamente utgår ej under semester.
    
5. Vid eventuella avsteg från upphandlade tjänster behöver en skriftlig förklaring även finnas bifogad i ditt utlägg. Tex vid bokning av taxi, om taxiföretaget Cabonline  inte kan skicka en bil vid önskad tid och du tvingats ringa ett annat bolag. OBS! UBER klassas inte som ett företag och ersätts därför inte.
    
6. Utläggsrapportens första sida där ditt ärendenummer och namn framgår

Behöver du hjälp?

Se manualen: Hur du skapar en utläggsrapport
Ev lösning på andra problem: Frågor och svar
Eller kontakta oss på: service@sci.kth.se

Steg 3 – Lämna din utläggsrapport

Undvik att häfta ihop underlagen om du inte har tillgång till tejp. Lämna eventuella pappersunderlag i originalformat tillsammans med försättsbladet på din utläggsrapport till Akvariet för att få ersättning:

Albanova: (internpost) Akvariet, TR8, SCI
KTH Campus: (internpost) Akvariet, TR8, SCI
SciLifeLab: (brev) KTH - SCI, Att: Akvariet, Teknikringen 8, 114 28 Stockholm

Varför?

Underlaget krävs på grund av redovisningslagen men även för att det ska framgå varför vi reser i tjänsten och hur länge vi är borta. Till dess att allt underlag inkommit anses utläggsrapporten inkomplett.

Läs mer på KTHs intranät: Tjänsteresor vid KTH
Rektorsbeslut kring resande: Riktlinje om resor