Tiotusentals tentor och pandemi sätter administrationen på prov

Sedan år 2016 samordnas tentamenshanteringen på SCI-skolan vilket innebär gemensamma rutiner och arbetssätt. Salsskrivningar hanteras centralt av fyra tentamensadministratörer.
– Som ansvarig chef för den grupp som arbetar med tentamenhanteringen, är jag mån om att denna hantering ska vara effektiv, rättssäker och smidig. Examination är en myndighetsutövning som måste skötas korrekt, säger Helene Rune , administrativ chef vid SCI-skolan.

Pandemin har lett till att det numera finns ett komplett upplägg för zoomtentor. Tentamensadministrationen har på relativt kort tid implementerat ett fungerande upplägg för zoom-teknik, utbildat och tränat zoomvakter samt skapat nya kommunikationsplattformar för både vakter och andra som arbetar med tentor. Material skickas ut i digitalt format till vakterna tillsammans med zoomlänkar till tentorna. Under tentamen har tentagänget kontinuerlig kontakt i en vaktchatt med både vakter och lärare för att försäkra sig om att allt flyter på. Tentagänget går även in i zoomrummen och stämmer av läget med vakterna. Ungefär en timme innan tentan börjar startar man upp zoomrum, kontrollerar att alla vakter kommit och att tekniken fungerar. Cirka 15 minuter innan tentastart kan det bli stressigt om tekniken strular eller om vakter inte dyker upp på grund av sjukdom eller annat.
– Då gäller det att vara lösningsfokuserad och snabbt avhjälpa allehanda problem så snabbt som möjligt och se till att alla tentor kommer igång samt att alla studenter och vakter kommer till rätt zoomrum. En annan kritisk del i processen är mot slutet av tentamen då tentauppgifterna ska laddas upp digitalt och det kan strula. Då gäller det för tentagänget att vara metodiska och pedagogiska och även då vara lösningsfokuserade, säger Helene Rune och fortsätter berätta om saker hon skulle vilja förbättra.  

– Lärarna har sedan länge efterfrågat att kunna rätta tentorna digitalt.Det finns redan teknik och olika program för detta som efter lite modifiering skulle kunna användas i våra olika system vi använder för tentahanteringen. Likaså behövs ett KTH-gemensamt bokningssystem för vakter. Detta är inte koordinerat idag och vi kan därför inte optimera vaktbokningen. I nuläget konkurrerar skolorna om samma vakter som därmed kan få flera förfrågningar om samma tider från olika skolor.

Inför kommande tentaperioder kommer gru-admin att stödja lärare med CANVAS som är systemet där tentafrågor och svaren laddas upp.
– I nuläget har gru-admin begränsad tillgång till systemet. Vi har nyligen fått en snabbgenomgång av systemet i syfte att vara lärarna behjälpliga innan tentamen med att kontrollera att all information finns upplagd. Likaså under tentan kommer gru-admin att vara back-office om frågetecken skulle uppstå, ibland har t ex tentanderna svårt att ”hitta” själva examinationsrummet i Canvas.

Text: Sofia Nyström