Effektiv dokumenthantering
Idag använder verksamhetsstödet en mängd olika digitala verktyg för samarbete och lagring av dokument, vilket innebär en ineffektiv arbetsmiljö där mycket tid läggs på att leta och dubbelarbeta. Målet med projektet är att skapa en effektiv dokumenthantering för ett smart digitalt arbetssätt.
Projektet i korthet
Projektet startade i augusti 2025 och är ett verksamhetsprojekt med människan i centrum. Det handlar om att förändra medarbetares beteenden och arbetssätt. Därför löper förändringsledning och kommunikation som en röd tråd genom hela perioden och sker i samarbete med KTH:s kommunikationsavdelning.
Projektet är uppdelat i fyra faser:
- Nulägesanalys: förstå hur olika avdelningar inom VS jobbar med digitala dokument idag och dess utmaningar.
- Strategisk riktning och principer: skapa en gemensam syn på vad som är viktigt för framtida digitalt samarbete och sätta hörnstenar för effektiv dokumenthantering.
- Nytt arbetssätt: designa nytt arbetssätt utifrån olika scenarios och förutsättningar. Hur skall vi exempelvis jobba med externa partners och sekretessklassade dokument?
- Implementering: ta fram utbildningsmaterial, mallar och lathundar för medarbetare på verksamhetsstödet och användarstöd på IT-avdelningen Även genomföra utbildningar för alla medarbetare på KTH VS.
Syfte
Syftet med projektet är att skapa en modern, framtidssäker och enhetlig digital arbetsmiljö för KTH:s verksamhetsstöd. Detta ska uppnås genom att:
- Konsolidera samarbetsverktyg och tydliggöra processer för digitalt samarbete.
- Öka effektiviteten, minska kostnader och förbättra informationssäkerheten.
- Underlätta samarbete med fakulteten och externa parter.
- Minska beroendet av e-post och effektivisera informationsdelningen.
- Skapa tydliga och standardiserade samarbetsstrukturer som stödjer onboarding av nya medarbetare och minskar risken för informationsförlust vid personalavgång.
Mål
De 13 projektmålen följer fyra faser och är indelade i kategorierna Strategisk riktning och förändring, Arbetssätt och process, Verktygsval och Utbildning och lathundar.
Du hittar målen i projektplanen.
Tidplan
|
Milstolpe |
Tidpunkt |
Projektmål |
|---|---|---|
|
Projektplan |
20 juni 2025 |
|
|
Förändringsplan |
30 september 2025 |
Projektmål: PM4 |
|
Nulägesanalys |
30 september 2025 |
Projektmål: PM1 |
|
Strategisk Riktning |
31 november 2025 |
Projektmål: PM2, PM3, PM11 |
|
Nytt Arbetssätt |
28 februari 2026 |
Projektmål: PM5-10 |
|
Implementering |
31 mars 2026 |
Projektmål: PM12-13 |
|
Slutrapport |
30 april 2026 |