Förberedelser för skriftlig examination i sal

Förberedelser

Avsnitt ett av fyra i Instruktion för skriftlig examination i sal (gäller från och med 2023-07-01)

Bokning av vakt och skrivsal

Alla vakter ska ha genomgått KTH:s utbildning för vakter.

Personalavdelningen inom verksamhetsstödet ansvarar för att:

• rekrytera vakter
• utbilda nya vakter och tillse vakterna genomgår årlig repetitionsutbildning
• informera vakter om förändringar i relevant lagstiftning eller i KTH:s styrdokument
• tillhandahålla en uppdaterad lista med vakter som verksamhetsstödet för respektive skola kan boka.

Studenter på grundnivå och avancerad nivå vid KTH får inte anlitas som vakter.

Verksamhetsstödet för respektive skola ansvarar vid varje skrivning för bokning av skrivsal och vakter från den lista som personalavdelningen tillhandahåller. Vid bedömningen av hur många tjänstgörande vakter som behövs ska antalet studenter i respektive sal och skrivningstidens längd beaktas. Verksamhetsstödet för respektive skola ansvarar för att antalet tillgängliga vakter (i sal, korridor och vid toalett) täcker behovet vid varje skrivning.

Vid behov att amma

Om student anmält behov att amma under skrivning ansvarar verksamhetsstödet för skolan för att kommunicera med studenten i förväg, för att säkerställa avsedd plats för amning och för att tillgängliga resurser finns (till exempel extra vakt).

Kunskap i engelska

Personal som tjänstgör vid skrivningar i kurser som ges på engelska ska behärska det engelska språket i sådan grad att samtliga arbetsuppgifter kan utföras.

Tjänstgöringstid

Eftersom skrivningar ska starta vid angivet klockslag ska samtliga tjänstgörande vakters arbetstid börja i så god tid före detta klockslag att de har reella möjligheter att sätta sig in i vad som gäller för skrivningen och utföra alla nödvändiga förberedelser. Vid skrivning i datorsal ska säkerställas att tid finns avsatt för att få i gång tekniken och att teknisk support finns tillgänglig.

Hantering av skrivningsfrågor och inlämnade skrivningar

Avdelning för verksamhetsstöd för respektive skola ska ha rutiner för:

• insamling av skrivningsfrågor samt information om skrivningen från examinator
• förvaring av skrivningsfrågor
• överlämning av skrivningar till vakt
• vaktens överlämning av studenternas inlämnade skrivningar
• förvaring av studenternas inlämnade skrivningar

I rutinerna ska aspekter såsom säkerhet och spårbarhet i hanteringsprocessen beaktas.

Information om hur dokument kopplade till skrivningen, som skrivningsfrågor, studenternas inlämnade skrivningar samt placerings- och toalettlista, ska sparas och gallras finns i KTH:s informationshanteringsplan.

Instruktioner inför skrivningen

Verksamhetsstödet för respektive skola ska vid arbetstidens början tillhandahålla tjänstgörande vakter fullgod information om vad som gäller för aktuellt prov samt det material som behövs enligt följande:

• skrivningsfrågor samt information om skrivningen
• information om tillåtna hjälpmedel
• försättsblad, skrivpapper och kladdpapper
• eventuella lånehjälpmedel
• eventuellt lösenord till examinationsuppgift vid digital examination
• skrivningstid
• uppgift om olika skrivningar genomförs i samma skrivsal och om olika sluttider gäller
• eventuell information om att skrivningen är uppdelad i flera delar för vilka olika regler gäller (till exempel tillåtna hjälpmedel för olika delar av skrivningen) samt information om hur bytet mellan delarna ska genomföras
• namn och telefonnummer till jourhavande lärare (se nedan)
• namn och telefonnummer till teknisk support vid digital examination
• förteckning med namn och personnummer över anmälda studenter
• information om student som har anmält behov att amma
• uppgift om i vilken skrivsal respektive student är placerad
• förteckning med namn och personnummer på student som är avstängd från utbildningen på grund av disciplinär förseelse eller obetalda avgifter
• placeringslista för skrivsalen
• totalt antal skrivplatser i salen samt antal skrivplatser som kan tilldelas icke anmälda studenter
• toalettlista
• kölista för oanmälda studenter
• blankett för dokumentation vid misstänkt försök till vilseledande
• ordningsregler.

Jourhavande lärare

Av riktlinje om skriftlig examination i sal (V-2023-0492)  framgår att det vid varje skrivning ska finnas minst en jourhavande lärare. Om examinator inte kan vara tillgänglig vid skrivningen ska examinator utse minst en jourhavande lärare som i examinators ställe ska finnas tillgänglig per telefon under hela skrivningstiden för att vid behov kunna åtgärda eventuella oklarheter kring skrivningen.

Jourhavande lärare ska besöka skrivsalarna om inte särskilda skäl föreligger och vakt ska informeras om besöket uteblir. Jourhavande lärare ska även omgående inställa sig i skrivsalen om så är påkallat.

Om jourhavande lärare ger kompletterande information under skrivningen ska den informationen lämnas till samtliga studenter så att dessa genomför skrivningen under lika villkor.

Vakt har rätt att begära att jourhavande lärare legitimerar sig vid besök i skrivsalen.

Nästa avsnitt Inför skrivning i sal