1 Registrera och kontrollera ansökan

Ingår i process

Handlägga ärenden om studieuppehåll för studenter på behörighetsgivande utbildning samt utbildning på grund- och avancerad nivå

Starthändelse

Student har inkommit med ansökan om studieuppehåll

Resulterar i

Ärende upprättat, eventuell komplettering anmodad och avgiftsskyldig student informerad

Aktörer

Registrator, handläggare skola, Information och service

Beskrivning

Mottagare av ansökningar om studieuppehåll program

En students ansökan om studieuppehåll eller anmälan om studieavbrott på program skickas som ett mejl till den skola som studenten angett i webbformuläret. Om en student valt ”fel skola” i webbformuläret ska studentens ansökan/anmälan (mejlet) omgående vidarebefordras till rätt skolas funktionsmejladress.

ABE registrator@abe.kth.se

CBH registrator@che.kth.se

EECS student-support@eecs.kth.se

ITM uppehall-avbrott@itm.kth.se

SCI svl-sci@kth.se

Mottagare av ansökningar om studieuppehåll fristående kurs

Ansökningar gällande fristående kurs som inkommer genom webbformuläret till info@kth.se  och skickas från Information och service till respektive skola genom nedanstående mailadresser:

• ABE: fristaendekurs@abe.kth.se
• CBH: lll@cbh.kth.se
• ITM: ITM vidareutbildning (supportgrupp i Edge)
• SCI: fristaende-kurs@sci.kth.se
• EECS: student-support@eecs.kth.se

Om ansökan kommer in på annat sätt ska den förses med notering om ankomstdatum (exempelvis genom ankomststämpel).

KTH har skyldighet att ta emot ansökan oavsett i vilken form den inkommer.

Registrera ansökan

När ansökan kommer in till KTH registreras ansökningshandlingarna i ett nytt ärende i diariet (W3D3), se vidare om registrering av ärende och hantering av känsliga uppgifter i KTH:s dokumenthanteringsplan. Registrering i W3D3 ska ske utan dröjsmål, dvs. så snart ansökan kommit in till KTH. Samlingsnummer ska inte användas för ärenden om studieuppehåll. Av ansökningshandlingarna ska det framgå när ansökan kom in till KTH. Om ansökan kommer in genom det elektroniska webbformuläret syns ankomstdatum i det e-postmeddelande som genereras av webbformuläret.

Kontrollera att ansökan är komplett samt anmoda till komplettering

Om ansökan inte bedöms vara komplett ska studenten ges möjlighet att komplettera ansökan. En begäran om komplettering bör innehålla ett sista kompletteringsdatum (svarsfristen ska vara skälig i förhållande till omfattningen av materialet som begärs in, exempelvis en eller två veckor) och information om vad som sker i ärendet om komplettering inte inkommer, dvs. att ärendet kan komma att avgöras på befintliga handlingar.

Kontrollera om det är en avgiftsskyldig student.

Studieuppehåll får ekonomiska konsekvenser för avgiftsskyldiga studenter, dessa hänvisas därför att även kontakta info@kth.se .

Stöd

• W3D3
• Elektroniskt webbformulär eller e-post
• Informationshanteringsplan (dokumenthanteringsplan)

Beskriven av

Gemensamt arbete: grupperna Vägledning och stöd samt VoS, GVS/EDO, uppdaterad december 2022