Avtalad resebyrå
KTH har tecknat ett avtal avseende resebyråtjänster med Egencia. Enligt KTHs resepolicy ska alla resor bokas genom resebyrån Egencia, antingen i onlinesystemet eller genom kontakt med personlig service.
Egencia, bokningskanaler och kontaktuppgifter
- Självbokningssystem - Egencia självbokningssystem med inloggning via KTH-RES (under rubriken reseorder)
- Applikation - Egencia applikation
- Personlig service - Resebokningar, online support och reklamation:
Telefon: 46 (0)8 517 108 37
E-post: customer_service@egencia.se
Öppettider vardagar (helgfri måndag-fredag) 08.00 – 17.00
Egencia Online
Logga in i KTH-RES och gå till rubriken "reseorder" för att hitta en länk till resebyråns bokningssystem Egencia Online. För att kunna boka resa behöver du ha en uppdaterad reseprofil och ha gjort ett GDPR godkännande i nya KTH-RES.
Chatta med Egencia
Nu finns det möjlighet för den som bokar resor att chatta med Egencia. Det kan vara om egna resebokningar eller bokningar man som resebeställare gör åt andra. Det kanske kan vara till nytta om man vill ha hjälp med något och inte vill ringa till Egencia.
Det går att chatta med en förprogrammerad bot assistant eller chatta live med en person från kundtjänst under kontorstid. Man hittar chatten via rubriken hjälp (högst upp till höger i den svarta menyraden) i Egencia Online bokningssystem. Välj därefter att gå till Egencias hjälpcenter (Help Centre) eller klicka där det står kontakta oss för att komma till chatten. Det går även att chatta via Egecia Appen.
Här är en länk till en instruktionsvideo som är på engelska
Faktura/följesedel frågor:
Använd fakturaserviceformuläret i Egencia online/verktyg/fakturor/fakturaservice för att få hjälp med fakturarelaterade ärenden. Du finner Egencia Online bokningssystem via KTH-RES, under rubriken reseorder. Under fakturanummer ska man ange följesedelnummer som börjar med SESI eller SESC, inte Diners fakturanummer.
Fakturaserviceteamet svarar på dina frågor så snabbt de kan.
Formuläret ersätter tidigare e-post adress som använts för kontakt med Invoice Care.
Reklamation
Maila din reklamation och/eller dina synpunkter om Egencia till customer_service@egencia.se alternativt Travel Maneger, Magda Ousi på: magdao@kth.se .
Resebeställare vid institutionens verksamhetsstöd
Utsedd resebeställare har möjlighet att boka resor åt gäster och andra som inte har möjlighet att boka resor själva
Administrativ gruppchef kontaktar skolans resesamordnare för upplägg av behörighet för ny resebeställare.
Välj ombokningsbar flexibel biljett och återbetalningsbart hotell
Kolla vilka avbokningsregler som gäller för det aktuella hotellet och flygbolaget vid varje bokning. Det finns ingen försäkring som betalar biljetter som inte används. Kolla priserna och överväg risken.
Reserekommendationer
I Egencia Online systemet kan man under rubriken verktyg/Tools, Travel Advisor få reserekommendationer och information för just det landet man ska resa till. Sök på ex. Arlanda och resmål ex. Athen Grekland så får du veta vilka rekommendationer som gäller för det aktuella landet.