Tjänsteresa kombinerad med semester

Förlängning av tjänsteresa med lediga dagar

En anställd som är på tjänsteresa kan kombinera vistelsen på vistelseorten med lediga dagar av privata skäl. ​I så fall behöver du skriva en kommentar i din reseorder att du önskar kombinera resan med lediga dagar.​

En förutsättning är att reskostnaden inte blir högre på grund av förlängningen. Det är inte möjligt att av privata skäl ändra resrutten eller slutmålet om det medför högre reskostnad. Det går att avbryta en pågående tjänsteresa och själv bekosta en privat resväg.​ 

Du har inte rätt att få traktamente för lediga dagar i samband med tjänsteresa och ska själv stå för boendekostnaden.

Försäkringsskydd vid avbrott för semester

Vid en utrikes tjänsteresa gäller tjänstereseförsäkringen även under avbrott pga. semester. Avbrottet får inte vara längre än tiden i övrigt för tjänsteresan. Uppehållet får inte heller vara längre än 14 dagar sammanlagt.

Vid avbrott längre än 14 dagar måste en privat försäkring tecknas.

Hur registreras lediga dagar i samband med tjänsteresa?​

I KTH-RES registrerar man inte avbrott i tjänsteresan, istället redovisar du de dagar som du har rätt till traktamente. ​

Om du har haft semester/ledig dag mitt under tjänsteresan så ska du registrera tjänsteresan som två traktamenten, en före semester och en efter.​

Om du t ex har haft ledigt/semester direkt efter konferensen, då har du inte rätt till traktamente från tiden konferensen slutade tills du kom hem. ​

Detsamma gäller om du har haft ledigt/semester före konferensen. Du har inte rätt att få traktamente från tiden du åkte hemifrån tills konferensen började. ​

I vilka situationer ska traktamente minskas?

Arbetsgivaren kan vid särskilda fall besluta att ersättning vid tjänsteresa inte ska betalas ut eller betalas ut med lägre belopp än som följer av avtal om det finns särskilda skäl för det. Beslut bör ske före resan. ​

Traktamentet kan minskas genom att ett nytt lägre belopp anges i KTH-Res. Skälen kan vara längre vistelse utomlands om du deltar vid kurs där boende och måltider ingår eller om du under vistelsen bor i lägenhet och har möjlighet att förvara och laga mat själv. Bör diskuteras med chef i förväg. Vid längre vistelse ska man tänka på att bara ansöka om traktamente för de dagar man har rätt till, inte för semesterdagar eller helger. ​

Om man är stationerad utomlands (ex vid URA kontrakt) så ska traktamentet minskas med 20 % vid tjänsteresa inom stationeringslandet.​

Medföljande, om en resenär delar hotellrum med en ex medföljande anhörig som inte har rätt till ersättning för logikostnader så ska traktamente minskas med förmånsvärdet. 

Minskat traktamente om du haft medföljande ​på resan

När en resenär delar hotellrum med en medföljande anhörig som inte har rätt till ersättning för logikostnader ska detta förmånsbeskattas. Förmånsvärdet för logi beräknas till 25 procent av kostnaden för hotellrum eller annan logi om den anställde delar logi med den medföljande under tjänsteresan. Detta kan regleras genom att traktamentet minskas med 25% alternativt genom ett löneavdrag. ​

Resebyrån kan boka flygresa även för medföljande men medföljandes resa ska inte faktureras KTH utan betalas med betalkort av resenären vid bokningstillfället. ​Resa för ej anställd kan endast bokas av i förväg utsedda resebeställare för gäster. Resebeställare vid det lokala verksamhetsstödet på insitutionen kan hjälpa till med registrering av gästprofil för medföljande.