Viktig information vid resor finansierade av EU projekt

Boardingpass

Om möjligt ska personer som reser för EU projekt spara och bifoga sina boardingpass till utläggsrapporten. Kravet på Boardingpass har dock lättats upp på grund av att det ibland inte är möjligt att bifoga boardingpass på grund av olika elektroniska system. Förutsatt att våra flygresor bokas genom avtalad resebyrå (Egencia) och faktureras till KTH så ska det gå bra vid revision även utan boardingpass.

Särredovisa moms vid EU projekt

Kontrollera alltid om utläggsrapporten ska konteras på ett EU projekt! Projektnumret börjar med EU.

EU moms ska särredovisas i utläggsrappporten. Spårbar EU-moms (dvs. moms som finns angiven på kvitton) är inte tillåten kostnad i EU-projekt enligt EU-kommissionens regelverk. Därför är det viktigt att särredovisa, dvs. att separera, dela upp EU-momsen.

Det är viktigt att det här blir rätt. Uppmärksamma granskare vid ekonomiadministrationen för hjälp. Det är tidskrävande, dyrt och krångligt att göra om i efterhand och EU revisorerna är mycket strikta vid sin granskning.

Finns moms angivet på kvittot?

I EU projekt ska all moms som finns på kvitton särredovisas, oavsett om utlägget har skett i Sverige eller utomlands, oavsett land och oavsett om det är inom eller utom EU. Står det angivet moms på kvittot? Om det inte finns moms angiven så kan vi inte räkna bort den.

Särredovisa EU-moms i KTH-RES:

I KTH-Res finns det ett konto upplagt för särredovisning av EU-moms som heter ”Utländsk moms hotell & logi mm” (baskonto 55121). Detta kan användas för EU-moms som inte får ingå i EU-projektredovisningen. Det är inte ett momskonto i vanlig bemärkelse!

Så här gör du:

1. Vid ett utlägg i utläggsrapporten, kontrollera noga vad som står på alla kvitton och jämför med vad resenären har lagt in i sin utläggsrapport. Räkna ut och registrera kostnaden exklusive EU-moms dvs. utan momsen. Om hela beloppet inklusive moms är inlagt i utlägget så behöver du alltså göra om det, räkna bort momsen och lägga in summan utan moms.
2. Lyft ut momsen och lägg in den i ett separat utlägg, välj kategorin ”Utländsk moms hotell & logi mm”: Registrera beloppet för EU-momsen.

I HR-Plus kan man söka ut EU-momsen, löneart 749 (bl a i fönstret ”Lönehändelser”).

Kom även ihåg att bifoga kvitton!

I KTH-RES ska granskaren se till att alla kvitton som hör till utläggsrapporten finns bifogade.

Observera att endast godkända kvitton bör finnas i systemet!

Frågor?

Kontakta gärna skolans EU ekonom eller skolans resesamordnare vid frågor eller osäkerhet kring momsredovisningen för EU projekt.