Onboarding/offboarding av anställda

Onboarding/nyanställd vid KTH

Ansvarig chef ska

• bedöma/kartlägga behovet av behörighet i W3D3 (ska den anställde handlägga ärenden som ska diarieföras, endast behov att söka information etc.).
• hänvisa den nyanställde att ansöka om behörighet i W3D3 via formuläret ansökan om behörighet till W3D3
• godkänna ansökan via mejl (när autosvar från ifyllt formulär har kommit till chefen).
• informera om ansvaret kopplat till att vara statligt anställd (informationsmaterial finns på intranätet, "Ny på KTH"), så som hantering av allmänna handlingar, utlämnande av begärda handlingar och bevarande.
• informera om (eller delegera till anställd inom avdelningen/enheten/gruppen att informera om) lokala rutiner kring säker hantering av pappersoriginal, samt rutiner kring vad som ska diarieföras, vad som ska gallras och vad som ska bevaras.

Offboarding/avslut av anställd vid KTH

Ansvarig chef ska

• Se till att den anställde
  • ser över sina öppna ärenden i W3D3.
  • lämnar över pappersoriginal till avsedd plats.
• Meddela till W3D3support
  • att behörighet i W3D3 ska tas bort på grund av avslut av anställning.
  • namn på den som ska ta över ansvaret för handläggarens öppna ärenden (om det ej finns en utsedd efterträdare så bör chefen så länge läggas till som handläggare eller kontaktperson).

Registraturen kan ge stöd vid följande steg

• Ta fram lista på handläggarens ärenden i W3D3.
• Ge information om hantering av pappersoriginal.
• Ge information om diarieföring.

Varför är rutiner kring onboarding/offboarding viktigt?

KTH måste hålla ordning på allmänna handlingar (både för att följa lagstiftning och för att uppfylla myndighetens egna behov av att hitta information).

• Registrering av handlingar ska enligt Offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) hanteras skyndsamt.
• Utlämnande av allmän handling ska enligt Tryckfrihetsförordningen (1949:105) och Offentlighets- och sekretesslagen (2009:400) hanteras skyndsamt.
• Justitiekanslerns tillsyn av myndigheten (så som den årliga ärendeförteckningen av öppna ärenden, "JK-listan").