Riktlinjer för hållbara möten

Evenemang och hållbar utveckling

Genom att göra medvetna val går det att minska miljöpåverkan av evenemanget och bidra till de globala målen för hållbar utveckling inom tex de följande områden: mat och dryck, god hälsa och välbefinnande, minskad ojämlikhet, lokal och boende, inköp och avfall, resor & transporter samt säkerhet.

Riktlinjerna är formade i kronologisk ordning så att alla aktiviteter görs i rätt ordning och tid.

Innan mötet:

Det är många saker som behöver planeras vid arrangerandet av ett möte. Evenemangsgruppen på KTH:s verksamhetsstöd har tagit fram en  för att hjälpa dig som arrangör att nå dina mål och tillsammans med dessa riktlinjer även ge dig tips på hur du kan göra ditt möte mer hållbart.

Mötesadministration och kommunikation

• Överväg om ett fysiskt möte överhuvudtaget behövs. Webbmöten kan vara ett alternativ som inte bara är bara är ekonomiskt utan även har mindre miljöpåverkan. Ni kan även göra en kombination av webben och fysiska möten. Läs mer på: organisera webbmöten på KTH .
• Se till att alla som är med och arrangerar mötet känner till varför och hur mötet arrangeras för att ha minimal påverkan på miljön.
• Se till att skapa en plan för hur arbetsgruppen ska kommunicera ut att ni arrangerar ett hållbart möte till mötesdeltagarna.
• Länka gärna till KTH:s policy för hållbar utveckling  och till checklistan för hållbara möten på mötets webbplats så att mötesdeltagarna har möjlighet att förstå vad ni vill uppnå.
• Verka för mångfald och acceptans gällande kön, sexuell läggning, ålder, etnisk bakgrund etc. i både inbjudan, kommunikation och genomförande av evenemanget.
• Fundera över materialval för exempelvis giveaways, foldrar, och monterbygge.
• Överväg behovet av giveaways (önskad effekt i förhållande till negativ miljöpåverkan).
• Presenter kan undvikas, och om presenter ändå ska ges ska fokus ligga på att inte bidra till ökad resursanvändning.
• Överväg behov av fysiska foldrar/dokumentation.
• Välj miljö- och/eller rättvisemärkt material samt om möjligt återvinningsbart/återanvändbart material och källsortera det som går om ni väljer att exempelvis ge mötesdeltagarna giveaways eller foldrar.
• Se till att talargåvor speglar/kommunicerar hållbarhet.
• Hyr in skyltar och utställningsmaterial eller ta fram material som ni kan använda igen. Om ni tar fram nytt material, försök att undvika årtal i materialet för att underlätta återanvändning. Kontakta gärna evenemang@kth.se , för att se vad som redan finns att låna samt vad som ingår när ni hyr lokaler på KTH.
• Vid val av namnskyltar, försök att använda miljömärkt papper och återanvända plastfickor och tränypor istället för att köpa nya.
• Skicka ut mötesinbjudan, bekräftelse och information elektroniskt.
• Fråga i mötesinbjudan om särskilda behov så som allergier eller hörslinga.
• Informera eventuella utställare om vad som gäller rörande hur mötet arbetar med hållbarhet.
• Se till att information om program, abstracts, deltagarlista med mera finns lättillgängligt på mötets webbsida så att deltagarna kan använda dator, surfplatta eller mobil. Diskutera i arbetsgruppen om det kan vara passande för mötet att ta fram en app, så att mötesdeltagarna kan få all information de behöver via app och möteswebbsida.
• Beställa lösenord till wifi så att samtliga gäster kan använda sina egna elektroniska enheter.

Lokaler

• Om du väljer att inte använda KTH:s lokaler eller om lokalerna inte är tillgängliga, följer KTH de statliga ramavtalen för konferenser och möten, se Statliga ramavtal .
• Boka möteslokaler med aktivt miljö-eller hållbarhetsarbete (miljömärkt/certifierad) som även ligger nära kollektivtrafik.
• Beakta tillgänglighet för alla inbjudna (hörslingor, mikrofon, rullstolsanpassning etc.)
• Kontakta lokalvård för extra städning och underhåll. Samt se över er avfallshantering under eventet.
• Se över lokalernas brand och säkerhetsföreskrifter. Lokalisera första hjälpen och hjärtstartare.
• Kontakta KTH säkerhet om eventuella avvikande tider och tillstånd krävs.

Hotell

• Välj hotell inom de statliga ramavtalen , läs igenom rutinerna på webbplatsen om hur du ska avropa från avtal.
• I den mån det går, boka hotell inom avtalet som arbetar aktivt med miljö- och/eller hållbarhetsfrågor (miljömärkt/certifierad).
• Välj hotell som ligger nära möteslokalerna och kollektivtrafiken.
• Försök att boka olika hotell som ligger nära varandra så t.ex. busstransporter för deltagarna kan samköras om det finns ett behov av detta.

Transporter

• Välj om möjligt möteslokal med närhet till kollektivtransport.
• Välj mötestid med hänsyn till deltagare som åker tåg eller kollektivt.
• Boka tåg istället för flyg till inbjudna talare om möjligt.
• Ange gärna i inbjudan hur man kan ta sig till mötet med minsta möjliga klimatpåverkan.
• Boka gemensamma transporter om det behövs t.ex. buss, se ramavtal Reseavtal .
• Samordna eventuella transporter/leveranser av varor och tjänster.

Förtäring

• Välj en leverantör inom KTH:s ramavtal för catering . 
• Alla KTH:s catering leverantörer arbetar med miljö- och hållbarhetsarbete. Det är viktigt att beställaren utvärdera leverantörens miljöanpassade/ekologiska utbud, dvs produkterna som beställs.
• Beställ ekologisk, rättvist producerad, säsongsbaserad och lokalproducerad när du beställer mat, fika frukt, kaffe, mjölk och dryck etc. Dessa alternativ ska finnas bland KTH:s ramavtalsleverantörer, efterfråga och diskutera möjligheter innan beställning. Välj bort engångsartiklar, var tydlig vid beställning att du inte önskar få dessa. Se om möjlighet finnas att servera mat och dryck i befintligt glas och porslin.
• Vid en cateringbeställning var noga med att ange en leveransadress både för avlämning samt avhämtning av cateringen där cateringleverantören har möjlighet att ta sig in utan nycklar och passerkort. Detta för att undvika extra transporter/körningar och därmed extra belastning på miljön.
• Undvik buteljerat flaskvatten och använd istället karaffer eller glasflaskor.
• Välj miljömärkt papper för t.ex. placeringskort och menyer om det behövs, kopiera och skriv ut på båda sidorna av pappret.

• Servera bara alkohol utanför arbetstid och erbjud alltid alkoholfria alternativ.

• Se till att det finns en användarvänlig och synlig källsortering under mötet.
• Se till att meddela cateringen rätt antal mötesdeltagare så undviker ni matsvinn.
• Beakta önskemål om förtäring för att tillmötesgå olika kulturer och religioner.

Under mötet:

Mötesadministration och kommunikation

• Informera mötesdeltagarna om att ni som arrangörer strävar efter att arrangera ett hållbart möte som ska följa KTH:s policy för hållbar utveckling.
• Informera mötesdeltagarna om säkerhets- och utrymningsrutiner senast vid öppnandet av mötet.
• Minska åtgången av papper genom att registrera mötesdeltagarna elektroniskt.
• Se till att avfall kan källsorteras och att kärl är tydligt uppmärkta i den mån det går på KTH.
• Se till att det är tydligt var mötesdeltagarna ska lämna in sina använda namnskyltar, plastfickor vid mötets slut.

Transport

• Om mötesdeltagaren måste ta taxi, välj miljöbil enligt KTH:s ramavtal.
• Dela ut förköpta biljetter till kollektivtrafiken till mötesdeltagarna, ha kartor och information om kollektivtrafik i Stockholm.

Förtäring

•  Se till att det är tydligt märkt att matprodukter, kaffe, eller frukt är ekologiskt, Fair trade eller motsvarande.

Efter mötet:

• Arrangera ett utvärderingsmöte med arbetsgruppen för att diskutera om mötet nådde upp till hållbarhetsmålen för mötet, om inte varför?
• Tydliggör lärdomar och förslag på förbättringar tillsammans med arbetsgruppen.
• Skicka ut dokumentation från mötet elektroniskt samtidigt som ni skickar ut en enkät för utvärdering av mötet till mötesdeltagarna.
• Skicka sedan ut en sammanfattning av resultat gällande om mötet nådde sina hållbarhetsmål till både mötesdeltagarna och arbetsgruppen.

Checklista för hållbara möten

Evenemangsgruppen på KTH:s verksamhetsstöd har tagit fram en checklista för hur du som mötesägare bör tänka och agera för att skapa ett hållbart möte som samtidigt eftersträvar att nå KTH:s hållbarhetsmål.

Checklista för hållbara evenemang och konferenser (pdf 127 kB)

Har du fler idéer på hur KTH kan göra möten mer hållbara? Hör gärna av dig till:  evenemang@kth.se .