Hybridevenemang
Ett hybridevenemang är en blandning av ett fysiskt och ett digitalt evenemang. Modellen har till sin fördel att den erbjuder deltagarna en valmöjlighet i hur de deltar och för arrangörerna en chans att nå en bredare målgrupp.
Planering
När du planerar ett hybridevenemang är det viktigt att tänka på att ni når ut till både de som deltar fysiskt och de som deltar digitalt. Nedan följer en lista på punkter att ha i åtanke.
- Fundera över syftet med att anordna ett hybridevenemang. Är det för att deltagarna inte kan resa? Är det för att det är olika målgrupper? Strukturera evenemanget baserat på syftet.
- Tänk ”ett event, två upplevelser” och utforma en agenda med två olika arbetsströmmar.
- Vare sig deltagare tar del av ett virtuellt eller fysiskt evenemang är det viktigt att agendan är engagerande och levererar bra innehåll.
- Med agendan i åtanke, fundera över vad deltagarna kan förvänta sig från att delta virtuellt vs att delta på plats. Om ni till exempel har en gruppdiskussion på schemat, kanske de som deltar virtuellt kan diskutera med varandra genom plattformen och de som är live diskuterar med varandra på plats?
- Integration och nätverkande är en stor del av ett evenemang och det är viktigt att fundera över vilken upplevelse deltagarna får. Ska det kanske finnas en chattfunktion där de virtuella deltagarna kan diskuterar med varandra? Eller ska de virtuella deltagarna få en chans att prata med de som är live?
- Registrering inför evenemanget för både live och virtuella deltagare kan ske genom samma verktyg (till exempel
KTH formulär
eller
KTH:s upphandlade anmälningssystem
). Deltagarna kan under processen välja om de ska delta på plats eller online och sedan får de efterföljande information med instruktioner om när/var/hur.
- Budgetera realistiskt och tänk på att det oftast är dyrare att genomföra ett hybridevenemang än ett digitalt eller ett fysiskt event.
Ha i åtanke att det kanske är billigare att genomföra två olika evenemang (ett fysiskt och ett digitalt) eller att spela in alla föreläsningarna i förväg beroende på formatet.
Genomförande
Tänk på följande vid genomförande av ett hybridevenemang på KTH:
- Tekniken i föreläsningssalarna är anpassade för åskådare på plats. Det är därför viktigt att tänka på vilken teknik som behövs i salen för att både de virtuella och fysiska deltagarna ska kunna ta del av evenemanget. Till exempel, behöver de som är online prata med de som deltar live? Ska de som deltar online höra vad som sker i salen och vice versa? Vad ska deltagarna online se när det är pauser, bild från salen eller en stillbild på skärmen?
- Den plattform som finns tillgänglig på KTH är
Zoom meeting
.
- Ljus-och ljudsystem samt övriga plattformar kan beställas från upphandlade leverantörer.
- En moderator kan hjälpa till att koordinera information och interaktion mellan de fysiska och digitala delarna. Ett tips är också att se till att det finns en person som är ansvarig för respektive upplevelse för att säkerställa genomförandet.
Några tips på vägen
- Integrera med deltagarna hela vägen och bygg upp förväntningarna inför evenemanget. Det här är extra viktigt för de som deltar digitalt för att känna sig som en del av evenemanget. Kan ni till exempel ta fram material (inspelad video, mail, etcetera) endast för de virtuella deltagarna?
- Ta gärna fram olika kommunikationsplaner för de som deltar fysiskt och de som deltar digitalt.
- Lägg ner lite extra tid på agendan för den virtuella delen. Till skillnad från ett fysiskt möte kan de inte lockas av ett besök till Stockholm och KTH med allt var det innebär utan istället ligger fokus på bra innehåll för att deltagarna inte ska stänga av datorn.
- Kom ihåg att genomföra fysiska möten i linje med folkhälsomyndigheten och regeringens rekommendationer.
Om ni har några frågor eller fundering kring hybridevenemang får ni gärna vända er till evenemang@kth.se .