Konferens- och kongresstjänster

Ramavtal för konferens- och kongresstjänster

KTH:s upphandlade leverantör är Meetx.

Avtalet innefattar hjälp med olika delar vid såväl fysiska som digitala möten, helt eller delvis, för vetenskapliga konferenser (en större konferens av hög internationell klass inom ett forskningsområde) som KTH genomför. Beställning av uppdraget sker via Wisum av inköpsansvarig eller av skolan utsedd beställare. 

Tjänster som ingår i avtalet

Avtalet omfattar bland annat följande tjänster:

• Deltagarhantering
• Hotellbokningsservice
• Abstracthantering
• Projektledning
• Uppföljning och utvärdering
• Digital plattform

Hjälp med ansökningsprocessen för konferenser och kongresser

Att vinna värdskapet för en internationell konferens eller kongress innebär stora möjligheter för både akademin och destinationen – ökad synlighet, stärkta internationella nätverk och långsiktiga effekter för forskning och samverkan. Samtidigt är ansökningsprocessen ofta komplex och konkurrensutsatt.

Meetx erbjuder ett kostnadsfritt stöd genom hela ansökningsprocessen i nära samarbete med Stockholm Business Region och andra lokala aktörer. 

Stödet kan bland annat omfatta:

• Identifiering av relevanta konferenser och kongresser

• Koordinering av budprocessen och samverkan mellan akademi, stad och partners

• Framtagande av ett tydligt och konkurrenskraftigt anbud

• Budgetstöd och rådgivning

• Produktion av professionellt presentationsmaterial

• Planering och genomförande av platsbesök

Avrop via Wisum

Så här gör du:

• Logga in i Wisum
• Välj Produkter och tjänster
• Välj 02 - Vetenskapliga konferens- och kongresstjänster
• Välj Avropsmall och beskrivning
• Ladda ned och fyll i ”Avropsmall-Vetenskapligkonf-2023-12-15.docx”.
• Följ "Lathund för nerladdning".
• En avropsförfrågan skickas via Wisum till Meetx.
• Meetx återkommer till beställaren med en offert.
• När offerten är godkänd, bifogas den i beställningen via Wisum.

Kontakt

Evenemangsgruppen kan vara rådgivande och ge stöd i processen. För mer information eller vid frågor, kontakta: evenemang@kth.se

Avtalskatalogen

Mer information och instruktioner om hur du gör ett avrop finns i avtalskatalogen: Ramavtal konferens- och kongresstjänster Fyll i ordet "konferens" i sökrutan.