Till innehåll på sidan
Till KTH:s startsida

E-handelssystemet WISUM

Grundläggande information om KTH:s e-handelssystem WISUM.

WISUM är KTH:s e-handelssystem och är en databas där vi samlar alla produkter/tjänster/punchoutkopplingar från avtal som ska beställas hos en avtals leverantör.
Även beställningar till leverantörer utan ramavtal som klassas som direktupphandlingar går att göra som fritextorder.

Från myndighetskrav till WISUM

Det finns ett antal formella krav som KTH måste följa. Kraven framgår i huvudsak av förordning (2003:770) om statliga myndigheters elektroniska informationsutbyte .
Vägledning finns på Digg.se digg.se/kunskap-och-stod/e-handel

  • Elektroniska fakturor – Statliga myndigheter ska hantera inkommande och utgående fakturor elektroniskt. Driftansvaret ligger under gruppen ”Betalningsflöden och systemsupport” , Ekonomiavdelningen och sköter löpande dagliga arbetsuppgifter.
  • Elektroniska beställningar – Statliga myndigheter med 50 anställda eller mer ska hantera sina utgående beställningar elektroniskt.
    Infördes på KTH för IT-produktområdet 2003, För alla områden 2012/13. Driftansvar ligger under KTH E-handel, Upphandlingsgruppen på Ekonomiavdelningen.
    E-handelsflöde-krav
  • WISUM är ett resultat av ett samarbetsprojekt mellan flera svenska universitet och högskolor.
    Utvecklare och samordnare för WISUM är Umeå universitet.
  • Ansvarig vid KTH är Upphandlingschefen (Ekonomi, Verksamhetsstöd) och systemförvaltningen sker av KTH E-handel.
  • Varje katalog/avtal har en ansvarig och i vissa fall ett funktionsstöd som tex KTH Profilshop.
  • Inköpsflödet fungerar olika beroende på vilkor och flöden per avtal till leverantör.
    Styrs via värden som tillämpas för de olika inköpsfunktioner katalogerna knyts till.
    Om flöden läs mer..
  • WISUM är ett fristående system och har inga kopplingar mot leverantörernas affärssystem i flödena.
    I vissa fall finns en orderintegration där våra system kan kopplas ihop när det gäller att sända beställning via elektroniska formulär till leverantörs affärssystem.
    Leverantör kan i vissa fall återläsa orderkvittens och ett första preliminära leveransdatum direkt in i beställningen under fliken ”Anteckningar”
    Allt annat sker per manuella kontakter helst via mail för spårbarhet och dokumentation.

Vid frågor om inköp, avtalsfrågor på er skola kontakta er inköpsansvarige på skolan  
Vid frågor om hur det fungerar i WISUM kontakta KTH E-handel  via mail