”Det handlar om att skapa en fungerande arbetsvardag för alla”

– Den mest övergripande prioriteringen i vårt arbete har varit att få en samlad bild av vad infrastruktur är, säger IT-chef Hans Wohlfarth.

Han påtalar att området infrastruktur innefattar många olika stöd- och servicefunktioner och att de idag utförs på olika sätt och på olika nivå inom KTH.

Fastighetschef Charlotta Andersson Lund menar att roller och ansvar inom infrastrukturen också behöver tydliggöras:

– De som arbetar med infrastruktur på skolorna utför ett viktigt arbete, men ansvarsområdena varierar något och omfattar olika arbetsuppgifter på de fem skolorna. Vi behöver därför definiera roller och ansvar för att organisationen ska förstå vad man kan förvänta sig för stöd.

Den handlingsplan som finns för samgåendeprojektet listar följande prioriterade utvecklingsområden för infrastrukturen:

• Labbsäkerhet
• Service
• Lokaler
• Arkiv
• Registratur
• IT-samordning

En viktig ledstjärna för projektgruppens arbete är att det stöd som ryms inom begreppet infrastruktur ska samordnas mer mellan de olika skolorna och campus, och bli mer likvärdigt. Marie Larsson som är administrativ chef för CBH-skolan betonar att samgåendeprojektet ytterst syftar till att skapa en fungerade arbetsvardag för alla på KTH.

Service och labbsäkerhet

En del av kartläggningen består i att ta fram processbeskrivningar för hur servicearbetet går till inom olika delar av KTH.

– Vi identifierar nu vad stödområdet service innefattar för arbetsuppgifter för att få en heltäckande bild. Det handlar exempelvis om allt från att hantera catering och bokning av konferenser till hantering av passerkort och olika vaktmästartjänster. Stödet till verksamheten vid de fem skolorna är i stor utsträckning likvärdigt. Det som skiljer är vem och i vilken organisatorisk enhet arbetsuppgifterna utförs, säger Marie Larsson.

Charlotta Andersson Lund menar att det behövs en överblick av vad som finns beträffande servicecentra och expeditioner inom KTH och vi kan kanske samutnyttja och samordna existerande stöd på ett bättre sätt.

Labbsäkerhet är ytterligare ett utvecklingsområde som projektgruppen nu kartlägger för att trygga att man jobbar på ett säkert sätt i alla KTH:s labbmiljöer. Det är viktigt ur ett arbetsmiljöperspektiv.

– Ett steg är att påbörja arbetet med att ta fram en tjänstekatalog för området, säger Marie Larsson

Hans Wohlfarth berättar att grundarbetet med IT-samordningen har skett stegvis under flera år och är i stort sett klart.

– Nu gäller det att vidareutveckla och fördjupa den löpande dialogen med verksamheten inom IT-relaterade frågor, för att bättre förstå KTH:s behov av IT-stöd. Det är viktigt för oss att få verksamhetens förtroende och vi vill arbeta mer proaktivt tillsammans med dem, säger Hans Wohlfarth.

Marie Larsson framhåller att viss specialisering av olika serviceroller och mer samordning kommer att behövas inom KTH framöver. Prefektrådet har uttryckt visst mått av oro för att verksamhetskunnandet kan komma att minska hos stödfunktioner om det verksamhetsnära stödet och personliga kontakten minskar.

– För oss gäller det att få alla i verksamheten att lita på att de ändå får det stöd de behöver, och att det upplevs personligt. Nyckel är att arbeta tillsammans i bra nätverk och system, säger Marie Larsson.

Text: Marianne Norén