Nytt verktyg ersätter VIS för enklare och enhetlig analys

Susanne Odung , Ekonomichef på KTH, vad är problemet med VIS?

”VIS har blivit alltmer osäkert och hänger sig dagligen. Det kräver ganska mycket handpåläggning och skapar förstås frustration hos användarna. Dessutom uppdateras systemet inte längre med HR-data och bara till viss del från Ladok, vilket har lett till att vi inte utvecklat rapporterna.”

Vad kommer bli bättre?

”Vi kommer kunna utveckla rapporter som sätter ekonomisk data i relation till annat, med utgångspunkt från chefers och projektledares behov.”

Vad blir nytt?

Rapporter och analyser kommer framöver att göras i Power BI, där du hittar ekonomirapporter, utbildningsstatistik och projektdata. Bakom Power BI ligger Fabric, som samlar data från Agresso, Ladok och HR-systemet. På sikt kan fler källor tillkomma, exempelvis Canvas, NyA och hållbarhetsdata.

Den nya plattformen hanterar hela kedjan – från rådata till färdig rapport – med hög kapacitet och automatiska uppdateringar.

När sker övergången?

• Under vintern får ekonomer och controllers tillgång först.
• 31 januari 2026 är sista dagen att använda VIS.
• Från februari 2026 finns ekonomi- och utbildningsrapporter i nytt format.
• I början av 2026 lanseras en ny projektledarrapport.
• Under 2026 släpps fler användare på successivt, rapporter utvecklas och fler datakällor adderas.

Hur påverkar det dig?

Om du brukar få rapporter från VIS kommer du istället få ett mejl med länk till Power BI, där du hittar alla kuber som fanns i VIS. Välj vilken data du vill exportera och vilka rapporter du vill prenumerera på. Med tiden kommer rapporterna utvecklas och inkludera fler datakällor utifrån olika verksamheters behov.

Anna Aminoff , planeringschef vid ledningskansliet*, varför satsar KTH på datastyrning?

"I dag får vi ofta beställningar som vi inte kan lösa – vi saknar säker tillgång till datakällor. Och när vi väl får tillgång till datan lägger vi dagar på manuellt Excel-knackande, med stor risk för fel."

"Så detta är inte en dag för tidigt! Nu får KTH ett kraftfullt system som gör det möjligt att analysera och visualisera data från olika källor. Nya datakombinationer öppnar upp för nya insikter, bättre beslutsunderlag och effektivare arbetssätt." 

Du som ekonom och controller får tillgång till verktyget först av alla. Agresso finns kvar för dig som föredrar att gå direkt till datakällan, men kom ihåg att standardrapporter i det nya verktyget minskar behovet av manuellt arbete och gör att alla ser samma siffror.

Utbildningsmaterial får du på vägen.

Vad blir bättre?

• Alla ser samma data och definitioner.
• Kvalitetssäkrad information.
• Standardrapporter som sparar tid.
• Automatiska uppdateringar och utskick.
• Mindre risk för fel när du slipper klippa och klistra i Excel.

Är det säkert och tillförlitligt?

Datakällorna är oförändrade. Under hösten har projektet Datastyrning testat tillsammans med ekonomiavdelningen för att säkerställa att siffrorna i VIS och den nya plattformen stämmer. Motsvarande kvalitetssäkring görs för rapporter baserade på andra grunddata.

Fel uppstår oftare i källsystemen än vid överföringen. Projektet har identifierat och åtgärdat brister i system som Ladok i dialog med leverantören. Därför är data via Fabric och Power BI lika korrekt som källsystemen – och ibland mer tillförlitlig än tidigare.

Projektet följer KTH:s arbete med informationssäkerhet. Implementeringen sker stegvis så att varje rapport får tydlig förvaltning och olika accessnivåer.