Vanliga frågor och svar om KTH-Expense (FAQ)
Här finns svar på vanligt förekommande frågor om funktioner i KTH-Expense. Informationen riktar sig till alla användare av systemet.
Här har vi samlat svar på vanliga frågor om funktioner i KTH-Expense.
Kom igång med systemet
Hur loggar jag in i systemet?
Du kan antingen logga in via intranätets tjänstemeny eller gå in via knappen på
KTH-Expense
.
Hur laddar jag ner och använder appen?
Appstore/Google Play sök på Hogia OpenHR Utlägg & Resa. I appen kan du göra samma saker som på webben samt ta bilder på kvitton för enklare utläggshantering.
Jag verkar inte kunna logga in?
Har du en aktiv anställning? Vid tidsbegränsade anställningar kan det vara så att din anställningsförlängning inte är behandlad i HR-systemet.
Om du är anknuten: har skoladministrationen skickat en beställning av upplägg av anknuten till KTH-Expense supporten?
Traktamente
Hur registrerar jag traktamente?
Beroende på om resan varit inrikes eller utrikes, samt vilket färdmedel som använts, finns olika guider för hur traktamente ska registreras.
Du hittar dessa guider här
.
Jag hade semester/lediga dagar i samband med tjänsteresan, hur rapporterar jag?
Skatteverket har särskilda regler vid semester/lediga dagar,
se lathund
.
Jag vill reducera traktamentsbeloppet till exempelvis 200 kr per dag
Om du och din chef har kommit överens om en lägre traktamentsersättning registrerar du ett utlägg med utläggskategori ”Minskning traktamente” med minusbelopp. Istället för att scanna in ett kvitto, skannar du in en förklaring till varför traktamentet ska reduceras.
Övriga systemfrågor
Jag är attestant och vill ändra kontering på medarbetares utlägg
Returnera rapporten till medarbetaren som rättar och skickar in igen.
Hur ska jag hantera mina kvitton?
Ta en bild med appen/ladda upp digitalt kvitto i systemet när du registrerar utlägg. Spara ditt digitala eller fysiska original tills pengarna är utbetalda.
Jag kan inte ladda upp min bilaga i systemet?
Worddokument fungerar inte, spara om till exempelvis PDF.
Jag har ett avdrag att göra på min utläggsrapport, kan jag registrera avdrag?
Nej, det går inte att registrera. Du får mejla in underlaget till
kthexpense@kth.se
som hanterar det direkt via lönesystemet.
Jag har inte fått mina ersättningar
Detta kan beror på flera orsaker:
-
har du skapat en utläggsrapport och skickat in den för granskning/attest? Kontrollera att den inte ligger under "Att göra" på startsidan. Om du har skickat in den, då ligger den under "Skickat"
-
har granskargruppen skickat din utläggsrapport för kompletering? Kontrollera att den inte ligger under "Att göra".
-
Efter att du skickat in din utläggsrapport ska den granskas, attesteras samt gå med i kommande lönekörning.
Var ser jag mina korttransaktioner från Eurocard?
Befintlig korttyp slutar gälla 28 februari 2026 enligt information som skickats ut. Vi har inte satt upp integration för dessa under denna korta tid.
Hur registrerar jag reseorder?
Reseordern är borttagen från systemstöd. Ta del av den nya rutinen på
Tjänsteresa steg för steg
. Lokala rutiner kan förekomma.
Behörigheter
Jag ska registrera utlägg och reseersättning åt en anställd, hur gör jag för att få behörighet?
Maila
kthexpense@kth.se
med uppgift om vem du ska registrera åt så lägger vi upp dig som källrapportör.
Jag ska registrera utlägg och reseersättning åt en anknuten, hur gör jag för att få behörighet?
Fyll i blanketten "
Upplägg av anknuten i KTH-Expense
" och maila den till
kthexpense@kth.se
.
Gamla systemet KTH-RES
Vart hittar jag mina tidigare utläggsrapporter?
Gamla KTH-RES är stängt och arkiverat. Vissa ekonomer har tillgång till detta arkiv.