Till innehåll på sidan
Till KTH:s startsida

Vanliga frågor och svar om KTH-Expense (FAQ)

Här finns svar på vanligt förekommande frågor om funktioner i KTH-Expense. Informationen riktar sig till alla användare av systemet.

Här har vi samlat svar på vanliga frågor om funktioner i KTH-Expense.

Kom igång med systemet

Hur loggar jag in i systemet?
Du kan antingen logga in via intranätets tjänstemeny eller gå in via knappen på vår hemsida KTH-Expense .

Vad heter appen? Hur laddar jag ner och använder den?
Appstore/Google Play sök på Hogia OpenHR Utlägg & Resa. I appen kan du göra samma saker som på webben samt ta bilder på kvitton för enklare utläggshantering. Chefer kan även attestera utläggsrapporter i den.

Jag verkar inte kunna logga in?
Har du en aktiv anställning? Vid tidsbegränsade anställningar kan det vara så att din anställningsförlängning inte är behandlad i HR-systemet.

Om du är anknuten: har skoladministrationen skickat en beställning av upplägg av anknuten till KTH-Expense supporten? Har du fått en behörighet att logga in själv i systemet? Vanligtvis är det en administratör (källrapportör) som registrerar åt anknutna.

Utlägg och milersättning

Mitt utlägg eller min milersättning avvisades pga att jag redovisade det för sent?
På KTH ska vi redovisa våra kostnader snarast efter köpet (betalningsdatum, inte fakturadatum) eller efter tjänsteresans hemkomst. En utläggsrapport ska alltså skickas in snarast dock senast inom ett år. Rätten till ersättning förfaller efter ett år,  inga dispenser ges.

Hur ska jag hantera mina kvitton?
Ta en bild med appen/ladda upp digitalt kvitto i systemet när du registrerar utlägg. Spara ditt digitala eller fysiska original tills pengarna är utbetalda.

Ska jag välja milersättning skattefri eller full ersättning?
Du kan välja som du vill. Skattefri milersättning = 2,5 kr/km. Full ersättning = 3,9 kr/km, varav 1,4 kr/km är skattepliktigt (lokalt förhandlat på KTH).

Vad är Aktivitet? Behöver jag fylla i detta?
Aktivitet är en konteringsdel som används i vissa fall utöver projekt. Fältet är inte obligatoriskt att fylla i.

Hur vet jag om jag har gjort ett avsteg från policy?
Om du har ett utlägg för taxi inrikes, flyg inrikes/utrikes eller logi inrikes/utrikes, då behöver du ange en orsak ur en dropdown-lista eftersom du inte har bokat genom KTH:s upphandlade leverantörer Big Travel eller Flygtaxi.

Traktamente

Mitt traktamente avvisades pga att jag redovisade det för sent?
På KTH ska vi redovisa våra kostnader snarast efter köpet (betalningsdatum, inte fakturadatum) eller efter tjänsteresans hemkomst. En utläggsrapport ska alltså skickas in snarast dock senast inom ett år. Rätten till ersättning förfaller efter ett år,  inga dispenser ges.

Hur registrerar jag traktamente?
Beroende på om resan varit inrikes eller utrikes, samt vilket färdmedel som använts, finns olika guider för hur traktamente ska registreras. Du hittar dessa guider här . 

Behöver jag bifoga kurs- eller konferensprogram, resplan etc?
Ja, du bifogar dessa som bilagor till din traktamentstransaktion. Det finns en plats för att lägga till bilagor längst ned i formulären, du behöver alltså scrolla ned för att se den.

Hur vet jag om en måltid är med eller utan kostförmån?
Huvudregeln enligt Skatteverket är att en måltid som KTH har bekostat ska alltid förmånbeskattas. Det finns undantag. Läs mer om detta i vår lathund om måltider: Måltider med eller utan kostförmån?

När behöver jag ha koll på gränspassage?
Enbart när du reser med tåg till utlandet. Tips: din mobiloperatör brukar skicka ett sms när du byter land, där kan du se den approximativa tiden för gränspassagen.

Jag hade semester/lediga dagar i samband med tjänsteresan, hur rapporterar jag?
Skatteverket har särskilda regler vid semester/lediga dagar, se lathund .

Jag vill reducera traktamentsbeloppet till exempelvis 200 kr per dag​​
Om du och din chef har kommit överens om en lägre traktamentsersättning registrerar du ett utlägg med utläggskategori ”Minskning traktamente” med minusbelopp. Istället för att scanna in ett kvitto, skannar du in en förklaring till varför traktamentet ska reduceras.

Utläggsrapport

Min utläggsrapport har skickats tillbaka till mig pga att jag redovisade mina kostnader för sent?
På KTH ska vi redovisa våra kostnader snarast efter köpet (betalningsdatum, inte fakturadatum) eller efter tjänsteresans hemkomst. En utläggsrapport ska alltså skickas in snarast dock senast inom ett år. Rätten till ersättning förfaller efter ett år,  inga dispenser ges.

Min utläggsrapport har skickats tillbaka till mig och jag vill skriva en förklaring till granskaren eller min chef, hur gör jag det?
Öppna din utläggsrapport. Där finns det ett kommentarsfält i formulären, där du kan skriva ett svar till granskaren eller till din chef.

Jag har ett avdrag att göra på min utläggsrapport, kan jag registrera avdrag?
Nej, det går inte att registrera. Du får mejla in underlaget till kthexpense@kth.se  som hanterar det direkt via lönesystemet.

Får jag ett meddelande om min utläggsrapport blir avvisad?
Ja, du får ett mail från systemet med en förklaring från granskarteamet eller från din chef. Om du har laddat ner appen, får du även ett meddelande i din mobil.

Jag har inte fått mina ersättningar
Detta kan bero på flera orsaker:

  • har du skapat en utläggsrapport och skickat in den för granskning/attest? Kontrollera att den inte ligger under "Att göra" på startsidan. Om du har skickat in den, då ligger den under "Skickat"

  • har granskargruppen skickat din utläggsrapport för kompletering? Kontrollera att den inte ligger under "Att göra".

  • Efter att du skickat in din utläggsrapport ska den granskas, attesteras samt gå med i kommande lönekörning.

Övriga systemfrågor

Jag är attestant och vill ändra kontering på medarbetares utlägg
Returnera rapporten till medarbetaren som rättar och skickar in igen. Du hittar vår lathund här: Guide för chefer

Varför är det inte min chef som står som attestant?
Varje anställd har en attestant per default, uppgiften kommer från HR-systemet. Du har möjlighet att ändra attestant, till exempel om utlägget ska konteras på annan avdelning.

Jag hittar inte var jag kan lägga till bilagor?
Du hittar plats att koppla bilaga på längst ned på utlägg, milersättning eller traktamente. Du behöver alltså scrolla ned för att se den.

Jag kan inte ladda upp min bilaga i systemet?
Worddokument fungerar inte, spara om till exempelvis PDF.

Hur registrerar jag reseorder?​
Reseordern är borttagen från systemstöd. Ta del av den nya rutinen på Tjänsteresa steg för steg . Lokala rutiner kan förekomma.

Behörigheter

Jag ska registrera utlägg och reseersättning åt en anställd, hur gör jag för att få behörighet?
Maila kthexpense@kth.se  med uppgift om vem du ska registrera åt så lägger vi upp dig som källrapportör. Du hittar vår lathund här: Guide för källrapportör

Jag ska registrera utlägg och reseersättning åt en anknuten, hur gör jag för att få behörighet?
Fyll i blanketten " Upplägg av anknuten i KTH-Expense " och maila den till kthexpense@kth.se . Du hittar vår lathund här: Guide för källrapportör

Gamla systemet KTH-RES

Vart hittar jag mina tidigare utläggsrapporter?​
Gamla KTH-RES är stängt och arkiverat. Vissa ekonomer har tillgång till detta arkiv.