Ny organisering av stödet för lokaler, säkerhet och service
Detta projekt ska föreslå en ny kvartersbaserad organisation för stödet inom områdena lokaler, säkerhet och tillhörande servicetjänster. Övrig vardagsservice ska också definieras, samordnas och vara likvärdig och tillgängliggöras för hela KTH.
Workshop III 2026-05-05
Organisering, HUR?
PPT-presentation (pdf 4,9 MB)
Workshop II 2026-03-31
IT och säkerhet
PPT-presentation (pdf 2,9 MB)
Workshop I 2026-03-24
Vaktmästeri och Lokalvård
PPT-presentation (pdf 2,1 MB)
Pilotstudie vardagsservice catering 2026-03-09
Piloten ska hantera cateringbokningar digitalt via EDGE för samtliga VS-sakavd under tidsperioden 2026-03-30 – 2026-05-15.
Pilotstudie (pdf 240 kB)
Stort infomöte 2026-03-06
Här har vi samlat informationen som gavs vid mötet:
PPT-presentationen:
PPT (pdf 6,7 MB)
Mentimeter - frågor & svar:
MENTI (pdf 132 kB)
Bilaga till mentimeter:
BIL (pdf 159 kB)
Agenda för mötet
-
Inledning: Projektet organisering av stöd för lokaler, säkerhet och service – projektledare Andreas Sjögren
-
Rapport från resp delprojekt:
Delprojekt 1 Kvartersservice - delprojektledare Merja Carlqvist
Delprojekt 2 – Vardagsservice – delprojektledare Karolin Södertun-Zeghbi
Delprojekt 3 – Evenemangsservice – delprojektledare Jonas Axelius -
Besparingskrav – vad innebär det för projektet
-
Förtydligande projektmål
-
Inskickade frågor
-
Menti
-
Nästa steg
Uppstartsmöte 2025-10-23
Presentationsmaterial (pdf 3,3 MB)
Projektet i korthet
Projektet ska definiera en kvartersbaserad funktion som ansvarar för lokalerna och koordinerar olika servicebehov kopplade till lokalerna, inom ett tydligt avgränsat geografiskt område (ett kvarter). En struktur för samordning av det verksamhetsnära stödet för vardagsservice för verksamheten ska också tas fram.
Projektet genomförs inom ramen för det övergripande programmet för ett gemensamt och samordnat verksamhetsstöd och samordnas med övriga pågående projekt där beröringspunkter finns.
Mål
Projektets mål är att:
- Ta fram en ny kvartersbaserad organisationsstruktur, vilket innebär att skapa nya roller, att tydliggöra funktioner och formulera enhetliga arbetsrutiner
- Definiera och utveckla tjänster och arbetssätt för en samordnad vardagsservice
Den kvartersbaserade funktionen ska:
- Säkerställa effektivitet och funktionalitet i lokalerna inom kvarteret (exempelvis säkerhet, AV/IT, inpassering, städning, vaktmästeri, underhåll och reparation) och omfattar samtliga typer av lokaler inom ett definierat kvarter (exempelvis GRU-lokaler, kontor, ytor för labb, entréer och pentryutrymme)
- Fungera oberoende av verksamhetens organisationstillhörighet inom kvarteret
Vardagsservice ska:
- Vara samordnat och väl fungerande, effektivt, tillgängligt och verksamhetsnära stöd för vardagsservice (exempelvis disp, lic, inköp, ta emot gäster, resor, catering och mötesbokningar) för verksamheten på alla campus
- Fungera oberoende av verksamhetens organisationstillhörighet inom kvarteret
Tidplan
Senast den 30 juni 2026 ska det finnas förslag till en ny kvartersbaserad organisationsstruktur, för fortsatt beredning inför beslut. Förslaget levereras i form av en slutrapport som lämnas till universitetsdirektören tillika styrgruppsordförande senast 30 juni och därmed avslutas projektet i dess nuvarande utformning. Slutrapporten kommer att tillgängliggöras via e-post och projektets intranätssida.
Efter sommarsemestern kommer nya arbetsgrupper att formeras för att fortsätta arbetet som under hösten kommer att omfatta förberedelser inför implementationen av kommande beslut. Själva implementeringen av en ny organisation förväntas ske som tidigast januari 2027.
Detta innebär att arbetssättet inom området Infrastruktur kommer att vara oförändrat under hela 2026.
