CBH:s medarbetare bra på att följa avtal vid inköp

Spend är ett samlingsnamn för en organisations inköp av varor av tjänster samt anläggningstillgångar. Löner, lokalhyra och moms ingår inte i begreppet.

Analysen görs årligen av KTH:s upphandlingsgrupp för att identifiera framtida behov av inköp, ringa in avtalslösa områden, öka KTH:s avtalstrohet, identifiera behoven av utbildning och stöd på inköpsområdet, samt för att ta reda på vad som inte konkurrensutsätts.

Dubbelt så många inköp

I april kom resultatet för 2023 års resultat, som visar att CBH står för 24 procent av KTH:s totala spend. Som jämförelse låg de övriga skolornas spend på mellan 6 och 13 procent, medan verksamhetsstödets andel var 40 procent.

– Vi har ungefär dubbelt så mycket inköp som de andra skolorna, 317,7 miljoner kronor. Om man tittar på de stora områdena för CBH, så utgör labb och kärnverksamhet 62 procent. Det är vår absolut största post. Näst störst anläggningstillgångar 16 procent, till exempel instrument. Resten är småposter, som konsulter på sju procent, säger Kristina Holmberg.

Vad består den största delen av inköpen av?

– Allt inom labb. Vi är väldigt labbtunga och där är det mycket inköp för att driva ett labb i form av förbrukningsmaterial, reagenser och kemikalier.

CBH:s största leverantör sett i pengar är liksom flera år i rad Illumina AB med 106,5 miljoner kronor. Inköpen gäller utrustning och reagenser inom NGI Genomics Production och Clinical Genomics. Den nästa största posten är Diners och gäller resor och logi. De 15 största leverantörerna utgör 63 procent av CBH:s totala spend. Siffran säger inget om antal inköp som görs.

Bra resultat när det gäller att följa avtal

Inköp inom staten ska antingen ske på ramavtal, upphandling eller direktupphandling. Posten ”Övrig spend”, är sådant som borde ha konkurrensutsatts på rätt sätt, men som inte följt KTH:s rutiner för inköp. Något som sticker ur är att av CBH:s totala spend för 2023 utgör övrig spend bara fem procent av inköpen.

– Fem procent är en otroligt bra siffra. Alla på CBH är fruktansvärt duktiga på inköp och på att utföra dem korrekt. Personalen har gjort ett fantastiskt jobb under 2023, säger Kristina Holmberg.

Trenden för övrig spend har varit sjunkande i flera år.

Vad tror du det här beror på?

– Vi har jobbat aktivt under alla år och de utbildningsinsatser och informationsinsatser som gjorts har fungerat och tagits emot väl. Det visar de här siffrorna, säger Kristina Holmberg.

Inköpsansvarig hjälper till

Inköpsansvarig ska vägleda, utbilda och göra de delar inom inköp och upphandling som verksamhetens medarbetare själva inte kan eller får göra och vara en mellanhand mellan skolan och upphandlingsgruppen.

– Man kan kontakta mig för alla frågor när gäller genomförande av inköp. Om man har eller planerar inköp ska man kontakta mig så tidigt som möjligt. Det underlättar för alla, säger Kristina Holmberg.

Finns det något annat som är viktigt att tänka på?

– Jag skulle vilja hänvisa till den information som finns på skolans intranätsidor och att man börjar där för en bra start på sin inköps- och upphandlingsprocess.

Text: Sabina Fabrizi