Veckorbrev 1 till all personal inom Verksamhetsstöd på Skolan för kemi, bioteknologi och hälsa, CBH

Jag har redan fått frågan hur vi skall fortsätta vi jobba med allt detta när vi kommer åter. Frågan är verkligen relevant. Det är lätt att man tappar bort visionsarbetet och planering när vardagen med alla dess sysslor är åter. Jag tänker mig att vi skall ha ett veckobrev med start denna vecka. Där skall jag försöka förmedla vad som är på gång och vad som blivit gjort. Vidare skall gruppmöten och arbetsplatsträffar och individuella medarbetarsamtal kontinuerligt följa upp hur arbetet går.

På vår socialsida har jag lagt upp materialet från konferensen inklusive de redovisningar som gjordes:
www.kth.se/social/group/cbh-verksamhetsstod/

Tillgänglighet och placering för oss inom verksamhetsstödet

Vår skola är som ni vet lokaliserad på fyra olika ställen: Flemingsberg, Valhallavägen, AlbaNova och Solna. Planeringen fortsätter för att skapa tillfälliga arbetsplatser för oss som skall vara ambulerande.

I Flemingsberg finns tillfälliga platser, i samma lokaler som Karin Nordh sitter, där jag, skolchef, UA Pelle Dalhammar m fl finns när vi är där.
På Valhallavägen har vi nu arbetsplatser på Teknikringen 28 för Sabina Fabrizi, Marja Mutikainen och Simon Demir de dagar de kommer att arbeta därifrån. Vidare finns även platser på utbildningskansliet tkr 42 där bl a GA Mats Nilsson och bitr. UA Annelie Fredriksson finns på torsdagar. Snart kommer det även att finnas extra platser på AlbaNova, jag återkommer angående de rummen och platserna.

Jag själv kommer att fortsätta med att sitta en halvdag i Flemingsberg och en halvdag på AlbaNova. Jag återkommer nästa veckobrev vilka dagar det blir. Pga av centrala möten på KTH så fungerar inte de tidigare veckodagarna, så jag beklagar att jag varit lite osynlig.

Nyheter inom avdelningen

Rekrytering

En sak som kom upp på konferensen var att det var viktigt att ersätta vakanser och tillräcklig bemanning i grupperna. Så är det självfallet. Jag vill informera om att vi kommer att starta rekrytering av en utbildningsadministratör, fyra ekonomer och två IT-tekniker till CBH.

Nya medarbetare

Vi välkomnar vår nya medarbetare till HR-avdelningen Katharina Engdahl.
Skolan har nu en dokumentsamordnare: Pia Karlsson. Pia och jag kommer att träffa personal från UF idag för att få klarhet vilka förväntningar de har på oss och vi på dem när det kommer till området arkiv och dokumenthantering. Pia har redan så smått börjat kontakta er som jobbar med W3D3.
Ytterligare en funktion som nu är formellt beslutat är att Kicki Holmberg är skolans inköpsansvarige.

Kommunikation

Synlighet

Synlighet var ett våra teman på konferensen. Och det är ett vitt begrepp som man kan lägga olika innebörd i. En av punkterna som kom upp i lite olika varianter var: Tydlig info om oss på nätet. Jag tycker det är viktigt att vår avdelning är känd i verksamheten det gör vårt arbete mycket lättare och roligare. Intranätet är under uppbyggnad och där läggs nu fokus på att presentera verksamhetsstödets enheter och medarbetare, jag vill därför uppmuntra dig som ännu saknar profilbild att ladda upp en sådan. Sabina Fabrizi är ansvarig för intranätets sidor.

Appropå synlighet hoppas jag så många som möjligt har anmält sig till Kick-off i Globen 22/2. Det är ett gyllene tillfälle för oss alla att vara synliga.

E-postlistor, funktionsadresser, distributionslistor och funktionsmailboxar

Arbetet har startat med att se över e-postlistor och funktionsadresser, än så länge gäller alla befintliga listor och adresser. När det gäller funktionsadresser, distributionslistor och funktionsmailboxar är målet att ta ett samlat grepp på sikt och verkligen tänka igenom vilka adresser vi behöver. Men för att arbetet på nya skolan skall fungera vad gäller back-up och gemensamma ärenden smyger vi igång skapandet av detta när behov uppstår. På intranätet kommer en sammanställning av adresser och listor att finnas.

Trivselgrupp

På konferensen lyftes idén att bilda en trivselgrupp. Jag kan bara säga att jag stödjer det fullt ut. Och tar gärna emot initiativ från de som lyfte förslaget!!

SEMLOR

Imorgon äter vi semlor, se gärna mail från Mia Hjertén!!

Vänliga hälsningar,
Marie
------------------------------
Marie Larson
Administrativ chef, CBH
08-790 8175 mala@kth.se